Gestão da informação a serviço do negócio

0

Todas as companhias, independentemente da área de atuação, já podem armazenar e organizar documentos e ativos digitais com segurança e ainda assim garantir a facilidade de localização dessas informações. Para isso, a captura, digitalização e indexação de documentos, sejam eles físicos ou os que já foram criados digitalmente, são os primeiros passos do processo que podem apoiar as empresas no desafio da gestão da informação a serviço do negócio.

Existem ferramentas, como o ECM (Enterprise Content Management), que dão suporte às empresas nestes desafios, pois garantem agilidade na recuperação de documentos, localização e manuseio rápido de dados e segurança por conta de controle de acesso por usuários. E o gerenciamento dessas informações, atualmente, é um processo fundamental para a tomada de decisões.

Com isso, mais do que a digitalização de documentos, o entendimento das reais necessidades do mercado, a gestão da informação e o uso da tecnologia têm papel fundamental atualmente. A tecnologia, quando é utilizada corretamente, traz inovação e faz com que as informações relevantes que constam no papel gerem inteligência e melhorem a experiência do usuário

Cinco elementos imprescindíveis para que se tenha uma gestão da informação completa e assertiva:

Captura, digitalização e indexação da informação

Para os documentos em papel o processo inclui a captura, digitalização e indexação. Já os documentos que já nasceram digitais, partem da indexação. Daí em diante, os dados são gravados em servidores que permitem que os dados fiquem armezenados com alta segurança e disponibilidade além da facilidade da nuvem.

Software customizado que atende às necessidades de áreas como RH, Logística e Contabilidade

Ter um software específico que atenda às necessidades de cada segmento é imprescindível para que a gestão da informação se torne parte do cotidiano de uma companhia e seja um agente facilitador. Este sistema pode ser desenvolvido, de acordo com o desafio de negócio de cada empresa atenda as áreas como RH, Logística e Contabilidade, com facilidades como agregar Folha de Pagamento e Inventário, integração com sistema ERP e controle de notas e operação, bem como captura de notas fiscais e recibos.

Guarda física dos documentos

Apesar da crescente digitalização, no Brasil ainda existe uma série de transações que exigem documentos em papel e que precisam ser armazenados. Levando em conta este cenário, é fundamental contar com uma solução que faça com que todas as informações estejam armazenadas com segurança e respeitando as regras de compliance.

Guarda digital

Mas onde guardar todo esse volume de dados? O armazenamento digitalizado, seja em uma nuvem ou data center, por exemplo, é necessário para assegurar o sigilo e a segurança das informações. Neste caso, é imprescindível contar com um parceiro com uma infraestrutura robusta que garanta segurança, alta disponibilidade e flexibilidade de uso, caso não tenha uma própria.

Auditoria, inventário e organização

O primeiro tópico para o gerenciamento completo dos dados documentais de uma empresa é a organização deste material. Mas não apenas ordená-los, é preciso torná-los localizáveis com agilidade e segurança. Neste caso, uma política de compliance aliada a uma solução de segurança assegura que não será um ponto fraco de seu negócio.

Além de metodologia e soluções que permeiem as necessidades, é preciso encontrar um parceiro que possua soluções de ponta a ponta no processo como um todo. Desta forma, não será preciso gerenciar muitas empresas para fazer a gestão da informação.

Norberto Tomasini, diretor de Negócios Digitais da TIVIT.

DEIXE UMA RESPOSTA

Por favor digite seu comentário!
Por favor, digite seu nome aqui

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.