Neste 2 de julho de 2021, dia em que comemora seu 50º aniversário, a Companhia Catarinense de Águas e Saneamento (CASAN) lançou oficialmente e apresentou os primeiros resultados do projeto "CASAN Sem Papel", que usa a tecnologia como parceira na gestão de processos administrativos. A iniciativa, que conta com um painel eletrônico de resultados em tempo real, marca a transição da tramitação física de processos na instituição para o Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos (SGP-e), do Governo de Santa Catarina, e facilita o contato dos serviços da empresa aos cidadãos catarinenses.
Desde 1º de janeiro, quando a tecnologia passou a ser usada para a criação e gestão de processos de modo 100% automatizado, a companhia já migrou 156 assuntos para o digital e registrou economia de cerca de R$ 1,3 milhão, três mil quilos de papel e 260 toners de tinta para impressão que seriam destinados para a compra de papel, impressões, armazenagem e transporte de documentos físicos.
"Nesses dois anos e meio da atual diretoria passamos por grandes desafios e cada funcionário demonstrou vestir a camisa da CASAN. O que mais pudemos perceber foi uma empresa resiliente, principalmente na pandemia. O "Governo Sem Papel" foi um pontapé para essa transformação e a gente sabe que muitas vezes mudanças como essas ficam para o amanhã ou vão sendo transformadas aos pouquinhos. A gente colocou como meta o "dia 2 de janeiro de 2021" para começar o CASAN Sem Papel e conseguimos responder ao que nos propomos a fazer. Com o CASAN Sem Papel, a gente consegue mostrar que muitas vezes temos que ser mais ousados e conseguir fazer transformações sem nos prendermos ao passado para seguir em frente", ressaltou Roberta Maas dos Anjos, presidente da empresa
De acordo com cálculos levantados por meio do SGP-e, sistema desenvolvido pela empresa de tecnologia Softplan — usado na digitalização de processos da CASAN e outras repartições públicas do Estado, os primeiros resultados da transformação digital na estatal apontam que a mudança para o digital poupou sete milhões de litros de água e resultou na preservação de 68 árvores, o que representa os recursos naturais necessários para produzir os 45 mil processos abertos e/ou em andamento na empresa no período.
Fernando Naim Schmitz, coordenador e Head de Produto da Softplan, destaca que a transição para o digital na CASAN fluiu muito bem e que as áreas relacionadas aos processos internos e de recursos humanos foram as mais impactadas pela transformação digital na CASAN, o que reflete na agilidade e transparência dos serviços prestados à população e no dia a dia dos profissionais e resultados da companhia.
Capacitação foi crucial para o sucesso do programa
O quadro de funcionários da CASAN, formado por mais de 2,5 mil pessoas, passou por oficinas de sensibilização e capacitação para que a mudança de rotina tivesse sucesso, começando pelo desenvolvimento de um núcleo formado por 10 colaboradores orientados pela equipe da Softplan. Depois, dezenas de profissionais de diferentes setores foram treinados para serem multiplicadores e replicar o conhecimento entre os demais trabalhadores com acesso à ferramenta. Desde então, um dos ganhos mais significativos do projeto é a redução no tempo de envio de documentos das unidades do interior de Santa Catarina para a sede da Casan. O que antes podia levar até 15 dias para ser transmitido, hoje é feito em poucos cliques e, em questão de minutos.
"Foi muito mais fácil fazer a transição do físico para o digital tendo ao nosso lado um grupo que entendeu que seria preciso instruir, apoiar e sensibilizar cada funcionário para que o SGP-e, de fato, mudasse a cultura organizacional e trouxesse esse futuro mais digital para a Companhia. Vamos continuar acompanhando essa trajetória por meio da nossa equipe, dando suporte à companhia e aos desdobramentos futuros do projeto. Todos sempre juntos para garantir que o SGP-e traga uma gestão ainda mais eficiente, econômica e sustentável para a CASAN", destacou Schmitz.
Conexão com um governo mais digital
O lançamento do "CASAN Sem Papel" insere a companhia catarinense – através de suas mais de 200 unidades municipais – oficialmente no grupo de instituições comprometidas com o Movimento ODS Santa Catarina, que reúne iniciativas conjuntas em prol do desenvolvimento sustentável, de acordo com a Agenda 2030 da Organização das Nações Unidas (ONU). O projeto também se une aos objetivos do "Governo Sem Papel", liderado pelo Governo de Santa Catarina com o objetivo de eliminar o uso de papel na administração pública estadual, por meio do SGP-e.
O sistema em questão foi cedido num modelo de colaboração entre o Estado e a CASAN e é responsável por modelar e automatizar processos, padronizando o fluxo de trabalho e centralizando as informações em um único sistema. A solução da Softplan pode ser acessada a qualquer tempo e local durante a tramitação de documentos, que incluem assinatura digital, arquivamento e pesquisa.
Além de digitalizar as rotinas, o SGP-e contempla um painel com dados sobre o fluxo de trabalho, que identifica onde estão gargalos de produção. A partir disso, é possível implantar mudanças para realocar esforços e reduzir burocracias e o tempo de tramitação dos processos, promovendo eficiência, transparência e agilidade aos serviços prestados à população.
