Como reduzir custos em uma nova realidade econômica

Os últimos meses trouxeram mudanças drásticas em como e onde trabalhamos. Algumas pessoas podem estar ansiosas para voltar ao escritório, outras podem nunca mais voltar e muitas terão a opção de trabalho híbrido, indo para o escritório apenas quando fizer sentido.

O que não mudou para muitas empresas é a importância dos documentos em processos críticos. Os setores fortemente regulamentados e aqueles que envolvem grandes volumes de movimentação de mercadorias, como serviços financeiros, saúde e logística, continuam dependentes de documentos impressos. Seja qual for a necessidade, se um documento deve ser impresso a partir de aplicativos executados em um servidor corporativo ou de um laptop de trabalho, é vital para a continuidade dos negócios que um usuário seja capaz de acessar de qualquer local que esteja.

No novo mundo do trabalho híbrido, os empregadores precisam habilitar fluxos de trabalho de impressão e digitalização para cenários de trabalho remoto, escritório e roaming. Isso significa que eles precisam de estratégias inteligentes para gerenciamento simplificado e suporte a documentos e impressão em um ambiente de trabalho em constante evolução. O acesso é tudo no novo cenário de negócios, onde os lucros reduzidos pela pandemia precisam ser reconstruídos o mais rápido possível. A boa notícia é que é possível obter economia de custos com a abordagem certa.

Simplificando por meio da nuvem

A solução para trabalhar de qualquer lugar é a nuvem, certo? O mesmo ocorre com o setor de impressão. As ferramentas são online e os colaboradores têm, hoje, o desafio de imprimir ao trabalhar remotamente de um escritório doméstico, em qualquer outro local ou mesmo em trânsito.

Para solucionar esse problema, a primeira etapa é simplificar o serviço e a infraestrutura de TI para gerenciar com êxito todas as saídas, especialmente os documentos essenciais. Uma única solução de gerenciamento de impressão baseada em nuvem permite que as organizações descarreguem a infraestrutura física necessária para dar suporte ao ambiente de impressão, reduzir as demandas do departamento de TI interno e fornece um ambiente de impressão estável e flexível.

Nesse cenário, em vez de enviar documentos por meio de um servidor de impressão para um dispositivo de impressão designado – onde as páginas ficam à vista do público até serem recuperadas. Eles são transferidos para a nuvem, onde são mantidos em uma fila pessoal até que o usuário possa ir até o equipamento e efetuar o login ou acessar via crachá na impressora, autenticando-se como o proprietário daquela parte da saída. Isso permite que os usuários liberem documentos de qualquer dispositivo autorizado em todo um parque de impressão, onde quer que estejam.

Outro ponto importante é procurar uma solução de gerenciamento de impressão baseada em nuvem que forneça suporte total para impressão a partir de dispositivos diversos como: Mac, Windows e Chromebook, para que os funcionários possam iniciar facilmente trabalhos de impressão de um iPhone, iPad ou smartphone ou tablet Android.

Ter acesso à produção por meio da nuvem permite um controle global simples para grandes empresas e também permite a análise central de dados de hábitos de impressão organizacionais e individuais. Isso significa que os insights baseados em dados podem ser usados para melhorar os dispositivos e o resultado, bem como o impacto ambiental, sem a necessidade de hardware adicional ou envolvendo a equipe.

Reduzir o desperdício é importante. Páginas impressas que se acumulam em uma impressora e acabam sendo jogadas fora não é apenas prejudicial ao meio ambiente, mas também pode representar um risco à segurança se contiver informações confidenciais ou privadas. Quando a impressão é hospedada na nuvem, há mais controle sobre a produção, resultando em uma redução nos riscos de desperdício e segurança. Também há economia de custos ao definir cotas de usuário e grupo ou limitar a capacidade de produção. Por exemplo, desativar a impressão em cores para que não possa ser usada desnecessariamente ou reduzir o número de funcionários com acesso a dispositivos avançados de última geração na rede.

Controle do processo

Conforme as organizações respondem às mudanças nos padrões de trabalho, elas têm a oportunidade de melhorar os processos de negócios, o que, por sua vez, pode levar a uma redução bem-vinda de custos. O gerenciamento de impressão baseado em nuvem economiza gastos com hardware, pois elimina a necessidade de servidores de impressão. A ampliação também é mais econômica – basta adicionar mais dispositivos e usuários sem a necessidade de aumentar a capacidade física do servidor.

Outra área crucial do controle de custos é evitar penalidades regulatórias devido ao não cumprimento de obrigatoriedades. As melhores soluções de gerenciamento de impressão em nuvem permitirão o uso de assinaturas digitais, pesquisa, autenticação e auditoria em toda a empresa para garantir que as organizações mantenham a integridade, confidencialidade e acessibilidade dos dados, qualquer que seja o setor em que operem.

Integrações

Economias também podem ser obtidas a partir de integrações e comunicação entre processos ou sistemas. Por exemplo, poder imprimir diretamente de um aplicativo, como uma solução ERP ou software de gerenciamento de faturamento e finanças, economiza muito tempo. A capacidade de digitalizar e capturar as informações sobre recibos e extratos diretamente em um aplicativo significa que os usuários podem acelerar significativamente o processo.

Marcelo Pires, Gerente de Logística da Lexmark Brasil.