Em um mercado no qual os impressos de marketing têm de ser cuidadosamente revisados e inspecionados, como acontece com os laboratórios farmacêuticos, dispor um ferramenta capaz de melhorar o processo de aprovação de peças impressas é imprescindível. Foi exatamente preocupado aperfeiçoar o processo de aprovação de seus impressos que o Aché Laboratórios decidiu adotar o Adobe Acrobat. Através da geração de documentos PDFs, a empresa conseguiu reduzir consideravelmente o tempo de aprovação de peças publicitárias.
De acordo com o gerente médico científico do Aché, Vinícius Fontanesi Blum, o que antes demorava 15 dias para ser aprovado, atualmente leva de cinco a sete dias. Tal agilidade garante que os impressos cheguem para os representantes do laboratório antes, gerando diretamente adiantamento de receitas e vantagens competitivas. "Já diminuímos em 30% o tempo de circulação do material e pretendemos chegar em 50% de economia de tempo. Paralelamente, como o processo reduz significativamente a margem de erros, acreditamos que quando as primeiras peças que foram trabalhadas neste processo forem analisadas pela Vigilância Sanitária, teremos uma economia financeira já que nosso material de mídia não terá autuações e multas", comenta.
O médico conta que antes da implantação do Adobe Acrobat, o Aché utilizava impressos que circulavam entre seus diversos revisores. Porém, era um processo lento e deficiente, já que havia risco de extravio, além de se verificar a necessidade de inúmeras reuniões. Paralelamente, faltava padronização nos comentários dos documentos o que dificultava a revisão dos mesmos.
Em busca de uma solução que melhorasse este processo, o Aché solicitou a consultoria da PDF Brasil, empresa especializada em tecnologia Acrobat/PDF e no atendimento de empresas farmacêuticas, que apresentou ao laboratório as facilidades que o Adobe Acrobat 7 e o Adobe Reader poderiam trazer para o departamento de marketing do Aché, sem a necessidade de investimentos em muitas licenças de softwares. "Os PDFs gerados pelo Acrobat 7 podem ser comentados no Reader 7, o que não acontecia nas versões anteriores. Esse fato gera um aumento no uso de PDFs em processos de revisão em empresas de todas as áreas", afirma Luiz Augusto Bellucci, diretor da PDF Brasil. Segundo ele, indústrias em geral, empresas de publicidade, engenharia, editoras, entre outras, já usam a ferramenta para fins de revisão.
O Aché adquiriu uma licença do Acrobat Professional, atualizou as versões do Adobe Reader em todas as estações utilizadas pelos seus colaboradores e selecionou para receber treinamento da PDF Brasil alguns usuários-chave que, após o curso, ensinaram os demais colaboradores a utilizarem a ferramenta. Após essa etapa, o Aché definiu, internamente, um padrão de cores nos comentários e criou, então, o processo de trabalho: o gerente de revisão prepara o PDF para a aprovação e o habilita para ser comentado no Reader. O Acrobat envia os PDFs para os revisores por e-mail e registra os processos de revisão que estão em andamento. Nesse trabalho, o gerente tem o controle de todos os documentos que estão em revisão. Após comentarem os PDFs, os colaboradores enviam suas anotações por e-mail ao gerente, que as concentra em um único PDF. Tal processo ainda possibilita aos revisores comentar as anotações de outros colaboradores ou ao próprio gerente dar justificativas pelas quais uma alteração por ventura não foi aceita.
Em seguida, realizam-se as alterações no documento original, gerando-se uma nova versão para ser avaliada em um novo ciclo. Ao final do processo, os PDFs comentados são armazenados e o impresso definitivo é aprovado.
Graças aos resultados obtidos, em breve o Aché pretende expandir o uso de PDFs e do Acrobat em processos de revisão documental para outras áreas da empresa em breve. "Atualmente, a área regulatória do Aché já estuda a digitalização de todos os seus processos", conclui Fontanesi.
