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Gestão de equipes virtuais é grande desafio para empresas que desejam implantar home office

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A prática de Home Office é uma tendência em crescimento no Brasil. É o que mostrou a pesquisa Home Office Brasil edição 2016, feita pela Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (SOBRATT), com 325 empresas de diferentes segmentos e portes, de diversas regiões do país. O interesse por parte das empresas também aumentou, o que reflete em um crescimento de 47% no número de participantes, em relação a 2014.

A pesquisa apresentou três movimentos distintos de crescimento da prática em comparação ao estudo do ano anterior: 50% de aumento no número de empresas que estão implantando a prática, 15% de aumento no número de empresas que estão estudando a implantação da prática e de 28% de aumento na formalização da prática.

Muitas companhias selecionam colaboradores de diferentes localidades para formar equipes para seus projetos e, ao colocá-los em contato virtual, reúnem os melhores talentos disponíveis além de economizar tempo e dinheiro. Logo, saber gerenciar times virtuais em diferentes cidades e países é um requisito básico para assegurar o sucesso deste novo modelo de trabalho. A colaboração à distância é um desafio, porém, é possível tornar mais eficiente a gestão de equipes virtuais seguindo alguns passos.

Alinhe tarefas e processos

Alinhar objetivos, funções e responsabilidades de uma equipe é uma das funções básicas de um gestor. No entanto, coordenar equipes virtuais é algo mais complexo, uma vez que as pessoas não estão localizadas em um mesmo ambiente. As equipes virtuais precisam de mais comunicação, mais protocolos e mais clareza. Como gerente de projeto, é necessário deixar claro para sua equipe as políticas e procedimentos básicos, como processos de trabalho com detalhes sobre quem faz o quê e quando, as expectativas com prazos, a resolução de problemas da equipe, disponibilidade e, até mesmo, as comunicações. Se esta informação é recolhida em um manual, não se esqueça de que este é um documento vivo que muda continuamente, com base na prática diária.

Monitore o bem estar do colaborador

Após o gestor definir o processo de gerenciamento de acordo com a empresa que você trabalha e com o perfil dos seus colaboradores, ele deve perguntar diariamente para o seu time se eles estão bem ou qual o nível do “bem-estar” de todos. Softwares de colaboração e compartilhamento online podem ser usados para fazer essa comunicação.

Use a tecnologia para promover a colaboração

Antes de começar uma tarefa, reserve um tempo para checar quais ferramentas de TI ou conexões de internet os membros de sua equipe utilizam – uma vez que eles não compartilham um escritório, suas necessidades podem variar. Videoconferências, chamadas via web e compartilhamento de desktop permitem que os líderes fiquem mais próximos de suas equipes virtuais, sem gastar muito tempo e dinheiro em viagens de negócios ou telefonemas. Considere diferentes fusos horários e cargas horárias de trabalho. Isso irá evitar qualquer contratempo durante a fase de execução.

Equilíbrio na comunicação

O gerente do projeto precisa estar visível e se fazer presente. Para criar uma personalidade virtual é preciso encontrar um equilíbrio de como se comunicar. Comunicar-se excessivamente, sem objetividade, pode causar a perda de informações importantes e pode transmitir uma sensação de microgestão ou falta de confiança. Ser invisível e não ser ouvido por semanas pode fazer com que um membro da equipe virtual interprete isso como uma falta de preocupação do gestor e pode se perguntar sobre a importância do projeto. Isso pode fazer com que os membros da equipe coloquem suas prioridades em outros lugares.

Faça uma checagem periódica das atividades

É importante ter um processo que permita saber se o projeto está evoluindo no tempo previsto ou se terá algum atraso, principalmente quando não se tem o contato ‘face-to-face’ com o seu colaborador e ele tem uma demanda muito grande para entregar em um mês. Deixar para conferir o andamento da atividade no último dia não é uma boa ideia e poderá trazer surpresas negativas. Então, para evitar atrasos, tenha pontos de checagem periódicos antes da entrega final.

Execute reuniões eficazes 

Reuniões virtuais podem ser eficazes e eficientes – com planejamento adequado – mas existem alguns desafios. As pessoas dispersam quando as reuniões não seguem uma dinâmica ou uma agenda clara. Para evitar isso, o melhor é preparar uma pauta em que todos possam contribuir. Durante a reunião, um bom líder de equipe fará perguntas frequentes a fim de verificar que todos estão envolvidos e contribuindo com o projeto. Regras claras também ajudam a gerenciar a interação do grupo.

Axel Schmidt, gerente de Relações Públicas da TeamViewer.

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