União Química integra sistemas e aprimora gerenciamento de documentos

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A União Química, um dos 10 maiores players da indústria farmacêutica em todo o Brasil, integrou seu ambiente de gestão de negócios com o SoftExpert Excellence Suite (SE Suite), uma plataforma de soluções corporativas para gestão, aprimoramento de processos e conformidade regulamentar. Hoje a ferramenta gerencia processos e mais de 3.000 documentos na organização. Com ganhos operacionais e aumento na produtividade, a empresa planeja implantar a plataforma em todas as suas operações até o fim de 2016.

Com capital 100% nacional e contando com mais de 3.500 colaboradores, a União Química sentiu a necessidade de realizar o nivelamento de sua gestão de documentos, desvios, controle de mudanças e outros processos relacionados à qualidade após a aquisição da fábrica de Taboão da Serra (SP) da farmacêutica suíça Novartis.

A União Química não tinha um sistema de gestão de documentos instituído. Já a fábrica de Taboão da Serra possuía processos maduros que poderiam ser implantados nas demais unidades, mas que eram muito dispendiosos por não serem automatizados. A solução foi adotar o SE Suite da SoftExpert e implementar a ferramenta para a gestão integrada dos sistemas em conjunto com o ERP.

De acordo com o responsável pela divisão de Governança Tecnológica da União Química, Leonardo Pereira Pedrozo, a plataforma otimizou recursos e melhorou a gestão de processos da empresa. "O SE Suite nos ajuda a resolver necessidades muito ligadas a atual situação econômica do país, resolvendo questões de forte apelo financeiro, automatizando procedimentos e aumentando a eficiência da nossa operação, o que gera, além de ganhos operacionais, redução de custos. Além disso, uma das maiores vantagens é o controle e segurança dos documentos, rastreabilidade e com uma incrível facilidade para busca de registros e documentos, que era uma demanda de todas as áreas da empresa".

"O SE Suite é o que chamamos de plataforma cross-areas, que permite otimizar, automatizar e fortalecer os processos de negócio de diferentes setores e de forma integrada. Ou seja, todas as aprovações eletrônicas, indexação e rastreabilidade dos documentos são realizadas através da ferramenta", afirma Pedrozo.

Hoje, a solução já atende áreas como o Desenvolvimento Humano Organizacional e a Garantia da Qualidade em diversas unidades da União Química. A companhia customizou seu fluxo processual por completo utilizando o SE Process e o SE Workflow, controlando as atividades de treinamento de pessoal, solicitações de desligamentos e no aumento de quadro funcional. Todos os processos operacionais de Recursos Humanos estão usando workflows via SE Suite.

Além dos módulos de gestão de documentos, recentemente foi implementado o módulo de Business Intelligence, assim como os módulos de Gerenciamento de Treinamento, Auditoria e Workflow do DHO. O plano é implantar estes processos em todas as unidades da União Química ao longo deste ano.

Para 2016, estão previstas expansões de uso do sistema também para o departamento jurídico. O setor tem demandas internas de gerenciamento de workflows para contratos, que também serão customizados para atender as necessidades específicas do setor, com as aprovações nos momentos certos e acompanhamento de indicadores.

"A ideia é ir avançando rapidamente na padronização dos processos da corporação para todos os setores. A aplicação do SE Suite no suporte às operações do Sistema de Qualidade da União Química vem permitindo a automatização das rotinas em todas as suas unidades industriais e empresas coligadas", revela Pedrozo.

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