BNP Paribas adota assinatura digital para formalização de contratos de câmbio e aumenta produtividade

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Em 2005, logo após a divulgação da circular do Banco Central que regulamentava o uso da assinatura digital para contratos de câmbio, a área de TI do BNP Paribas contratou um fornecedor para desenvolver uma solução de software para assinatura digital. Depois de alguns anos, o BNP Paribas identificou a possibilidade de interrupção da manutenção do software por parte do fornecedor. A equipe de TI do banco então saiu em buscar de uma solução mais robusta e que fosse reconhecida no mercado. A escolha recaiu sobre outro fornecedor que já trabalhava com o BNP Paribas há alguns anos e possuía uma solução à altura, a QualiSign.

A solução de portal de assinatura digital foi instalada na infraestrutura do banco na modalidade de assinatura de licença de software (on premises) devido às políticas de segurança e compliance sobre transferência de dados e documentos do BNP Paribas. A partir daí foi implantado o portal e ele ficou em "rodando em paralelo", ou seja, operando simultaneamente com o antigo sistema por um período de dois meses, até que tudo estivesse funcionando perfeitamente. "Cuidados que a área de TI precisa ter sempre para garantir a qualidade do serviço e não impactar o negócio", reforça José Ricardo Oliveira, gerente de TI do banco.

Resistência cultural

Quem vive o dia a dia das empresas sabe que a formalização em papel dá muito trabalho para todos os envolvidos: clientes, diretores, procuradores e o pessoal do backoffice. É um processo moroso pela sua própria natureza, pois implica em imprimir cópias de papel, enviar remessas de documentos, controlar os contratos que ainda estão pendentes, localizar e controlar quem falta assinar, conferir assinaturas e depois armazená-los em um lugar seguro por pelo menos 5 anos. Esse é o trabalho diário do pessoal do backoffice. "Com a assinatura digital os processos melhoraram para os clientes, para o banco e para nós do backoffice", enfatiza Reynaldo Pinto Junior, gerente de backoffice da área de câmbio do BNP Paribas.

Se é tão moroso e dá tanto trabalho, porque as pessoas não mudam? "Muitos clientes estão acostumados com o processo manual, estão com foco na operação e por isso não sentem uma grande motivação para mudar para o meio digital, porém quando mudam tornam-se fãs desta tecnologia", responde Reynaldo.

Além da percepção do pessoal de backoffice, a assinatura digital trouxe agilidade para os diretores que assinam os contratos, pois além da facilidade de assinar digitalmente, o portal possui a facilidade de permitir a assinatura em lote, ou seja, assinar vários contratos com apenas uma ação de assinar, o que dá ainda mais agilidade e produtividade aos signatários.

Benefícios com a mudança

Uma das armas que o pessoal de TI do BNP Paribas utiliza para atingir esses objetivos é a inovação. Seguindo a iniciativa mundial do banco, batizada de Digital Working, que é dar a experiência digital aos clientes em todo o mundo, a área de TI implementou e consolidou o uso da assinatura digital junto a seus clientes. "Esta foi uma das iniciativas que a área de TI utilizou para proporcionar a experiência digital ao cliente, com segurança. Esta experiência transmite uma percepção de inovação, sustentabilidade e mobilidade ao cliente. Sem falar na agilidade que é excepcional. Não tem motoboy, vários contratos podem ser assinados em lote, otimizamos tempo de pessoal do backoffice e dos procuradores. O processo todo fica ainda mais seguro, pois o contrato fica sempre dentro do banco, não havendo risco de o motoboy perder o documento no caminho", afirma José Ricardo.

Com um volume anual aproximado de 37 mil operações de câmbio, o BNP Paribas já tem 35% delas assinadas digitalmente. Em 2012 este percentual era 10%. A cada ano cresce a adesão ao uso da assinatura digital. Segundo o banco, esse volume cresceu ao longo dos anos por meio da conscientização dos clientes e do esforço da área de câmbio que procura demonstrar as vantagens da assinatura digital em substituição à assinatura em papel. Os ganhos são muito expressivos, a começar pelo tempo de formalização. "O processo em papel leva em média 10 dias e no digital, no máximo em 2 dias", enfatiza Reynaldo.

A produtividade aumentou significativamente reduzindo de 90 para 15 minutos o tempo diário gasto pelo backoffice com o processo de formalização dos contratos. Além da eliminação do papel, um dos principais ganhos do backoffice foi no processo de verificação das assinaturas dos clientes. A assinatura em papel demanda muito tempo para sua conferência, enquanto que na assinatura digital não há necessidade da conferência, pois todo o processo é eletrônico, incluindo a verificação de poderes e alçadas.

O BNP Paribas tem cada vez mais reforçado o uso do meio digital. Recentemente implementou o processo digital em um novo nicho de mercado chamado middle market. Neste segmento os contratos são formalizados exclusivamente por meio da assinatura digital.

Apesar de ainda não haver números há uma percepção cristalina da área de TI e do backoffice de que existe uma redução de custo significativa para o Banco e também para os clientes. "Inovação não são só ideias. É necessário arregaçar as mangas e transformá-las em realidade, trabalhar em parceria junto às áreas de negócio e fornecedores para colhermos os resultados esperados", conclui José Ricardo.

O BNP Paribas é resultado da fusão de vários bancos em 1966 na França e começou sua trajetória de crescimento em 1999 quando obteve o controle do Paribas iniciando assim uma fase virtuosa para se transformar rapidamente em um dos maiores conglomerados financeiros do mundo. O BNP Paribas tem sua marca consolidada mundialmente.

No Brasil desde 1996, atua em diversos setores do mercado financeiro. Em suas operações de câmbio movimentou US$ 113 bilhões em 2015, resultante de mais de 80 mil operações entre mercado primário (exportação, importação e transferências para e do exterior) e interbancário.

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