Até pouco tempo atrás quando se falava em cloud computing o tema soava como uma tendência que não parecia chegar tão logo por aqui, principalmente por conta do fator segurança da informação. O ponto é que esse cenário mudou. A computação em nuvem evoluiu muito no mundo corporativo nos últimos anos e, hoje, já é uma realidade das empresas que querem otimizar seus recursos e reduzir custo.
Muito disso ocorreu por conta do aumento das ofertas as a service, como o próprio SaaS (Software as a Service). Para se ter uma ideia, temos um dos principais CRM do país, o Salesforce, rodando 100% em cloud. Isso é a maior prova da superação da barreira de confiança e segurança. Somente em 2017, os serviços em cloud computing cresceram 51,7% no Brasil, de acordo com dados da Brasscom.
A verdade é que o uso da nuvem traz uma série de vantagens para as companhias. O custo de aquisição e manutenção de servidores pode onerar demasiadamente o custo-benefício de uma empresa e a computação em nuvem veio para solucionar essa equação.
E isso também é possível quando falamos de outsourcing de impressão. Como a nuvem é ampla, e está sempre lá, é possível acessá-la de qualquer lugar, a qualquer momento, para quase toda necessidade corporativa.
A nuvem passou a ser um grande repositório virtual de dados, composto de tijolos bem sólidos: servidores localizados em diversos lugares, mas disponíveis para prover necessidades variadas das empresas que utilizam o serviço. Mas como esse serviço é oferecido à distância, por meio de conexões impalpáveis (sem um meio físico ligando o usuário ao servidor), o termo "nuvem" se consolidou na descrição do processo.
Para que as empresas aproveitem melhor o potencial da cloud no processo de outsourcing de impressão é preciso buscar uma aplicação embarcada, que permite fazer a conexão de uma multifuncional com nuvens disponíveis no mercado (Google Drive, DropBox, Evernote, SharePoint etc.), para envio de digitalizações e realização de buscas/impressão de documentos. Tudo diretamente do painel do equipamento, sem necessidade de aplicações adicionais no computador.
Ao fazer essa opção, os documentos podem ser digitalizados e replicados para a nuvem de forma rápida e fácil, fornecendo uma importante ferramenta de apoio para profissionais de campo – como time de vendas, representantes, consultores etc. – que têm acesso aos documentos digitalizados automaticamente, de qualquer local, utilizando tecnologia 3G/4G em smartphones e tablets. O documento também fica disponível para impressão em NFC, smartphone e RFID.
O armazenamento das informações na nuvem é executado por meio do Enterprise Content Management (ECM), que cria todos os processos de aprovação, mensageria e pesquisa de documentos. Após a digitalização da informação, o documento é enviado para o armazenamento na nuvem, onde segue um fluxo que ocorre através do Workflow, plataforma que gerencia todos os documentos em diversos setores da empresa. O acesso é realizado por uma plataforma web e capturado por diversos meios de digitalização, as impressoras, scanners e até mesmo os smartphones.
Apesar das vantagens da implementação das nuvens, existem alguns riscos que envolvem segurança associados a tecnologia. Compliance, comportamento malicioso, falha no provedor, indisponibilidade do serviço, eliminação de dados e proteção de dados, fazem parte dos tormentos que enfrentamos. Os riscos de segurança não incluem somente os dados digitais, mas também os documentos em papel.
O mercado brasileiro, por exemplo, ainda não está 100% preparado e a desconfiança em deixar informações relevantes saírem da política de segurança sempre foi a maior preocupação das empresas. Em contrapartida, a proposta evoluiu muito e incorporou conceitos híbridos, onde parte das informações hoje são armazenadas na infraestrutura do cliente, enquanto outras ficam de fora, mas tudo se conversa e integra. Para isso, é fundamental entender quais são os conteúdos que podem sair da empresa.
É necessário ter em mente que a partir do momento que o documento se torna digital, ele precisa estar em uma plataforma que garante a Segurança da Informação. A implementação do documento ECM, por exemplo, assegura confidencialidade, integridade e disponibilidade, além de permitir controlar o fluxo incorporando funcionalidades adicionais que aumentam o nível de segurança.
A resposta à pergunta inicial é sim. Vale a pena usar a nuvem no processo de outsourcing de impressão, desde que você tenha um parceiro preparado com uma solução robusta para atender a necessidade da sua empresa, garantindo a segurança dos dados.
Paulo Theophilo Moreira Junior, diretor de marketing da Simpress.
