A escolha do melhor sistema de videoconferência pode fazer toda a diferença para a produtividade e a eficiência de uma empresa em um mundo do trabalho que vive transformações como a do trabalho híbrido – no qual a comunicação remota é essencial. Para garantir uma experiência ideal, é aconselhável optar por soluções audiovisuais que considerem o porte da empresa e ofereçam desde a concepção arquitetônica das Salas de Reunião até o suporte técnico confiável, com atualizações constantes.
Vantagens dos sistemas de videoconferência
Em primeiro lugar, é preciso considerar que os sistemas de videoconferência transformaram a maneira como as empresas se comunicam e colaboram. Entre suas principais vantagens estão:
- Economia de custo e tempo: reduzem a necessidade de viagens de negócios, permitindo reuniões eficientes sem deslocamento.
- Aumento da produtividade: facilitam a comunicação em tempo real, melhorando a tomada de decisões.
- Flexibilidade e acessibilidade: permitem a participação de qualquer local com conexão à Internet.
- Colaboração aprimorada: facilitam a troca de documentos, apresentações e compartilhamento de tela.
- Impacto ambiental positivo: reduzem a pegada de carbono ao diminuir a necessidade de deslocamento físico.
Salas de Reunião Inteligentes: O futuro da videoconferência
As Salas de Reunião Inteligentes representam a evolução das videoconferências e reuniões virtuais, integrando tecnologia avançada para otimizar a experiência de comunicação. A implementação de uma sala audiovisual envolve a própria concepção arquitetônica do espaço, para depois melhor equipá-la com dispositivos de última geração, como equipamentos de videoconferência, câmeras com rastreamento automático, microfones de alta fidelidade e telas interativas.
Além disso, o uso de inteligência artificial e automação permite que a iluminação e o som sejam ajustados de forma otimizada, melhorando a experiência dos participantes.
Cada empresa tem necessidades exclusivas, portanto, é essencial escolher um sistema de videoconferência que atenda às suas exigências. De opções básicas para pequenas reuniões a salas de reuniões inteligentes em grandes corporações, a chave é considerar o espaço disponível e selecionar ferramentas que sejam escalonáveis, seguras e fáceis de usar.
Algumas soluções incluem plataformas baseadas em nuvem, hardware especializado e software com funcionalidade avançada, como integração com calendários e assistentes virtuais.
Gestão das Salas Inteligentes de Reunião também é fundamental
Além de considerar, desde a concepção da Sala Inteligente de Reunião, o porte da empresa e o espaço disponível, e contar com os melhores equipamentos, é recomendável que o mesmo parceiro que idealizou a sala cuide de seu suporte e gerenciamento. Esta é a melhor forma de uma empresa garantir uma experiência contínua e ininterrupta. (Disclousure: A Ricoh é uma das empresas especializadas na concepção, fornecimento dos equipamentos e gerenciamento de Salas de Reunião Inteligentes).
Com o serviço de gerenciamento e suporte das Salas de Reunião Inteligentes, as organizações podem:
- Monitorar suas salas de reuniões inteligentes em tempo real.
- Realizar manutenção proativa para evitar falhas de videoconferência.
- Ter assistência técnica especializada para resolver qualquer problema de conectividade ou de qualidade de áudio/vídeo, liberando as equipes de TI para suas tarefas de criação de soluções para o core business da empresa.
Contratar um serviço de gerenciamento e suporte reduz os custos operacionais e melhora a colaboração interna e externa, maximizando o valor dos investimentos em tecnologia.
Aliás, hoje em dia, assim como já havia acontecido com impressoras, computadores e outros equipamentos, a crescente demanda por soluções de AV também abriu espaço para contratação de soluções de Vídeo Conferência no modelo de locação, o chamado as a service. Neste modelo, o fornecedor não apenas equipa a sala de reuniões com equipamentos como os de áudio e vídeo, mas também se responsabiliza por sua operação, manutenção, suporte e atualização. A empresa contratante deixa de arcar com o investimento na aquisição (CAPEX) de equipamentos e sua locação entra como OPEX, ou seja, liberando o fluxo de caixa da empresa e com ganhos tributários. Além disso, com a operação das salas de videoconferência feitas pelo prestador de serviços, as equipes internas de TI ficam liberada para se concentrarem em tarefas mais estratégicas.
Conclusão
A tecnologia de videoconferência revolucionou a maneira como as empresas se comunicam e operam. A chave para maximizar seus benefícios está na escolha das ferramentas certas, no treinamento da equipe e na garantia de uma infraestrutura tecnológica que permita uma experiência tranquila e eficiente.
Um passo além nas videoconferências é implementar Salas Inteligentes de Reunião, concebidas desde sua arquitetura até a escolha de equipamentos de alta qualidade até a sua gestão e suporte especializado. Assim, as organizações podem melhorar a colaboração e permanecer competitivas em um mundo digitalizado.
Bruno Teixeira, Diretor Comercial da Ricoh Brasil.1
