Faz parte da rotina de toda empresa ter um grande volume de transação de documentos, mas realizar esses processos da maneira tradicional, que envolve impressão, assinatura, digitalização e envio por e-mail, demanda uma enorme quantidade de tempo e esforço operacional. Esse é o cenário enfrentado pela SoftwareONE, somado a necessidade de seguir rígidos processos de compliance que a obriga a ter documentos e processos controlados e organizados. A provedora de serviços de nuvem, aproveitou o momento para revisar e otimizar seus processos, evoluindo o modelo de assinatura eletrônica com a plataforma Adobe Sign, agora integrada à plataforma de cloud existente, cujo foco é apoiar negócios a funcionarem de maneira mais rápida e inteligente sem abrir mão da segurança.
De acordo com Glauber Cruz, Solution Sales Specialist da SoftwareONE, o objetivo do projeto era agilizar o tempo gasto com a assinatura e organização de documentos, bem como melhorar o fluxo de trabalho de maneira geral. Sendo um dos departamentos mais impactados pelo processo atual, o comercial foi o primeiro a adotar completamente a nova ferramenta. “Com a grande otimização que a Adobe proporcionou ao nosso setor de vendas, percebemos que poderíamos levar essa evolução operacional também para as demais áreas da empresa, e o projeto foi expandindo-se gradativamente, contando com a demanda dos próprios usuários que perceberam os diversos benefícios da digitalização”, comenta o executivo.
Adesão das áreas e expansão do projeto para América Latina
Após a adesão do comercial, o segundo departamento a implementar a plataforma Adobe Sign foi o RH. O setor, anteriormente, despendia dias para conseguir enviar documentos para que os quase 300 colaboradores da SoftwareONE no Brasil assinassem, além de todo o trabalho de conferência e organização. Já utilizando a ferramenta Mega Sign, o processo de envio passou a ser realizado em poucos minutos pela própria solução, que ainda compila os usuários que já concluíram a assinatura e encaminha lembretes para aqueles que não assinaram não perderem o prazo estipulado pela empresa.
Na sequência, os departamentos jurídico e de TI também adotaram a plataforma, contando com a facilidade de salvar os documentos diretamente na nuvem e com a segurança das informações, que são todas criptografadas pela solução. Hoje, até o departamento de marketing utiliza amplamente a Adobe Sign para aprovação de cases ou validação de campanhas de maneira extremamente ágil.
“Para assinar qualquer documento o usuário precisa apenas de um navegador e de conexão com a internet, não é necessário baixar aplicativos ou ser assinante da plataforma. Essa praticidade realmente transformou o dia a dia dos nossos profissionais, e por isso a ferramenta foi fortemente aderida e expandiu-se para todos os setores da companhia”, diz Glauber Cruz.
O sucesso do projeto no Brasil, que prevê a utilização de aproximadamente 10.000 transações por ano, foi tão grande, que agora a SoftwareONE também está expandindo a iniciativa para toda a sua operação na América Latina. “Todos os contratos, aditivos e documentos agora são disparados pela ferramenta Adobe e ainda temos descoberto novas maneiras de ganhar ainda mais agilidade com a plataforma”, reforça Fábio Jacob, Diretor de Alianças Estratégicas para América Latina.
Produtividade e segurança de dados
Entre os benefícios já obtidos estão a capacidade da Adobe Sign de gerar relatórios de acompanhamento em tempo real e a possibilidade de administrar os usuários que podem ter acesso a cada informação, o que garante a segurança dos dados. Na área de vendas, o principal impacto foi não só o aumento de produtividade dos funcionários e a agilidade da assinatura de contratos, como também o retorno financeiro, já que agora as negociações não correm mais o risco de não serem executadas devido à demora no prazo de conclusão do processo.
Além das diversas vantagens que a Adobe Sign entregou para o negócio da SoftwareONE, outro diferencial é o tempo de implementação da plataforma, que tomou apenas uma semana e, posteriormente, mais um mês para a criação de templates, capacitação dos usuários e suporte. “Escolhemos a solução Adobe justamente por esses diferenciais competitivos e também pela sua capacidade de integração com as ferramentas de produtividade e colaboração que já utilizamos, o que facilitou a mudança do fluxo de trabalho sem impactar os projetos em desenvolvimento. Outra questão bastante importante é que a Adobe segue todas as regras e leis de proteção de dados tanto do Brasil, quanto de outros países”, completa Glauber Cruz. Junto a Adobe Sign, a companhia também utiliza o Acrobat DC, que entrega muito mais poder aos documentos, desde a criação nativa de um formulário inteligente no Word até o sigilo das informações.
Atualmente, todos os colaboradores da SoftwareONE, desde o comercial até a diretoria, utilizam a plataforma. Ao todo, são 73 usuários que disparam documentos para serem assinados e mais de 280 profissionais já assinaram algum documento por meio da solução – que pode ser realizado inclusive através de um smartphone, além dos clientes da empresa. O próximo passo agora é finalizar os estudos sobre a integração da Adobe Sign com nosso CRM, o que deve agilizar ainda mais as transações de documentos”, finaliza Fábio Jacob.
