Unidas otimiza gerenciamento de multas com GED/ECM

Uma frota de 32 mil automóveis rodando pelas cidades brasileiras gera mensalmente nove mil multas, que precisam ser pagas pela empresa dona dos veículos e ressarcidas pelos clientes, cumprindo o que está previsto em contrato.
Não é necessário muito esforço para imaginar o trabalho que tudo isso gera se feito pelo modo tradicional, ou seja, por pessoas inserindo dados no sistema e gerando ordens de pagamento e de cobrança, que, para fechar o processo, necessitará de posterior atualização com confirmação de pagamento e de ressarcimento pelo cliente. Também não é difícil imaginar que alguns prazos são atropelados pelo processo, gerando perdas financeiras.
Agilidade e eficiência, nesse caso, parecem exigências descabidas, mas não impossível se o processo puder ser redesenhado e utilizar a tecnologia disponível a seu favor.
Este é o caso da Unidas, que decidiu investir em um processo de reengenharia da área responsável pelas multas e adotar solução de GED/ECM. Desse modo, foi possível eliminar trabalhos manuais de digitação e ganhar velocidade para atualização da base de dados, favorecendo o acompanhamento, a qualquer momento, com a situação de cada processo de multa.
No entanto, os ganhos não são apenas para a Unidas. O cliente final, usuário dos automóveis da empresa – seja pessoa física que aluga os carros em uma das suas mais de 100 lojas ou pessoa jurídica que tem frota terceirizada com a Companhia – também é favorecido, pois o sistema tornou-se mais confiável e seguro.
Entre as opções disponíveis, a Unidas decidiu pelo Converge, da SML. Todo o processo de implementação foi realizado em 90 dias, apesar da complexidade da situação, pois cada Detran tem seus formulários próprios de notificação e multas , assim como cada uma das polícias e prefeituras. Essa realidade levou a fornecedora da solução a desenvolver 150 formulários de multa que são reconhecidos automaticamente pelo sistema. Há ainda outros 50, menos usuais, que são atualizados pelos operadores.
Além disso, a solução desenvolvida pela SML para a Unidas não permite que o operador insira dados incorretos ou inexistentes, aumentando a confiabilidade e segurança nos relatórios gerados e na documentação emitida tanto para os clientes quanto para os próprios gestores da Unidas.
O processo é simples. A partir do momento em que a multa é digitalizada, ela é integrada ao sistema, que automaticamente envia os dados para cobrança do cliente final e para pagamento internamente. Todas as multas que tem o condutor identificado são encaminhadas para o cliente no mesmo dia. As outras, basicamente as de pessoas jurídicas, são enviadas para o cliente junto aos dados do condutor, sendo este processo de envio automático (e-mail emitido diretamente pela solução) ou através dos gestores dos contratos.
João Ribeiro Vicente, diretor executivo de Operações e Sistemas da Unidas, resume os resultados obtidos com a adoção da solução: “transformamos um processo moroso em um processo ágil, seguro e confiável. Em paralelo, os operadores desse setor tiveram ganhos qualitativos nas condições de trabalho. A solução também permite a geração de relatório gerenciais diversos tanto para a própria empresa quanto para nossos clientes corporativos, que têm sua frota terceirizada conosco”.
Para a empresa, segundo Vicente, há ainda outro ganho importante: “agora, o pagamento de multas fora de prazo é raro e, portanto, conseguirmos ser beneficiados pelos descontos nos pagamentos dentro do período de vencimento”.
Em operação desde abril de 2009, o Converge também gerou redução significativa no volume de reclamações dos clientes com relação ao prazo de notificação e pagamento das multas. Hoje, esse número tende a zero,
Somados, esses benefícios estão proporcionando a realização de um novo projeto, em fase final de implementação e testes. Trata-se de uma solução de GED/ECM também baseada no Converge, da SML, que consolidará a documentação dos aluguéis de veículos (rent-a-car), agilizando o processo de locação em lojas. Neste caso, os clientes habituais e frequentes serão ainda mais beneficiados, pois após a inserção dos dados, a informação está sempre disponibilizada, em todas as lojas, dispensando a elaboração de cadastro.