Considerada pelo Índice Geral de Cursos (IGC) do Ministério da Educação (MEC) a segunda melhor universidade privada do Brasil, a UNISINOS – Universidade do Vale do Rio dos Sinos, que é mantida pela Associação Antônio Vieira (ASAV), buscar excelência em todos os aspectos dos serviços prestados. Ela investiu na solução da Totvs para aprimorar a experiência de interação com seu site e otimizar o processo de rematrículas dos alunos da graduação.
Com uma ampla oferta de cursos de extensão e grandes demandas na organização de eventos acadêmicos, a UNISINOS utiliza a sua página na internet como ferramenta para a inscrição dos interessados. Apenas em 2015, foram realizados 408 cursos de pequena duração com 5.363 participantes e 606 eventos que registraram mais de 55 mil pessoas.
Anteriormente, no ato do cadastro, o futuro aluno era redirecionado para um ambiente externo, o que gerava um desconforto e, muitas vezes, desistência. Com a tecnologia da Totvs, os ambientes foram integrados, o que proporciona uma melhor experiência de navegação ao público ao reunir tudo em um único local e possibilitar o acesso às páginas de qualquer dispositivo. A função também é aplicada na inscrição da pós-graduação, MBA, MBE, pós-MBA, mestrado e doutorado.
Além de acompanhar as inscrições com mais precisão, identificando rapidamente quando um potencial aluno desiste no meio do cadastro, a funcionalidade permite que o departamento de marketing desenvolva campanhas proativas e, consequentemente, conquiste mais interessados. A integração de ambientes distintos funciona também no processo seletivo do vestibular, em que os candidatos passam por várias páginas para realizar a inscrição, mas a lógica da navegação e a identidade visual permanecem a mesma. Agora, após a captação de uma inscrição, é possível controlar as ações via ERP, de maneira integrada e sem necessidade de reprogramações através do uso de webservices que permitem a troca de informações entre sistemas de forma online.
“Nos cursos de extensão e eventos acadêmicos, o interessado faz a aquisição, muitas vezes, por impulso e por isso a experiência no site é um fator determinante para levá-lo à conclusão e garantirmos mais satisfação no processo. Com essa mudança, temos um fluxo contínuo, fluido e, o mais importante, sem infringir as regras definidas no sistema de gestão”, afirma Marcos Knewitz, gerente de TI da Associação Antônio Vieira (ASAV).
Rematrícula online
De acordo com uma determinação interna da UNISINOS, a rematrícula dos 26 mil universitários dos 67 cursos de graduação tem que acontecer em apenas cinco dias. Aproximadamente 80% dos estudantes optam por realizar essa etapa via internet, o que gera uma disputa acirrada pelos melhores horários. Por conta desse método diferenciado, foi necessário ter um sistema dinâmico para ampará-lo e utilizando um software estrangeiro, que não era customizado com as particularidades brasileiras, o procedimento ficava muito mais difícil. Com a ferramenta da Totvs, tudo passou a acontecer em 1/3 do tempo do que na plataforma anterior. A rematrícula é realizada em lotes pré-agendados de 2,5 mil alunos e a agilidade do sistema permite que cerca de 70 pessoas se matriculem por minuto. Desta forma, em 30 minutos, são contabilizados aproximadamente mil inscritos.
Com o auxílio de outra rotina especialmente pensada para o segmento, as vagas são liberadas por lotes e os discentes com as melhores notas têm prioridade na escolha. A medida assegura para a universidade uma vantagem de negócio e possibilita uma melhor otimização da oferta. Ou seja, quando uma sala é preenchida e ainda há interessados, outra turma é aberta rapidamente. Além disso, com a solução também se aprimora o cronograma escolar, se identifica a necessidade de contratação ou não de professores, bem como os demais custos envolvidos na operação.
A Totvs também está apoiando a instituição na gestão de toda a cadeia acadêmica, desde o primeiro contato dos possíveis candidatos, financeiro, diplomação, certificação e solicitações. Na área administrativa, a tecnologia auxilia no gerenciamento dos dois mil professores e colaboradores e das atividades de back office, assim como nas entregas das obrigações fiscais.
ASAV
A Associação Antônio Vieira (ASAV), uma entidade sem fins lucrativos, é a mantenedora de 22 obras no Brasil, entre elas as instituições UNISINOS, Colégio Anchieta (Porto Alegre/RS), Colégio Medianeira (Curitiba/PR) e Colégio Catarinense (Florianópolis/SC). Todas – incluindo a própria ASAV – utilizam soluções da fornecedora brasileira para gerenciar todos os seus processos, desde as atividades escolares até as ações administrativas. Ao todo, são aproximadamente 40 mil estudantes beneficiados com rotinas mais simples e integradas.
“No momento em que implementamos um ERP único tivemos um ganho para a corporação como um todo. Resolvemos o transtorno operacional de gerenciar diversas filiais que usavam sistemas diferentes e, principalmente, de estar em conformidade com a legislação trabalhista e fiscal que rege instituições sem fins lucrativos. O investimento realizado em TI reforça a nossa diretriz: ter excelência em tudo”, complementa Knewitz.
“O sucesso em um projeto de alta complexidade como esse comprova a nossa capacidade em levar competitividade aos nossos clientes e atender a todas as especificidades deles. O segredo está no investimento constante em soluções mais ágeis e digitais que atingem a expectativa de um público mais jovem e conectado”, finaliza Marcelo Cosentino, head dos segmentos Services da Totvs.
