Qual é a verdadeira função do escritório de projetos (PMO)?

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Para os mais desavisados aqueles que leram algum encarte ou participaram de uma palestra sobre gerenciamento de projetos, a função principal do PMO é a de fiscalizar o andamento da execução das atividades com plenos poderes para punir quem não estiver executando as suas determinações.

É da natureza humana a aversão ao controle e a punição, com isso torna-se previsível qual será o resultado da maioria dos projetos que são conduzidos tendo um escritório de projetos com o poder de fiscalização e punição, grandes fracassos com buscas infindáveis dos culpados.

Existem dois outros modelos ambos com resultados positivos, o primeiro fornece informações continuamente sobre o andamento do projeto para o gerente tomar as decisões, nesse caso ao invés de punir ele auxilia na tomada de decisão, podemos utilizar o exemplo do painel do carro e o motorista, durante uma viagem quem conduz o veículo é o motorista, porém quem fornece todas as informações sobre o caminho e o estado geral do veículo é o painel, ao motorista cabe tomar as decisões baseada nas informações do painel.

Outra maneira de implantar um escritório de projetos é como centro de excelência, sua missão é a de disseminar as melhores práticas, treinando e reciclando os times dos projetos, guardião das informações das lições aprendidas tanto dos projetos internos como dos externos, utiliza a grande experiência dos responsáveis pelo PMO para levar o máximo de conhecimento aos times com o objetivo de minimizar os riscos e maximizar o sucesso.

O modelo mais recomendado e mais difícil de ser implantado é o que consiste em mesclar o segundo com o terceiro exemplo, onde o PMO fornece as informações atualizadas sobre o projeto e paralelamente transmite novos conhecimentos que ajudará o time do projeto a ter sucesso na condução e entrega dos produtos.

Muitos devem estar se perguntando: se é melhor e com melhores resultados para todos porque na maioria das empresas implementam o modelo de fiscalizar e punir?

A resposta é muito simples, da mesma maneira que a fiscalização de transito prefere punir ao invés de educar, os gestores do escritório de projeto em sua maioria também preferem a punição como forma de gestão, afinal dá muito trabalho e é preciso muito conhecimento para fazer as coisas da melhor maneira baseado em casos de sucesso e utilizando-se das melhores práticas.

É necessário o envolvimento da alta administração, de mudança de processos, muito treinamento e o envolvimento de todos, bem diferente do modelo punitivo onde ninguém se envolve e o grande objetivo é encontrar e punir quem não está cumprindo o que foi determinado, mesmo que o que foi determinado seja absolutamente impossível de ser realizado.

Alberto Parada, co-fundador do Descomplicado Carreiras (Sistema de orientação de carreira), Colunista e Palestrante especializado em carreiras, atua há mais de 25 anos como executivo no mercado de tecnologia em empresas como: Sênior, IBM, Capgemini, Fidelity, Banespa, e mais de 12 anos como Professor Universitário no Lassu-USP FAAP e FIAP. Formação em administração de empresas e análise de sistemas, com especialização em gerenciamento de projetos e mestrando em Gestão de Negócios pela FIA, voluntário no HEFC hospital de retaguarda para portadores de Câncer.

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