Agilidade de processos, segurança, confiabilidade e respostas rápidas são atributos fundamentais para o sucesso de um escritório de advocacia, ainda mais para um especializado no nicho de propriedade intelectual. Fundado há 60 anos, Daniel Advogados é um dos maiores escritórios do setor, listado em rankings globais como o The Legal 500 e IP Stars, e tem um longo histórico na adoção de tecnologia para garantir a satisfação de seus clientes. Com todos seus sistemas, processos de negócios e base histórica de dados na nuvem desde dezembro de 2018, o escritório comemora a melhoria que a solução da Amazon Web Services (AWS) trouxe.
“Comparado com nossas experiências com inovação no passado, em BPM (sigla em inglês para gestão de processos de negócios) e GED (Gestão Eletrônica de Documentos) que contaram com um certo grau de complexidade”, conta a CEO do escritório, Alicia Daniel-Shores, “mudar para a nuvem da AWS foi incrivelmente ágil, simples e sem nenhum impacto na nossa operação. Eu recomendo para todo mundo”, declara a executiva.
Um dos processos mais cruciais para o negócio é o processamento da Revista da Propriedade Intelectual (RPI), liberada semanalmente pelo INPI trazendo publicações de despachos e decisões em relação a processos de patentes, marcas e desenhos industriais. Nos primórdios, o próprio fundador do escritório, Percy Daniel, ajudava a checar os prazos e datas manualmente, algo que precisa ser feito com rapidez para garantir a concessão de importantes marcas e patentes. “São milhões de despachos e, se não acompanharmos o pagamento das taxas oficiais e publicações em geral, registros e direitos podem ser perdidos”, aponta Alicia.
Na arquitetura antes da migração para o cloud o processo era executado em um único servidor e durava quase um dia inteiro. Com ajuda do AWS e sua arquitetura elástica EC2, o mesmo processo é feito em poucas horas, trazendo um grande dinamismo para todas áreas do negócio.
Velocidade, segurança e redução de custos
Outro grande benefício obtido pela adoção da nuvem da AWS para o negócio foi na velocidade do sistema de gestão integrado do escritório. O sistema ERP utilizado, o Protheus, da TOTVS, operava inicialmente on-premise em um dos dois datacenters proprietários mantidos até pouco tempo atrás pelo escritório.
Inicialmente, o sistema foi levado para a nuvem AWS rodando na região localizada no estado norte-americano de Virgínia, resultando em alta latência de transmissão de dados e inviabilizando o uso. “A solução para o problema foi relativamente simples, pois logo no início do projeto, criamos uma rede lógica interconectando nossos escritórios, sistemas e o AWS. Dessa forma, foi muito simples migrar a aplicação para uma das Availability Zones de São Paulo. Como resultado, a performance de processamento do sistema hoje é 10 vezes melhor do que era no on-premises”, conta o head de TI do escritório, Mauro Ferraz.
A maior velocidade também foi sentida no trabalho com a base de dados histórica, com mais de 10 terabytes de dados armazenados, como aponta Ferraz. Enquanto na infraestrutura legada a carga de dados diária do BI podia levar horas para ser realizada, hoje o mesmo processo está sendo feito em alguns minutos com o AWS Aurora. “O ambiente apresentou uma performance melhor, sem a necessidade de investimentos na otimização da infraestrutura ou problemas de migração do banco de dados, o que nos rendeu ganhos em agilidade e resultados diretos nos processos internos”, relata o executivo.
Outra boa justificativa para a adoção do Cloud AWS foi o ganho de agilidade para entrega de novos projetos. Como exemplo, podemos citar o novo sistema de busca de documentos internos. Milhares de arquivos armazenados foram processados e indexados no Amazon Elastic search Service. Em uma ferramenta muito similar aos maiores buscadores da internet, é possível encontrar qualquer documento em poucos segundos. Isso trouxe um ganho considerável na rotina do escritório.
“Ao todo, a migração para a AWS trouxe uma redução de 40% nos custos de infraestrutura de TI do escritório, além de permitir que meu time possa se dedicar a projetos, o que antes era inviável”, destaca Ferraz.
A migração para a nuvem da AWS foi feita com ferramentas como o AWS Lambda para executar códigos sem provisionar servidores, pagando somente pelo uso; e o Amazon RDS, que configura, opera e escala um banco de dados relacionais em poucos cliques para ajudar na replicação dos dados.
Antes da virada para o cloud, cada unidade possuía um storage segregado para a rede local e os backups eram feitos em fitas. Com a nova arquitetura, o sistema de arquivo foi virtualizado e centralizado no cloud com ajuda do serviço AWS Storage Gateway. Além de trazer maior segurança, a migração para nuvem também foi útil para questões de compliance, uma vez que a AWS já atende regras internacionais relacionadas à proteção de dados.
“Com a utilização de tal arquitetura, reduz-se a necessidade de investimentos em hardware, uma vez que o sistema de arquivo final fica baseado no AWS S3, que possui espaço ilimitado e garantia dos dados. Se um disco local ou servidor parar, não haveria perda – bastaria substituir o hardware defeituoso e comandar um novo sincronismo”, conclui o executivo.
Outro ganho importante para o escritório foi com a segurança dos dados, com a implementação do AWS S3 Glacier, ferramenta voltada ao armazenamento e backup de longa duração de dados, com custos reduzidos para o armazenamento de documentos históricos da Daniel Advogados. A ferramenta apresenta resiliência de 99,999999999% e conformidade para cumprir com os requisitos normativos mais rigorosos de segurança de dados. O serviço é importante para escritórios na área de propriedade intelectual, uma vez que lidam com dados sensíveis e confidenciais em relação à marcas, patentes e até mesmo segredos de negócio.
