O aumento da terceirização de serviços, acompanhado da contratação de uma grande diversidade de profissionais e empresas para atender a esta demanda, gera a necessidade da utilização de sistemas avançados de gestão de contratos.
A maioria dos profissionais destacados para esta tarefa nas empresas tem dificuldades reais para administrar os diversos documentos envolvidos e também garantir o controle sobre o conteúdo, as definições das tarefas contratadas, além dos prazos e validades estabelecidos entre tomadores e prestadores de serviços, desde o momento da assinatura da parceria até o encerramento de cada um dos contratos.
Em boa parte dos casos, sobra uma tarefa para o pessoal de TI resolver: desenvolver uma aplicação ou rotina para gerenciar o portifólio de contratos ou selecionar, em prateleira, aquela melhor preparada à atender às necessidades da empresa.
Em ambos os casos, a responsabilidade é grande e também demanda a colaboração com outras áreas específicas, como a controladoria e o jurídico.
Para prosseguir com esta tarefa, os profissionais devem levar em conta que a terceirização eleva a necessidade de controles capazes de garantir a integração e correção das informações, atendimento de prazos, pagamentos e a geração de agenda proativa das ações relacionadas.
Para superar essas dificuldades, as empresas podem adquirir sistemas especialistas, preparados para gestão de contratos e com elevado nível de qualidade.
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