O arquivamento fiscal é uma funcionalidade que deverá estar presente na maioria das organizações em um curto período de tempo. Por que essa afirmação é válida? Na realidade fiscal brasileira, os órgãos do governo exigem que as empresas entreguem vários tipos de obrigações, como a Nota Fiscal eletrônica, SPED, entre outras. Essas obrigações devem ser armazenadas por um determinado período de tempo, que é variável de acordo com a exigência legal e pode sofrer um processo de auditoria pelo governo no decorrer de, pelo menos, cinco anos após entrega.
Hoje, a maioria das empresas não arquivam seus dados fiscais e, por isso, são penalizadas em vários aspectos, como no aumento do TCO (custo total de propriedade) — que nada mais é que uma estimativa financeira para avaliar os custos de um bem, por exemplo, na performance da aplicação e no tempo de execução de atividades administrativas da aplicação, entre outros aspectos. Mas, se as empresas não tem o hábito de arquivar, o que elas fazem com as informações fiscais? Simplesmente mantêm os dados no ambiente produtivo ou em alguns casos duplicam este ambiente, elevando assim o custo de manutenção da aplicação.
Como podemos resolver os problemas citados acima: TCO, performance e tempo de execução de atividades administrativas na aplicação? Você pode ter pensado: fácil, implementamos uma ferramenta de arquivamento de mercado. Porém, o caminho não é tão fácil quanto aparenta. Para ilustrar melhor o cenário: quando ocorre o processo de auditoria do governo nas obrigações, essas devem ser entregues para o auditor no último layout disponibilizado pelo governo, ou seja, é preciso reprocessar a obrigação e entregar para o auditor no tempo determinado.
Em cenário factível para questão de arquivamento, uma empresa fez um arquivamento de um dado do ano de 2009 e, agora, em 2014, ela está sob auditoria do governo federal de uma obrigação X. Entretanto, o layout desta obrigação foi modificado algumas vezes entre 2009 e 2014. Ou seja, existem modificações em programas e nos atributos do banco de dados. Para que se possa gerar a obrigação no modelo atual, os dados de 2009 devem estar compatíveis com a base de dados atual (2014) e os programas que geram a obrigação também deverão conter essas informações.
Em breve pesquisa sobre as aplicações de arquivamento de mercado, constata-se que há algumas disponíveis no mercado. Normalmente, essas soluções funcionam da seguinte forma: os dados selecionados são armazenados em um outro banco de dados ou em file system. O detalhe deste arquivamento é que os dados ficam congelados, ou seja, todas as alterações sofridas no ambiente não serão refletidas no arquivamento.
Com isso, temos um problema: se esse dado do arquivo vier a sofrer auditoria, como é possível atualizar a informação com todas as mudanças ocorridas na sua base de dados entre o período Z de tempo? Outra pergunta pertinente neste ponto é: qual a garantia que o dado armazenado será restaurado com sucesso e se conseguirá atualizar os atributos de banco de dados?
Resumindo, a quantidade de alterações realizadas nas aplicações no decorrer de períodos é algo recorrente, por isso é preciso que as áreas de pesquisa e desenvolvimento das companhias de TI ajudem a comunidade fiscal na questão do arquivamento dos dados, pois o armazenamento destas informações no ambiente produtivo traz consequências negativas para o negócio fiscal como um todo.
*José Freire Neto é gerente de pesquisa e desenvolvimento da Divisão de Aplicativos da Sonda IT.
