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3 necessidades de negócios que impulsionam o futuro da Gestão da Informação nas Empresas

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Você provavelmente já ouviu isso antes: o mundo mudou … há um “novo normal”. Sim, é um prognóstico que estamos ouvindo desde o ano passado. Esse “novo normal”  é dirigido a quase todos os aspectos de nossas vidas.

Quando se trata de nossos hábitos de trabalho e modelos operacionais, porém, este novo normal não deve ser um choque completo. Em muitos níveis é realmente apenas a progressão acelerada de várias tendências que vêm surgindo há uma década:

  • Os colaboradores estão em transição para o trabalho remoto em qualquer lugar e hora há anos;
  • As organizações perceberam há muito tempo que acessar e distribuir informações de maneira integrada é a chave para a eficiência de processos e tarefas;
  • A governança e o controle de todas essas informações têm sido um desafio constante em face aos volumes crescentes e novos casos de uso de informação.

Como profissional de TI, você viu esses padrões evoluindo por meio das consultas e solicitações que recebe regularmente. Juntos, eles são a confirmação de que as informações já se tornaram o ativo mais valioso de uma organização – e as empresas estão empreendendo esforços de transformação digital para extrair seu valor e minimizar seus riscos. O acesso à informação, junto com a capacidade de analisar, governar, distribuir e usar com eficiência, tornou-se um imperativo perene. Os eventos iniciados em  2020 apenas intensificaram essas prioridades.

Então, como o conceito de Gestão da Informação está evoluindo para atender a essas necessidades? Vamos entender.

Em primeiro lugar, é importante entender que o modelo tradicional da gestão da informação – um repositório autônomo que serve principalmente como um arquivo digital para gerenciamento de registros  está morto. Considere-o inundado por um dilúvio cada vez maior de novas fontes de informação digital. Todo esse conteúdo e dados têm usos e riscos de longo alcance. Sim, ele ainda precisa ter seu ciclo de vida gerenciado, mas os negócios digitais também precisam ser analisados, contextualizados e facilmente disponíveis para impulsionar a produtividade e o serviço. Isso está além do escopo da Gestão da Informação tradicional.

Para quem não conhece, os serviços para gestão conteúdo não são uma “coisa” singular. São um conjunto de plataformas, aplicativos e componentes, projetados para se sobrepor a uma infraestrutura da Gestão da Informação existente para estender e expandir os recursos de gerenciamento de conteúdo, seja ele estruturado ou não.

Cada elemento é criado com o propósito de cumprir uma função específica. Alguns se integram aos aplicativos no centro dos processos de negócios para estender o gerenciamento do ciclo de vida a silos isolados de informações. Alguns facilitam a distribuição dessas informações para fluxos de trabalho e cadeias de valor. Alguns geram espaços de trabalho personalizados para o futuro do gerenciamento de informações, são os serviços de computação em nuvem. As principais plataformas e aplicativos de gestão de conteúdo são baseados em nuvem, garantindo que os funcionários remotos tenham acesso a informações e funcionalidades, ao mesmo tempo que simplifica a implantação e suas respectivas atualizações. A arquitetura em containers fornece a agilidade e as opções de implantação necessárias para a integração com ambientes variados, mesclando os conceitos de  nuvem e ambientes locais. Eles também são facilmente personalizáveis: conectores e APIs abertas permitem a adaptação para atender às necessidades exclusivas de qualquer organização.

Acesso à Informação

Os trabalhadores do conhecimento deixaram o local de trabalho físico. E muitos nunca mais voltarão. Eles agora estão dispersos por ambientes variados de trabalho , trabalhando em circunstâncias únicas para completar suas tarefas. A responsabilidade recai sobre a empresa para garantir que tenham acesso ao conteúdo e aos dados de que precisam para inovar, tomar decisões e otimizar a experiência do cliente.

Permitir um acesso mais fácil às informações é um dos princípios fundamentais da tecnologia de gestão de conteúdo. Ao integrar uma plataforma central de gerenciamento de conteúdo com os aplicativos que produzem informações, os protocolos de gerenciamento de ciclo de vida podem ser aplicados a conteúdo e dados previamente isolados. As informações agora podem ser identificadas, analisadas e classificadas automaticamente conforme são criadas ou ingeridas usando regras definidas centralmente.

As informações permanecem alojadas no sistema de onde foram originadas. Não precisa fluir para um repositório de “fonte única de verdade”. Porém, agora elas podem ser localizadas e recuperadas por meio da funcionalidade de pesquisa centralizada que incorpora sistemas conectados.

Os benefícios e eficiências são imediatamente evidentes. Com aplicativos e serviços de gestão de conteúdo baseados em nuvem, os usuários podem acessar as informações de que precisam, onde quer que estejam, quando quiserem. Gatekeepers e especialistas em aplicativos não são mais gargalos; a TI não precisa mais gerenciar o acesso remoto a todos os sistemas; mudanças de tela, chamadas telefônicas e relatórios por e-mail são eliminados.

Governança da Informação

Os departamentos de TI e as partes interessadas em conformidade têm uma necessidade crítica de manter o controle de tipos e volumes de informações em rápido crescimento. Em muitos casos, a maioria das informações é criada, compartilhada e usada além do “fosso” organizacional. Pode parecer intransponível, mas não vamos esquecer, o objetivo original das plataformas de Gestão da Informação era fornecer governança legalmente defensável para as informações corporativas. Os líderes do setor têm décadas de experiência na adaptação ao cenário de segurança, privacidade e conformidade em evolução e na aplicação dessas medidas aos setores mais regulamentados.

A tecnologia de gestão de conteúdo se baseia nisso, aprofundando  esses pontos fortes no ecossistema de informações. A integração com sistemas e processos significa que as políticas de governança definidas no hub de gerenciamento de conteúdo central podem ser aplicadas a conteúdo e dados previamente isolados, onde são criados e armazenados.

À medida que as informações são distribuídas e usadas por várias plataformas conectadas, atributos de controle, como permissões, retenções legais e proteções de privacidade viajam com elas e são modificadas para atender ao estado atual das informações. Por exemplo, os dados de um sistema de Gestão da Informação podem ter uma retenção legal específica aplicada na origem, mas esses critérios podem mudar assim que os dados forem apresentados e usados ??em um grupo de trabalho de equipes.

Uma abordagem holística de gestão de conteúdo não apenas permite o acesso aos sistemas que produzem informações, mas rastreia de forma abrangente como essas informações são compartilhadas, modificadas e usadas.

Repense em Gestão da Informação para atender às necessidades do novo normal

Concedido, para muitos de nós, chegar ao nosso novo normal foi um passo quântico à frente na velocidade de dobra – mais um big bang do que uma evolução crescente – mas as soluções para as necessidades mais urgentes de cada organização já foram testadas, comprovadas e estão melhorando a cada dia.

A tecnologia de gestão de conteúdo estará no centro do gerenciamento de informações em nosso novo mundo – permitindo acesso baseado em nuvem e local, uso e governança do ativo mais valioso de cada organização.

Roberto Regente Jr., vice-presidente da OpenText para América Latina.

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