Cada vez mais empresas estão buscando soluções que agilizem os processos e reduzam os custos. Desde 2006, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) mudou a forma de gerar um documento fiscal através da tecnologia, permitindo o cruzamento de dados de emissão e recebimento com as Secretarias da Fazenda (Sefaz). Porém, sua utilização vai além do combate à falsificação e às chamadas "notas frias".
Entre suas vantagens estão a diminuição dos custos de impressão e do tempo de revisão de processos, o aumento da agilidade na emissão e recebimento e, principalmente, a veracidade das informações.
Os desafios de implantar a NF-e são a falta de padronização dos cadastros e a existência de caracteres especiais que causam rejeição de documentos emitidos e retrabalho, a necessidade de mudanças de processos fiscais impactando em práticas operacionais (fiscal x vendas), o aumento do volume de dados a serem armazenados e a revisão das estruturas de cadastros de produtos, insumos e mercadorias para aplicar procedimentos uniformes.
O uso de uma solução de NF-e é necessário, além de ser uma forma de investimento, uma vez que reduz a mão-de-obra operacional e otimiza o tempo de análise dos resultados, diminuindo irregularidades fiscais e padronizando os sistemas. O software efetua todo o controle para geração do xml, assinatura eletrônica, e o monitoramento (acompanhamento online) da situação de uma ou mais notas fiscais, como também efetua a impressão do DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que é utilizado para acompanhar o transporte da mercadoria.
Certamente, um dos grandes passos para o futuro da NF-e será utilizar a tecnologia wireless para agilizar a entrega de mercadorias, com a instalação de um dispositivo "Sem Parar" nos caminhões, como o dos pedágios, para fazer a leitura das informações e cruzar os dados entre a NF-e e o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
Com o apoio do Governo, das empresas e da sociedade, a Nota Fiscal Eletrônica segue na direção de atingir a tão esperada Reforma Tributária brasileira, em que as relações comerciais poderão ser mais transparentes e justas, trazendo um salto qualitativo às operações envolvidas.
Diante de tantos desafios, é necessário planejar e criar procedimentos para uso dos formulários de segurança (utilizados em situações de contingência), aumentar e melhorar a sinergia dos processos, preparar a base de dados para o SPED Fiscal, revisar os processos e correções de gaps antes da implantação de uma solução, verificar previamente a autorização para emissão de NF-e em todos os estabelecimentos, fazer a interface com a web, gerar arquivos com certificação digital e ser capaz de transmitir utilizando protocolo de segurança, possibilitando impressão em caso de contingência.
Leandro Passarelli é gerente de projetos da Alliance Consultoria, empresa provedora de soluções e serviços para as áreas fiscais
