A Fresenius Medical Care, que se destaca no tratamento de diálise, implantou um sistema desenvolvido pela Veratis para recepção da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), com manifestação do destinatário, que funciona integrado ao software de gestão empresarial (ERP) SAP.
Dessa forma, a empresa garante a conformidade com as exigências do Fisco, para que os documentos fiscais eletrônicos sejam armazenados em meio digital e não apenas a nota fiscal, mas principalmente o arquivo XML, que tem validade legal.
“A implementação da nova solução representava um grande desafio, pois o Grupo Fresenius no Brasil é composto por três empresas com um alto volume de notas fiscais por mês. O processo não poderia causar nenhum impacto negativo em nenhuma parte da operação dessas empresas”, explica Thiago de Oliveira, coordenador Fiscal da Fresenius Medical Care.
Antes do projeto, a Fresenius checava o recebimento do XML através do e-mail e, posteriormente, fazia o lançamento direto no SAP, sem um vínculo definido entre o XML e a nota fiscal.
Além disso, o armazenamento dos arquivos não possibilitava a busca dos arquivos por data ou fornecedor, por exemplo, o que poderia gerar um grande trabalho no momento de uma fiscalização.
A nova resolução representava uma grande mudança, pois o processo teria que passar por mais duas etapas antes do registro final: entrar na caixa de e-mail e procurar o XML e, em seguida, entrar no site da Secretaria da Fazenda e consultar se a nota estava válida.
A solução da Veratis utiliza um módulo de entrada automática através do sistema de mensageria e um monitor de recebimento de documentos fiscais dentro do próprio SAP.
É feito um pré-lançamento da nota já na portaria e depois o recebimento é confirmado pelo almoxarifado. A entrada da nota fiscal agora passa por três etapas: central de recebimento, almoxarifado e setor fiscal.
“O principal benefício é que eu tenho a verificação do documento fiscal antes mesmo do caminhão entrar com a carga. Eu não trago problemas para dentro da empresa”, afirma o Thiago. “A qualidade aumentou, pois agora temos certeza de que tudo que entrou na empresa está correto.”
Segundo Fernando Lino, diretor de Negócios da Unidade SAP ECC da Veratis, o Grupo Fresenius foi pioneiro em adotar a nova versão da solução desenvolvida pela Veratis.
“Agora toda a área fiscal está em conformidade com as novas exigências legais. A nova versão da solução da Veratis proporciona a manifestação do destinatário, confirmação do recebimento de dentro do ERP SAP e a comunicação online com o SAP para consulta do documento na Secretaria da Fazenda.