Por que a infraestrutura de impressão deve fazer parte do seu plano de continuidade de negócios?

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Todos os tipos de circunstâncias inesperadas, desde falhas no sistema e interrupções da cadeia de suprimentos até crises globais, podem desencadear a ativação de um plano de continuidade de negócios. Mesmo antes da pandemia do Covid-19 mudar nosso ambiente de trabalho, muitos já estavam pensando em como expandir seus planos de continuidade de negócios para incluir uma política de home office para atender às necessidades e expectativas dos colaboradores. Uma pesquisa de 2019 do International Workplace Group indicou que 61% das empresas globais já permitem que sua equipe trabalhe em casa até certo ponto. No entanto, a rapidez e a duração do isolamento social surpreenderam muitos, destacando a necessidade crítica de um plano de ativação simples e claro.

Inevitavelmente, há alguns elementos dos locais de trabalho que podem ser mais facilmente transferidos para um ambiente remoto do que outros; laptops e telefones são simples, impressoras menos. Uma mudança repentina para o home office, no entanto, não significa que os funcionários não precisem mais imprimir documentos para uso no mundo físico. Logística, supply chain e indústrias altamente regulamentadas que trabalham com produtos no mundo real (ao invés de virtual) precisam de documentos físicos.

Ao planejar como gerenciar um negócio por meio de interrupção, a infraestrutura de impressão e digitalização pode não ser a primeira da lista a considerar – mas pode ser vital para as operações.

Impressão na nuvem

Uma solução eficaz de gerenciamento de impressão baseada em nuvens pode permitir que os usuários imprimam e gerenciem seus documentos de quase qualquer lugar. A nuvem garante que não haja necessidade de localizar ou escolher uma impressora primeiro. O trabalho de impressão pode ser iniciado a partir de onde o usuário estiver, e pode ser impresso pelo usuário quando estiver em um dispositivo. Para simplificar, o sistema de gerenciamento de impressão deve poder receber trabalhos de impressão por e-mail.

O principal benefício dessa abordagem é a capacidade de liberar saída com segurança em qualquer impressora habilitada para impressão quando ela se adequar ao usuário. No ambiente atual, isso pode significar quando ninguém está no escritório ou quando as diretrizes de distanciamento social podem ser observadas. Isso também reduz o consumo de papel, pois os usuários imprimem apenas o que precisam, economizam tempo e evitam olhares indiscretos nos documentos deixados para trás em um dispositivo, para aumentar a segurança.

Mover a infraestrutura de impressão para a nuvem também permite a impressão móvel. Uma força de trabalho remota não significa necessariamente trabalhar em casa, mas também pode significar trabalhar em um café, aeroporto ou no exterior a negócios. A impressão móvel pode funcionar como a impressão de mesa e fazer parte de uma infraestrutura de impressão estável e comprovada, pronta para qualquer situação que desencadeie seu plano de continuidade de negócios.

Os melhores fornecedores terão SLAs para garantir que os usuários tenham uma experiência de impressão comum nos sistemas operacionais móveis.

Suporte remoto

Pode parecer óbvio, mas quando um plano de continuidade de negócios é ativado para um desastre, crise global ou outro tipo de evento, o serviço no local geralmente é simplesmente impossível. Isso significa que é essencial ter um pacote de serviço e suporte que pode ser entregue sem que um provedor coloque os pés onde seus funcionários estão.

O suporte ao idioma local no final de um telefone é um bom começo. Da mesma forma, o streaming ao vivo de smartphones pode permitir que os funcionários mostrem com segurança a um agente de suporte, em tempo real, qualquer problema que estejam enfrentando. O suporte que faz uma diferença real, porém, é aquele que passa despercebido ou pega uma falha antes de causar um problema. As melhores soluções de gerenciamento de impressão baseadas na nuvem permitem que a TI monitore e relate remotamente o uso do dispositivo de saída até o nível do usuário, independentemente da origem do trabalho de impressão. O rastreamento dessas tendências subjacentes significa uma tomada de decisão mais esclarecida sobre toda a infraestrutura de impressão e fluxo de trabalho. Quando os controles são necessários, as cotas podem ser atribuídas pelo usuário ou grupo para limitar a impressão em cores ou a atividade total de saída.

De volta ao escritório

Quando se trata de retornar ao escritório – seja de uma só vez ou adotando uma abordagem híbrida com alguns no escritório e outros em casa –, empresas e organizações fariam bem em avaliar remotamente o status de sua frota atual primeiro – da mesma maneira que poderiam com outras partes de uma rede. Essa é uma precaução sensata para garantir que aqueles que precisam acessar os recursos de impressão possam acessá-los normalmente. Se um modelo de ambiente de trabalho for alterado a longo prazo, a implantação da infraestrutura baseada em nuvem significará que a empresa poderá tomar decisões orientadas por dados para ajudar a otimizar a economia de custos no futuro e oferecer visibilidade na borda para automação avançada e transformação digital no futuro.

Manutenção da continuidade da impressão

A pandemia atual sublinhou a necessidade de uma infraestrutura de TI forte que possa funcionar tão remotamente quanto em pessoa – e que possa ser acionada instantaneamente. Com a infraestrutura de impressão, isso significa mudar para a nuvem, garantindo visibilidade remota e utilizando recursos flexíveis de gerenciamento de saída. A impressão é uma área que historicamente tem sido desviada do principal investimento em transformação digital. No entanto, para as organizações que não conseguem manter todo o trabalho no mundo virtual, investir em inovação como parte de um plano de continuidade mais amplo hoje ajudará a tornar seus negócios mais resilientes a futuras interrupções.

Claiton Camargo, channel sales & managing director da Lexmark Brasil.

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