Durante os seus 60 anos de história, o Complexo Hospitalar Edmundo Vasconcelos reuniu um grande acervo de informações sobre doenças, procedimentos, consultas e histórico de pacientes, que não pode ser desprezado, nem mesmo em tempos de tolerância zero ao uso de papel. Para manter essas informações, economizar espaço e dar agilidade a novos procedimentos médicos, a instituição decidiu digitalizar todas essas informações. A partir deste mês, e pelos próximos 14 ou 15 meses, toda a documentação, com registros em papel e outras mídias, passará por um processo de digitalização.
O gerente-executivo responsável pela área de tecnologia do Complexo Hospitalar Edmundo Vasconcelos, Osmar Antonio dos Santos, estima que 60 milhões de documentos passe pelo processo, organizado em fases e por prioridade de atendimento. "Durante os 60 anos de história do hospital, criamos um grande acervo para o prontuário eletrônico, e não poderíamos perder tudo", diz.
Diante da constatação de que não haveria outra saída aos documentos senão a digitalização, Santos conta que a equipe de TI do hospital buscou tecnologia e parceiros para transportar todo o conteúdo. Encontrou a Cast Informática e a solução OnBase, da Hyland. A tecnologia consiste em um conjunto de aplicativos para gerenciamento de conteúdo empresarial, que utiliza a mesma base de códigos, interface, repositório e módulos de segurança e administração. Por meio da instalação de um único conjunto de aplicativos para cumprir com os vários requisitos de organizações, custos administrativos e gastos com treinamentos são reduzidos e a recepção por parte do usuário final é acelerada.
"Nosso objetivo é transformar tudo em um conteúdo digital, para que o médico, quando estiver evoluindo com um paciente e sentir a necessidade de consultar o seu histórico, não tenha que consultar diferentes mídias", frisa Santos.
O projeto foi iniciado há um ano – com a escolha, instalação e teste de sistemas. Posteriormente, a equipe desenvolveu um modelo logístico para enviar a informação ao parceiro e digitalizá-la em um tempo de não prejudique o atendimento ao paciente. Por meio da ferramenta Vieware, dados estruturados e não estruturados poderão ser acessados por médicos e outros profissionais a partir de qualquer ponto do Hospital Edmundo Vasconcelos. "Eles serão organizados de forma que o médico tenha flexibilidade para consultar as informações de que necessitar para tomar decisão. A solução nos dá a possibilidade de busca e indexação de arquivos", complementa.
Segundo Santos, a digitalização vai seguir a agenda de atendimento. "Para o atendimento de clientes que não agendaram a consulta previamente, temos um acordo de nível de serviço de 24 horas", explica. A solução, segundo ele, vai permitir ao Hospital reduzir o espaço para a guarda de papel e ganhar agilidade de acesso à informação.
Atendimento ágil
Além da agilidade propiciada pela digitalização dos documentos, o Complexo Hospitalar Edmundo Vasconcelos vem se destacando pela utilização da tecnologia a serviço do cliente. A instituição foi uma das primeiras a investir no uso da internet e celular para a prestação dos mais variados serviços.
Nos últimos três anos, cerca de R$ 7 milhões foram destinados a projetos que facilitam a vida dos clientes, evitando gastos de tempo e recursos. A instituição instalou um amplo sistema de gestão, atualizou a tecnologia utilizada pelo pelo call center e pelo atendimento ao cliente até chegar ao atendimento ao cliente no prontuário eletrônico.
Esses projetos foram desenvolvidos por um grupo misto de profissionais, sendo a concepção uma responsabilidade da equipe interna e o desenvolvimento feito por terceiros.
"Toda a infraestrutura computacional dos apartamentos utiliza uma rede paralela à rede corporativa, para garantir a segurança. É uma rede voltada aos pacientes", explica Santos.
Lembrete eletrônico
O autoatendimento, que permite o agendamento de consultas pelo site do hospital é outro serviço que se destaca. Implantado em 2000, responde atualmente por 30% das consultas marcadas na instituição. O procedimento é simples. Basta inserir os dados pessoais, escolher a especialidade médica e agendar o dia e horário para a consulta. Para concluir, o cliente imprime um número de protocolo, que é a sua garantia do agendamento.
Também pelo site, os clientes podem ter acesso ao resultado dos seus exames realizados no laboratório de análises clínicas. Para isso, é preciso clicar dentro do campo Serviços Online em resultados de exames e colocar usuário e senha. Outra facilidade que o hospital oferece para o cliente é o aviso pelo celular de exames laboratoriais que ficaram prontos e lembretes sobre exames já agendados.
Para quem está internado, o serviço de Televisita se mostra um atrativo à parte. Uma visita virtual, em ambiente interno próprio e seguro, atende aos 120 apartamentos do hospital. Pelo sistema, gratuito, é possível visitar virtualmente um paciente internado. Basta entrar no site do hospital, clicar no campo Televisita e digitar o nome do paciente e o número do apartamento. O paciente internado recebe a solicitação e tem a opção de aceitar ou não a visita, que pode ser por meio de vídeo, de áudio ou de chat via internet. Caso não possa atender, o recado fica registrado.
A Televisita é uma evolução do serviço de internet que, desde 2000, está disponível em todos os apartamentos para uso do paciente e do acompanhante. Além de disponibilizar um terminal por apartamento, com navegação rápida, gratuita e sem limites, permite que o cliente utilize o computador pessoal pela rede Wi-Fi.
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