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Estado de Santa Catarina economizou mais de R$ 5,4 milhões em dois meses com adoção do projeto Governo sem Papel

Postado em: 08/07/2019, às 14:49 por Redação

O Governo do Estado de Santa Catarina segue apostando na tecnologia para ampliar a transformação digital do Poder Executivo. Em parceria com a Softplan, a administração dá continuidade ao projeto Governo Sem Papel, envolvendo, entre outras iniciativas, o uso do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e) para tramitação digital de peças processuais. Em dois meses, entre 2 de abril e 2 de de junho, foi registrada uma economia de R$ 5,4 milhões com impressões, o que corresponde a cerca de 980 mil páginas que deixaram de ser impressas.

Transformação digital em números

As ações se intensificaram no início de 2019, lideradas pela Secretaria do Estado de Administração (SEA), pasta responsável por avançar com o projeto e realizar os treinamentos dos servidores para uso da solução SGP-e. Com a medida, o Governo prevê uma economia de R$ 29 milhões por ano, aplicados até então na impressão e transporte dos documentos. A gestão pública se torna ágil e a entrega dos serviços ocorre de forma rápida e otimizada, desburocratizando o Estado e tornando os serviços mais acessíveis ao cidadão. Em média, quase um milhão de processos administrativos são abertos, por ano, para movimentar a máquina pública no Executivo catarinense. Somente com material de escritório, papel e transporte, por correios e malotes, cada processo custa, em média, R$ 30,00.

"Ferramentas como essa são fundamentais e oferecem recursos de forma digital, segura e com conforto, permitindo que os processos e documentos possam nascer, tramitar, receber despachos, pareceres, até a decisão final em ambiente digital, incluindo seu arquivamento e descarte", afirma o sócio fundador e diretor da Unidade de Gestão Pública da Softplan, Moacir Marafon. Tudo isso em benefício de um bem comum, o cidadão. "A transformação digital nos órgãos públicos deve oferecer serviços que funcionem e que façam a diferença na vida das pessoas", complementa Marafon.

O conhecimento construído pela Softplan com a digitalização dos processos no Tribunal de Justiça de São Paulo –  o maior do mundo em volume de processos – e na prefeitura de São Bernardo do Campo, entre outras experiências, foi decisivo para o desenvolvimento das ações no projeto Governo Sem Papel, em Santa Catarina. Outro fator para o sucesso do projeto foi a determinação e a tomada de decisão do governo que assumiu em 1º de janeiro de 2019. O diretor de Tecnologia e Inovação da SEA, Félix Silva, reforça a ideia de que a transformação digital precisa não só da determinação, mas do exemplo que vem dos líderes nesse processo: "nós tivemos o melhor patrocinador para o projeto, que foi o próprio governador. Ele foi desde o primeiro dia uma das primeiras pessoas a utilizar a tecnologia, demonstrando a todos os servidores que o processo veio para ficar", destaca Silva. O SGP-e é um sistema desenvolvido pela Softplan e utilizado desde 2011 pelo governo estadual para o acompanhamento dos processos administrativos.

Antes, os processos administrativos eram todos físicos e percorriam, muitas vezes, quilômetros para chegar a um setor onde seria tomada alguma decisão. Por este motivo, aguardava-se dias para se ter conhecimento ou tomar uma decisão. Com a transformação digital do Estado por meio do SGP-e, o que antes poderia levar horas ou até dias para ser assinado, pode ser realizado em uma média de 15 minutos. Agora, quando existentes em meio físico, os processos são digitalizados e documentos físicos serão guardados em arquivos, disponíveis para consulta, quando houver necessidade.

Além de fornecer o SGP-e ao estado e desenvolvê-lo continuamente para a gestão dos processos administrativos, no projeto Governo Sem Papel a Softplan atuou como advisor, desde o planejamento até a execução. A coordenadora da equipe da Softplan na SEA Liliane Frez explica que a proposta da empresa, aceita pelo governo, foi colocada em prática por meio de "ondas de treinamento e implantação", do auxílio para a elaboração do decreto e da instrução normativa – que são os documentos legais que orientam e definem a digitalização dos processos administrativos – e da execução, em si, do projeto, incluindo a coleta de feedback e as melhorias no sistema. "Hoje, todo servidor pode assinar com a assinatura que foi instituída no decreto e é válida no âmbito do Governo do Estado. Inclusive MPSC, TCE e Assembleia Legislativa também já aderiram e passaram a aceitar a assinatura SGP-e", informa Fernando Naim, coordenador de desenvolvimento da equipe Softplan que atua no governo do estado.

A ferramenta vai ser fundamental para que a transformação, por enquanto em estágio inicial com a digitalização dos processos, atinja o atendimento aos públicos externos da administração estadual e a extensão dos serviços do SGP-e para o cidadão, com a criação de um portal externo. "O objetivo desse portal é fazer a interface com os entes externos, com a possibilidade de assinaturas extrínsecas, como nos convênios com municípios em que o prefeito tem que assinar. A prefeitura não é hoje um usuário do SGPE, mas o prefeito terá a possibilidade de fazer isso digitalmente, na próxima etapa", finaliza Félix Silva.

A medida também é importante para o meio ambiente, já que com o papel que deixou de ser usado, 98 árvores foram preservadas. A iniciativa permite a digitalização das ações, com redução não apenas no uso do papel, como no tempo utilizado para as tarefas, promovendo maior agilidade e praticidade no funcionalismo público, em benefício dos cidadãos.

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1 Comentário

  1. Excelente. Mais pessoas deveriam ter conhecimento de práticas tão eficientes para a gestão pública catarinense e brasileira. #transparência # eficiência.

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