Quantas vezes ao ano o gestor público – especialmente os da área de compras – recebe solicitações para preparação de processos licitatórios para compra de cartuchos de tinta e de toner, fitas para impressoras matriciais, contratos de prestação de serviços manuteníveis para impressoras e/ou multifuncionais, compra de peças como fusores, cilindros, reveladores, além dos mais variados tipos de consumíveis e suprimentos?
Essa tarefa por si só já é muito trabalhosa e, somada ao fato dos parques de impressão e cópia serem, geralmente, compostos pelos mais diferentes modelos e fabricantes (que não possuem suprimentos e consumíveis compatíveis entre si), torna a tarefa do gestor um verdadeiro calvário.
A legislação regulamentadora do processo de compras do setor público impõe ao gestor uma série de exigências. Por mais eficiente que seja, a condução desse processo consumirá semanas até a efetiva conclusão. Sem falar dos recursos administrativos ou medidas judiciais que frequentemente ocorrem em processos assim e que, por vezes, levam ao desabastecimento completo do estoque de suprimentos e consumíveis, comprometendo sobremaneira a atuação da administração pública.
Já sob o ponto de vista do gestor público da área de tecnologia da informação, considerando quão diverso pode ser o parque de impressão, o trabalho para prover a gestão eficiente dos diversos contratos é enorme; seja para controle dos atendimentos técnicos de equipamentos em garantia, seja para aqueles fora da garantia original. Gerenciar um número significativo de fornecedores é uma tarefa exaustiva e acaba sempre por desviar o principal foco de atuação da área de tecnologia da informação.
A terceirização de serviços de impressão e cópia – outsourcing de impressão – já foi adotada por quase todas as empresas privadas e vem sendo cada vez mais bem recebida pela administração pública, uma vez que o gestor público (da área de compras ou da tecnologia da informação) encontra nesse modelo o melhor caminho para resolver as mais diversas situações.
O modelo de outsourcing de impressão representa uma grande facilidade administrativa, pois apenas uma licitação é realizada; com ela, equacionam-se todos os problemas de fornecimento de suprimentos, consumíveis, manutenção e gestão de contratos com fornecedores. Felizmente, para o gestor, essa não é a única vantagem que o modelo contratual de prestação de serviços pode trazer à gestão pública. Com a adoção desse modelo de serviço, observa-se uma importante redução dos custos operacionais: o fornecedor repassa à administração pública o ganho de escala obtido junto a seus fornecedores e consegue, assim, preços bem abaixo do que geralmente são contratados pelo governo (em equipamentos, consumíveis ou suprimentos). Normalmente, a redução de custos pode alcançar marcas superiores a 25%.
Além disso, os fornecedores desse mercado atenderão à demanda do governo com novos equipamentos, o que representará um ganho de performance e tecnologia bastante acentuado. A convergência tecnológica permitiu que os equipamentos multifuncionais incorporassem diversas funcionalidades, e hoje vão muito além de simplesmente imprimir e copiar: são verdadeiros dispositivos de automação de processos.
Paulo Fodor, diretor Comercial e Marketing da Tecnoset
