Mobilidade, interconectividade e sistemas colaborativos são conceitos que têm muito em comum e que se fortaleceram com a popularização das mídias sociais e a prática da construção coletiva do conhecimento.
A importância da mídia social no desenvolvimento de ferramentas de software utilizadas em redes de computadores para facilitar a execução de trabalhos em grupos vincula-se diretamente à finalidade de ambos: conectar pessoas com objetivos comuns, que no caso dos sistemas colaborativos materializa-se na elaboração de uma tarefa, qualquer que seja ela, sem descuidar da segurança, que é garantida pelo controle do acesso.
O crescimento das mídias sociais, como o Facebook e o Twitter, assim como o desenvolvimento das intranets e das redes sociais corporativas — que inclusive substituem os e-mails — favoreceram esse desenvolvimento, pois dão mais confiabilidade e produtividade ao processo, reduzindo a margem de erro e abolindo a troca de arquivos e as confusões geradas pela utilização de versões desatualizadas de um documento, por exemplo.
Com várias nomenclaturas — a exemplo de groupware, web collaboration ou colaboração online — os sistemas colaborativos representam uma quebra de paradigma importante, que se aproxima do conceito de criação coletiva do conhecimento. Além disso, desenvolvem-se em resposta à própria necessidade das empresas de automação de sua camada estratégica, a de tomada de decisões, uma vez que a automatização da operação já é usual graças aos sistemas transacionais.
Se levarmos em conta que 90% das médias e grandes empresas estão com operações automatizadas, o momento, agora, objetiva ultrapassar a fronteira do aumento da produtividade via sistemas, melhorando o ambiente de colaboração e de realização de tarefas.
As vantagens desses sistemas são rapidamente percebidas e comprovadas, e se concretizam no aumento da produtividade, na redução de custos, nos ganhos de escala, na integração em cadeia de parceiros e fornecedores, na gestão de conteúdo, no workflow, na pesquisa de documento favorecida por ferramentas de busca dedicadas, na automação do processo.
A isso se agregam os dashboards, que disponibilizam o acesso, análise e visualização de informações críticas de negócio através de relatórios, planilhas e painéis de indicadores. Para isso, fornecem informações imediatas sobre o desempenho dos negócios em toda a empresa. Tipicamente, são gerados para os gerentes e executivos que precisam de visão geral do negócio e consideram primordial dispor de visualização intuitiva e oportuna dos dados estratégicos, financeiros e operacionais.
De forma prática, os sistemas colaborativos estabelecem pontos de encontro na web, para as pessoas interagirem como um time ao passo que criam, gerenciam, acessam e compartilham informações relacionadas ao seu contexto de trabalho. Além de promoverem a rápida localização de informações no âmbito corporativo, favorecem a interação entre pessoas e processos de negócios por meio de fluxos de trabalho e formulários eletrônicos.
Estimulados pelo desenvolvimento de ferramentas diversas, com diferentes níveis de complexidade e composição, os sistemas colaborativos são recentes, começaram a se popularizar no biênio 2011/2012 e devem estar listados entre as principais tendências para este ano.
Paulo Sérgio Farias é diretor de operações da UB Sistemas.
