Prefeitura de Americana espera economizar R$ 2 milhões por ano com processo digitalizados

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Com o objetivo de implantar uma gestão inovadora e inteligente das demandas da população, a prefeitura de Americana (SP) está promovendo uma digitalização completa dos serviços prestados por todos os órgãos e secretarias do Poder Executivo Municipal. Com lançamento do projeto Americana Digital nesta quarta-feira,18, o município passará a adotar uma comunicação 100% eficiente e digital junto aos cidadãos.

O principal ponto do projeto de inovação se dá no atendimento da prefeitura com a população. O acesso do cidadão ao poder municipal poderá ser feito a qualquer hora do dia sem que haja a necessidade de deslocamento físico, sendo possível fazer qualquer solicitação de casa. A expectativa é que os mais de 233 mil habitantes da cidade paulista sejam diretamente impactados com serviços mais ágeis, transparentes e eficientes.

Atualmente, o arquivo municipal da prefeitura armazena 20 mil caixas, com 1,5 milhão de processos arquivados em 75 milhões de páginas. A prefeitura de Americana tramita em média 90 mil processos por ano, gerando um custo estimado de R$ 3,5 milhões anuais. Com o novo sistema, espera-se uma economia de R$ 250 mil nos primeiros seis meses, totalizando R$ 600 mil no primeiro ano e chegando em R$ 2 milhões anuais nos anos seguintes.

Até o dia do lançamento, todo o processo de implantação da plataforma será feita de forma remota, ou seja, o servidores do município receberão treinamento online. Essa medida além de reduzir custo e prevenir o contato com o COVID-19, também agilizará todo o processo para efetivação da plataforma.

Americana Digital

A meta do Programa Americana Digital é ter toda a comunicação interna e externa totalmente online e fazer com que chamados, protocolos e pareceres tramitem dentro da plataforma. Assim, o poder público tem uma visão mais clara de todos os processos, permitindo ao gestor analisar percentuais de engajamento, eficiência e qualidade na prestação de serviço. Dessa forma, os servidores reduzem o uso de papel, aumentam a produtividade, agilizam a rastreabilidade dos documentos e, principalmente, melhoram a transparência na administração.

"A prefeitura passará a estar disponível para a população todos os dias, 24 horas. O cidadão poderá pedir desde uma poda de árvore até um alvará. Isso vai gerar muita agilidade para os fluxos internos. Atualmente, em um processo que demanda de 3 secretarias, o papel passa de uma em uma. Com o sistema digitalizado, o processo chega nas três simultaneamente e o cidadão consegue o acompanhar em tempo real", explica Eduardo César Samogim Spilla, diretor da Unidade de Serviços Gerais da Prefeitura de Americana.

Implantação

O projeto Americana Digital foi desenvolvido em parceria com a 1Doc, plataforma em nuvem da empresa catarinense Softplan, especializada em desenvolvimento de soluções para o setor público, que atende centenas de prefeituras. A plataforma auxilia os servidores públicos a organizar o trabalho, se comunicar melhor e atender as demandas da população com maior eficiência, transparência e engajamento. Além de substituir o papel a partir do registro das demandas internas e externas dos órgãos, a ferramenta monitora o andamento das rotinas diárias em cada setor, dando total transparência de onde estão as informações e quando devem ser resolvidas.

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