Com o objetivo de gerenciar as atividades de viagens foi desenvolvida a solução toOdo, um sistema de gestão de informações pensado nas empresas e com a interface e a usabilidade direcionadas ao usuário. Um dos sócios é Edson Gonçalves, que atuou por 20 anos na áreas de vendas da catarinense Senior, sentia problema, para o qual a ferramenta foi especificada. “Nós entendemos que o processo que envolve desde a cotação até a prestação de contas é muito complexo, mas não precisa ser complicado”, afirma.
Já com as melhores cotações para cada viagem, o processo é enviado para um aprovador, que pode sugerir alterações ou confirmar as opções do viajante. Com a confirmação, as passagens são emitidas e os comprovantes autorizados.
Gelson Walker, também sócio do toOdo, que trabalha há mais de uma década com agenciamento de viagens corporativas, acredita que é possível atender de maneira completa qualquer segmento. “O objetivo da solução é atender empresas que têm a necessidade de que seus colaboradores viajem, independentemente de ser uma indústria ou uma prestadora de serviços”, conclui.
Prestação de contas
Edson explica que outro ponto preponderante para quem viaja é o adiantamento dos valores para as despesas e a prestação de contas. “É uma das etapas de qualquer viagem corporativa que toma mais tempo. Juntar as notas, preencher formulários e entregar os relatórios é uma atividade que não agrega valor ao serviço da empresa e reduz os índices de produtividade”, comenta.
Por meio do toOdo, enquanto está no aeroporto, no táxi ou em momentos de ociosidade, através de um aplicativo mobile o viajante pode fotografar as notas e iniciar o lançamento das despesas. E também tem todas as informações da sua viagem de maneira simples e rápida, sem precisar imprimir check-ins de voos, hotéis ou reservas de veículos. Os dados sobre os gastos realizados até então podem ser acompanhados em tempo real pela empresa.
