Lá estava eu cercado de documentos e planilhas. Eram inúmeras informações desde a quantidade de sistemas, relatórios de incidentes, padrões de documentação até as metodologias. Um grande número de dados que foram coletados e organizados por várias equipes durante meses de trabalho com o intuito de informar, aos provedores de serviço, as condições em que estão os ativos de sistemas para que estes sejam capazes de entender o complexo ambiente de TI da organização.
Enquanto analisava a montanha de documentos, parei um pouco para pensar no significado destas informações; não do ponto de vista do provedor de serviços, mas sim, na visão do cliente. Neste instante verifiquei a riqueza das informações contidas na pilha de documentos e nos procedimentos que foram necessários para gerar toda a proposta apresentada.
Durante este processo, a empresa teve que buscar ?dentro de casa? os motivadores para fazer Outsourcing. Tentar buscar o que não funciona como deveria ou funcionaria melhor ou mais barato sendo feito fora de casa. Foi feita uma auto-análise das condições dos sistemas, buscando perceber em qual realidade se encontravam estes ativos, esmiuçando todas as áreas e investigando, inclusive, os ativos localizados dentro de silos na empresa.
Junto às áreas de negócios, foi solicitado o alinhamento dos objetivos e dos níveis de serviços de que realmente a empresa necessita. Foi refeito o planejamento estratégico de crescimento e transformações para um período de 3 a 5 anos (tempo padrão em contratos de Outsourcing). E ainda, foi desenvolvido um olhar direcionado às pessoas que suportam a estes ativos; suas habilidades identificadas e as pessoas que são indispensáveis foram relacionadas. Verificou – se todo o processo de controle de incidentes e de relacionamento com as diversas unidades dentro e fora de TI. Por fim, levantou-se a documentação e a qualidade da mesma para cada ativo de TI.
Após este processo de preparação, as informações foram analisadas, consolidadas e enviadas para o mercado. Cada provedor de serviços respondeu à solicitação feita apresentando planos, soluções, modelos e diversas informações relevantes ao processo. No término deste período e, independente do resultado do processo de Outsourcing, uma oportunidade se apresenta de forma bem clara: utilizar todo este conhecimento internamente. Mesmo que o Outsourcing não se realize após tanto esforço, tempo e dinheiro investido, alguns dos efeitos colaterais podem ser muito benéficos para a organização e podem ser utilizados como insumo para uma nova direção estratégica, tática e operacional para a empresa.
Paulo Corrêa Matta, diretor de Pré-venda e Parcerias da BRQ Soluções em Informática
