A Socopa – Sociedade Corretora Paulista -, que atua de forma integrada com o Banco Paulista e com a Financeira Paulicred, vem reduzindo substancialmente a tramitação de papéis em suas operações. Na estratégia operacional do Grupo Socopa, dirigida Marcos Monteiro de Barros Junior, diretor de TI, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos passou a ser prioridade. A adoção de tecnologias de GED tornou-se ferramenta básica para a execução de um projeto maior com inicio marcado para o começo de 2009: a integração de todos os cadastros dos clientes das três empresas e suas conseqüentes documentações em uma única base de dados centralizada.
O processo de digitalização dos cadastros dos clientes da corretora, do banco e da financeira – envolvendo milhões de documentos – foi terceirizado para a P3Image, empresa brasileira especializada em ECM – Enterprise Content Management. Além da digitalização desses documentos, a forncedora realiza a implantação do sistema All Store (que faz o gerenciamento e a guarda dos documentos digitalizados via WEB), bem como é responsável pela Guarda Física de toda a documentação em suas dependências físicas pelo tempo exigido por Lei para tal fim.
Com a decisão estratégica já em execução a Socopa, que vinha enfrentando um trâmite burocrático e logístico complexo, com morosidade dos processos e muita tramitação física de papéis para análises pelos comitês de crédito, passa a obter ganhos significativos. "Temos diversos ganhos importantes com este projeto, a exemplo de facilidade e agilidade nos processos e muitas reduções: de tempo no traslado e tramitação dos documentos, de perdas e até deterioração dos documentos, de erros humanos, de volumes e volumes de papéis, de espaço físico, etc. Mas acima de tudo isto está a satisfação dos nossos clientes. Nosso objetivo maior é evitar que, a partir de agora, se peça a mesma informação aos clientes duas vezes", explica o diretor de TI do Grupo Socopa.
O projeto da Central de Informações de Cadastros dos Clientes do Grupo Socopa foi dividido em fases. Inicialmente a empresa realizou a digitalização da documentação da corretora, com os cadastros de Pessoas Físicas. Esta fase envolveu mais de 11 mil cadastros, cada um contendo entre 20 a 30 documentos.
Há cerca de oito meses teve início um processo mais complexo, junto ao Banco Paulista, com previsão de encerramento já no final de novembro. "Concluímos a digitalização dos cadastros de Câmbio e agora estamos quase finalizando os cadastros dos Clientes Comerciais. São menos cadastros, cerca de quatro mil, mas é um processo mais trabalhoso, pois os cadastros de Pessoa Jurídica têm entre 60 a 70 documentos cada um", comenta Marcos Monteiro de Barros Junior.
A fase final terá início no começo do próximo ano, inserindo a documentação da Paulicred e por fim, a integração de todas as bases de dados em uma única central de informações. "No próximo ano os volumes serão muito grandes, pois estaremos trabalhando com os cadastros de financiamentos de carro e de crédito consignado, entre outros, que são negociados através da financeira", acrescenta o sócio-diretor da Socopa. "Mas a partir daí, tudo entra num processo natural, que tem no Gerenciamento Eletrônico de Documentos a sua essência. Temos que ter uma visão lógica de futuro. Não se pode mais conceber tramitar milhões de documentos fisicamente e exigir do cliente que entregue novamente, a cada contrato, cópias autenticadas de uma documentação. A tecnologia está aí para facilitar os processos e garantir toda a segurança", conclui o diretor de TI da Socopa.
