Fabricante de refrigerantes reduz em 43% o tempo gasto em operação de compras

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O processo de compra da Coca Cola Refrescos Bandeirantes ganhou agilidade com a implantação de um sistema desenvolvido pela Red&White IT Soluções, especializada em soluções gerenciais de tecnologia da informação (TI).

O ganho foi de 43% no ciclo completo do processo de compras, ou seja, o que antes demandava até quatro dias, passou a ser realizado em quase três dias.

Para se ter ideia do que isso significa, a empresa compra cerca de 4 mil itens por mês e, para isso, realiza aproximadamente 3 mil cotações.

A Coca Cola Refrescos Bandeirantes produz, distribui e vende de forma exclusiva para a Goiás e Tocantins os refrigerantes da Coca-Cola Brasil. A empresa atende diretamente 237 cidades, com 29 mil pontos de vendas, e indiretamente 16 cidades, com 1.600 pontos de vendas.

Toda a gestão da empresa é feita através de soluções da SAP, implementadas pela Red&White, que também é a responsável pelo gerenciamento e suporte de TI da companhia de bebidas.

Por essa razão, a Red&White acompanha de perto os processos da empresa. "Este era uma processo que demandava tempo, já que todas as informações tinham que ser digitadas, ou seja, o processo era feito manualmente", explica Francisco Clemonez Arantes, gerente de suprimentos da Coca Cola – Refrescos Bandeirantes.

A solução desenvolvida pela Red&White monitora a chegada das requisições de compras, permitindo atribuir fonte de suprimento com base em Registro Info, Contrato e Cotação. Além disso, cria a solicitação de cotação e envia o e-mail para o fornecedor em formato PDF.

O sistema ainda compara as cotações e possibilita que no ato da tomada de decisão seja possível avaliar o preço em relação à última compra, baseado em um histórico. Desta forma, proporciona melhor possibilidade de negociação com os fornecedores.

"Conseguimos melhorar o planejamento das compras e reduzir o tempo dos processos. Além de padronizar o gerenciamento, o que viabiliza análises mais eficientes no nível estratégico. Ainda temos a possibilidade de efetuar a cotação em qualquer moeda e o sistema faz a atualização do câmbio", destaca Arantes.

O desenvolvimento da solução levou cerca de dois meses. Segundo Rozimeire Bernardes, consultora funcional SAP MM da Red&White, os profissionais que atuam no setor são agora mais analistas do que compradores.

"Conseguimos transformar todo o processo manual em um único sistema e integrar as informações. Para os colaboradores ficou a função de preencher os dados, todo o resto o sistema faz", diz.

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