A rotina dos profissionais que trabalham na área financeira das empresas é sempre muito intensa, especialmente nas grandes corporações. O volume de transações feitas diariamente gera um enorme banco de dados que, se não estruturado adequadamente e de forma inteligente, pode impactar futuramente na decisão de líderes e nos resultados de qualquer negócio.
A informação fiscal passa por um fluxo que se inicia já na recepção da nota fiscal, na sua validação, lançamento do documento e classificação em um sistema até a apuração dos relativos impostos e pagamentos de tributos devidos, sem contar os esforços para buscar possíveis pendências fiscais, e muito mais.
Transformando dados em inteligência para área financeira
Após organizar todos esses dados, muitos gestores desconhecem o potencial de transformá-los em inteligência para a área financeira da empresa. Contar com dados à mão, certamente pode fazer toda a diferença aos gestores na hora de tomar uma decisão emergencial ao negócio.
Para isso, a dica é gerar relatórios fiscais automatizados capazes de apoiar essa estruturação e, assim, acelerar a produtividade da organização como um todo. A seguir, acompanhe algumas dicas para a construção desses relatórios.
Automatize relatórios de atividades fiscais internas – Os profissionais da área fiscal certamente desempenham atividades específicas, porém devem estar alinhadas com as metas globais da companhia. Adotar uma ferramenta para acompanhar o desempenho dessas atividades, de forma automática e estrutura, ajudará muito a equipe a produzir mais e a obter mais visibilidade sobre os resultados da área. Além disso, será possível minimizar erros, retrabalhos e desinformação. Após mapear as tarefas de cada pessoa da área, há ferramentas (como Toggl, Trello, Runrun.it e TeamWork) que oferecem versões gratuitas e podem ser utilizadas para estruturar esse fluxo de atividades em um relatório automatizado, a ser retroalimentado pelos próprios profissionais.
Automatize relatórios de entregas de impostos
O Brasil é um dos países mais complexos, quando o assunto é tributação de impostos sobre bens, produtos e serviços. Por isso, sua apuração não é uma tarefa simples e fácil. A tecnologia nunca trouxe tantos benefícios na hora de elaborar relatórios fiscais, a partir de informações sobre entregas de impostos. Há sistemas que emitem alertas sobre datas de pagamentos e que, com isso, minimizam falhas ou mesmo previnem a empresa contra o pagamento de multas elevadas, devido a não liquidação dos impostos devidos. Pode-se ainda utilizar o “Google Alerts”, para receber avisos via e-mail sobre eventuais mudanças na legislação ou alertas sobre datas de recolhimentos de impostos.
Automatize a gestão de tempo das atividades fiscais – Para evitar retrabalhos e direcionar esforços às tarefas fiscais que são, de fato, prioridades, bem como obter mais visibilidade da produtividade da equipe, a dica é criar relatórios automatizados das atividades fiscais e horas dedicadas a cada uma delas. Assim como temos aplicativos no celular que monitoram os nossos acessos e tempos gastos navegando em redes sociais, em sites, envio de e-mails, também é possível saber o tempo gasto em tarefas como: consulta de notas fiscais, lançamentos e classificação de documentos, apuração de impostos, entre outras. Há soluções que capacitam as empresas na otimização do tempo gasto com processos e automação de tarefas fiscais. Neste caso, os gestores poderão rever atividades, a princípio desnecessárias e que consomem muito tempo para, então, redirecionar esforços às atividades que realmente vão agregar valor e elevar a produtividade do negócio.
Automatize relatórios de notas fiscais
Aqui, a tecnologia pode ajudar as empresas, especialmente as maiores, a estruturar um relatório automatizado baseado no fluxo de informações provenientes da emissão de notas fiscais, seja de produtos recebidos ou vendidos, serviços, etc. Dentre alguns dados que podem ser organizados via esse relatório automatizado estão os de frete, peso, código de barras, tributos liquidados, pagamentos a fornecedores, giro de estoque, entre outros. Existem ferramentas para estruturação granular, gestão e o compartilhamento desses dados fiscais dentro da organização.
Portanto, contar com relatórios fiscais automatizados, torna possível o mapeamento e otimização de custos e tarefas, além da obtenção de insights que vão apoiar tomadas de decisão dos gestores. Tudo, a partir de um simples clique. Assim, estratégias mais eficientes podem surgir com a missão de elevar a competitividade das companhias e disponibilizar novos recursos de investimentos para expandir os negócios.
Isis Abbud, cofundadora e COO da Arquivei.
