Advisory reduz em até 40% os custos de licenças de uso de software

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"Concordou e não leu, sua alma você vendeu". Há uma década esta frase que une rima e fatos surgiu quando um usuário dava aceite no termo de uso de um software, sem o mínimo cuidado em ler aquelas letras miúdas, num texto longo e cheio de parágrafos com termos jurídicos. Resultado do ENTER descuidado: um prejuízo de milhões de reais em autuações e enquadramento em ilegalidades, de forma ingênua.

Em 2020, os softwares devem ganhar mais importância ainda e representarem 18% dos investimentos das empresas da América Latina, na projeção do IDC. Estamos falando de um setor que movimentou quase R$ 64 bilhões no Brasil em 2019.

O ponto é que um software uma vez instalado, percorre labirintos praticamente impossíveis de serem gerenciados manualmente. Ao adquirir um software, o usuário não se torna proprietário dele, pois está apenas recebendo uma licença de uso. De acordo com a ABES, Associação Brasileira das Empresas de Software, muitos programas são comercializados para utilização em redes locais, casos em que a documentação que acompanha o software descreve as formas de instalação, de uso e o número de usuários permitido, constituindo-se violação de Direito Autoral, a utilização de versões monousuários em ambientes de rede ou a permissão de acesso aos terminais, em quantidade maior do que aquela licenciada.

Olhar todo esse escopo, de forma organizada, com o tempo acabou virando uma tarefa inglória. Uma empresa de grande porte pode ter que gerenciar milhares de licenças de uso de software, sem ter a noção completa dos riscos que envolvem um processo complexo.

Felizmente, um novo tipo de serviço vem crescendo mundialmente para preencher esta lacuna: o Advisory. As gigantes da indústria que desenvolvem software, tais como SAP, Oracle, Microsoft e IBM, sinalizaram positivamente para o movimento. Motivos não faltam. O serviço de Advisory envolve uma consultoria com visão sistêmica e preventiva, que já traz consigo um caminho viável para a operação do processo. Além de analisar e orientar o cliente no momento da contratação de uma licença de software, permite uma visão estratégica e tática de uma gestão eficaz em pontos críticos para a produtividade da empresa. Trata das políticas, procedimentos e processos de gestão de ativos de software, revisão do histórico de compras e uma gestão ampla, que pode englobar desde contratos e relacionamentos, acordos de nível de serviço, de instalação de software até o momento de descarte do mesmo.

Um inventário digitalizado e automatizado, por exemplo, permite que as licenças em uso e adquiridas sejam facilmente identificadas, bem como que a empresa tenha ciência de instalações de software não autorizados. Segundo a ABES, além disso é possível revelar também o software instalado que nunca foi utilizado (evitando desperdício e mais custos) e definir as autorizações para instalação de software.

A conformidade de licenças de software vem do contínuo monitoramento dos níveis de inventário e dos dados de comprovação de titularidade. Confiar apenas em ferramentas de rastreamento é um erro comum a ser evitado. Saber exatamente o que uma empresa possui proporciona a segurança necessária para cumprir, da maneira mais tranquila e rápida possível, as verificações de utilização eventualmente requeridas por algum fabricante, evitando penalizações.

A constante atualização de códigos, decorrente da rápida evolução tecnológica, faz com que os dados de um software instalado e rodando mudem rapidamente, levando quase sempre a grandes flutuações no resultado das reconciliações.

Um dos fatores importantes para o crescimento do serviço de Advisory em licenciamento de software está no sucesso da negociação de valores comerciais entre clientes e fabricantes. O conhecimento dos consultores nas principais práticas específicas de cada uma das grandes marcas de tecnologia, auxilia de forma determinante o adequado desenho de contrato para ambas as partes, ampliando o tempo de compromisso e mais uma vez otimizando o budget de TI de maneira significativa.

Somados os benefícios de aquisição e gestão das licenças de software uma empresa pode obter, em média, uma redução de até 40% em seus custos com o serviço de Advisory. Vale a experiência, afinal não há nada a perder, muito pelo contrário!

Jefferson Tolentino, líder de soluções de SLM da SoftwareONE.

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