O Colégio Luiz de Queiroz – CLQ, instituição educacional de cursinho preparatório e colégio, da educação infantil ao curso preparatório, para remodelar o relacionamento entre professores, alunos e pais, inicialmente, aderiu ao Portal Online, ferramenta que permite o acesso de pais e alunos às suas notas, faltas e ocorrências. Em seguida levou a tecnologia à palma das mãos dos professores e alunos dentro das salas de aula. Para isso, o colégio implementou o Totvs Educa Mobile, solução com amplo escopo de funcionalidades que proporcionam às instituições de ensino uma interface transparente de troca de informações por meio de dispositivos móveis.
A tecnologia é compatível com qualquer plataforma operacional, seja iOS, Android, Windows Phone, entre outras, e pode ser acessada em diferentes formatos de tela e dispositivos. Os serviços que são acessados pelo portal passam a estar disponíveis para alunos e professores também por meio de smartphones e tablets, com uma interface projetada especificamente para esses aparelhos, visando melhorar a experiência de uso da solução. Entre as funcionalidades estão o quadro de avisos acadêmicos e financeiros responsável, por exemplo, por emitir alertas ao aluno caso o seu percentual de frequência nas aulas esteja próximo ao limite permitido pela instituição e a agenda do aluno, que permite a visualização das aulas do dia, das lições de casa, das datas de avaliações e de entregas de trabalhos e dos períodos de matrícula. Além disso, a consulta de notas, os planos de aula, o quadro de horários com sala e disciplinas cursadas e a consulta sobre o andamento de solicitações realizadas, além do extrato financeiro, também podem ser acessadas pelo Educa Mobile.
Outro recurso bastante interessante é o controle de chamada de alunos. Quando a chamada é feita de forma tradicional, com anotações em papel, há a necessidade de um procedimento operacional para fazer a transcrição das informações. Já com o apoio da tecnologia, o professor faz a chamada e registra a presença do aluno no dispositivo móvel. Em operação no CLQ desde janeiro de 2015, a tecnologia proporciona a alunos, pais e professores o acompanhamento, em tempo real e via dispositivos móveis, de todas as informações acadêmicas.
"O ganho é imensurável. Eram constantes as reclamações do corpo docente em relação ao tempo gasto com tais ações operacionais. Dessa forma, além de modernizarmos a relação do colégio com pais e alunos, permitimos aos nossos professores otimizar o seu trabalho e utilizar essas horas de forma mais produtiva", comenta Cleber Souza, gestor de TI do CLQ.
Projeto
Para chegar a esse nível de gestão, o CLQ precisou, antes, organizar todas as suas operações, garantindo processos seguros e transparentes. As constantes alterações nas normas educacionais impulsionaram a busca do CLQ por um suporte que permitisse aos gestores focar no seu core business, ao invés de se preocuparem com questões burocráticas. Contudo, o marco decisivo deu-se em 2010, com a mudança na lei quanto ao período letivo do ensino fundamental, que passou de oito para nove anos.
Com a implementação do software da Totvs, em meados de 2012, os departamentos do colégio foram reestruturados e todos os processos revisados. Algumas áreas foram separadas e passaram a ter autonomia e operações independentes, como no caso da tesouraria, do RH e da secretaria, que antes atuavam em conjunto. Contudo, tudo deveria ser integrado e padronizado, garantindo uma troca fluida de informações entre todos os setores e responsáveis. Para isso, o CLQ adotou os módulos de Compras, Financeiro e de ECM (da versão em português, Gestão de Conteúdo Empresarial), garantindo apoio tecnológico aos seus principais setores. O colégio já iniciou a fase de implantação do Folha de Pagamento, do módulo de Ponto e planeja, para o segundo semestre, a adoção do Contábil.
Tudo o que antes era realizado em planilhas de Excel, passou a ser automatizado, com os níveis de controle necessários para garantir segurança aos processos. O setor financeiro, por exemplo, teve importantes ganhos. Os funcionários precisavam baixar uma planilha do banco todos os dias para identificar o cadastro de títulos e das matrículas dos alunos. Processo que era realizado por conferência manual, linha por linha. Só então, poderiam emitir os boletos e enviar aos pais. Com a tecnologia, a operação passou a ser automática e pode ser realizada de forma online. Além disso, o sistema detecta possíveis falhas nas cobranças e, em casos de um pagamento errado, o próximo boleto já vem com o valor corrigido.
Como muitos processos foram definidos e desenhados após a implementação do ERP, identificou-se a necessidade da criação de um Departamento de Compras. Essa nova área trouxe importantes benefícios, entre eles, agilidade, economia e centralização das informações. Além de realizar um controle preciso em relação a tudo o que é comprado e recebido pelo colégio, hoje, antes de fazer a solicitação de compra de algum item, o usuário consegue consultar tudo o que está disponível em estoque, evitando duplicidade e compras desnecessárias.
Além de processos, a adoção de uma ferramenta tecnológica especializada apoiou o colégio, inclusive, a redefinir a sua estrutura física. O módulo de ECM permitiu o gerenciamento de todos os documentos, antes guardados em grandes arquivos. Com a digitalização, tudo fica registrado de forma organizada e com rápido acesso. O espaço liberado passou a ser utilizado de outras formas, como novas salas e maior área para a acomodação dos funcionários.
Operando na versão 12 do ERP Totvs Educacional, a mais recente da companhia, o CLQ ganhou funcionalidades de gestão, como a possibilidade de negociação em uma única tela. Tudo é feito de forma mais rápida, incluindo campos de orientação para pagamentos em mais de um cheque, ou mesclando cartão e dinheiro. "Não tínhamos essa possibilidade anteriormente e, após um processo de adaptação, os benefícios são claros e a garantia é de uma ferramenta 100% segura", explica Souza.
O CLQ conta com duas unidades, um cursinho e um colégio. Atualmente, são 150 colaboradores diretos e cerca de 1,5 mil alunos. Desde a implantação do software de gestão, a instituição teve aumento de 30% no número de matrículas e pretende crescer 50% até 2017. Segundo Souza, a tecnologia apoia o crescimento do colégio, garantindo metas agressivas e sustentáveis para os próximos anos.
