O que todo CIO precisa saber sobre ERP na nuvem

Toda organização espera que o CIO tenha como uma de suas metas orientá-la por meio de transformações tecnológicas para minimizar os riscos e reconhecer oportunidades. A última transformação enfrentada pelas empresas foi o advento dos sistemas integrados de gestão que influenciaram fortemente as mudanças de processos de negócios. Dentre os principais sistemas de gestão que tiveram como foco essa transformação temos o ERP (Enterprise Resource Planning), o CRM (Customer Relationship Management) e o BI (Business Intelligence).

Mais recentemente o paradigma de aquisição e manutenção de recursos de hardware e software de forma centralizada e em local físico conhecido começou a ser desafiado com a introdução da computação em nuvem — ou cloud computing —, cujos recursos de hardware e software são disponibilizados de forma compartilhada, através da internet, com ou sem definição do local físico em que se encontram, e paga-se pelo consumo e não pela aquisição.

A quebra desse paradigma é bastante parecida com a que ocorreu décadas atrás quando tínhamos lampiões como fonte de iluminação e poços como fontes de água. Estes foram substituídos por serviços de distribuição e consumo.

 A mudança para software na nuvem está sendo alimentada por uma série de fatores, dentre eles:

•  Virtualização — permite o uso compartilhado de servidores, reduzindo o custo de infraestrutura, suporte, manutenção e apoio técnico;

• A complexidade crescente dos requisitos de suporte de TI para gestão de negócios;

• A rápida adoção que as organizações fazem das últimas tecnologias, como perspectiva de se manterem competitivas;

Nos últimos anos, houve uma abundância de informações sobre computação em nuvem. A grande maioria dessas informações visava introduzir as empresas nesse novo mundo, traduzir termos técnicos em conceitos de negócio, mostrar aos profissionais de TI a necessidade de abandonar os serviços obsoletos e ineficientes e preparar as organizações e pessoas para as novas possibilidades de mercado, seus riscos, impactos e benefícios.

É importante, dessa forma, que o CIO tenha a responsabilidade de entender a atual transformação em TI e fornecer orientações à sua organização sobre esse novo cenário de negócio.

Os sistemas ERP se tornaram a base para as operações das organizações. Ajudam a monitorar o status e o progresso dos processos de negócio, a alinhar os custos, mitigar riscos, melhorar conformidade e eficiência operacional, criam a sinergia necessária para o crescimento do negócio.

Mudar seu atual ERP para tecnologias baseadas na nuvem é uma decisão estratégica que pode trazer muitos benefícios ao negócio, contudo é preciso se questionar:

— ERP na nuvem é a escolha certa para minha organização?

Para ajudar com essa questão, listei quatro lições-chave decorrentes de experiências recentes que servirão de recomendações aos CIOs, a saber:

1 – Entenda e comunique claramente na organização o que é nuvem.

A nuvem oferece uma variedade de opções que podem apoiar a sua organização. Os modelos de nuvem trabalham em conjunto, de modo que você pode escolher e combinar os modelos mais adequados para as mais diferentes necessidades e aplicações em sua empresa.

Todo CIO deve ser profundo conhecer das informações básicas relativas à nuvem, de forma a comunicar adequadamente à sua organização. Segue abaixo alguns conceitos básicos:

• O que é computação em nuvem?

Basicamente computação em nuvem o refere-se ao método de entrega de serviços de TI aos usuários finais através da internet.

A nuvem pode ser pública, privada ou híbrida.

• IaaS (Infrastructure as a Service) – infraestrutura como serviço

Nesse modelo o consumidor não gerencia ou controla a infraestrutura física, mas tem controle sobre sistemas operacionais, armazenamento e aplicativos implementados.

O fornecedor não fornece qualquer licença de sistema operacional ou sistema de apoio. O serviço oferecido limita-se tão somente a hardware e conectividade.

• PaaS (Plataform as a Service) – Plataforma como serviço

Nesse modelo o consumidor aluga hardware, sistemas operacionais, armazenamento e conectividade. O fornecedor aluga servidores virtualizados e serviços de apoio que permitem a execução de aplicações já construídas e o desenvolvimento de novas aplicações e produtos.

• SaaS (Software as a Service) – Software como Serviço

Usuários alugam o acesso às funcionalidades dos softwares através da internet. O fabricante de software oferece serviços online, antes somente possíveis através de programas específicos, devidamente instalados em um computador.

• Hospedagem

Nesse modelo o consumidor aluga hardware, sistemas operacionais, armazenamento, conectividade e serviços como instalações, atualizações e configurações pertinentes aos aplicativos utilizados.

2 – Potenciais benefícios do ERP na nuvem

A computação em nuvem é uma oportunidade de transformar completamente a forma como o seu negócio e o ecossistema de sua organização funcionam.

Veja abaixo alguns dos potenciais benefícios do ERP na nuvem:

• Economias associadas à movimentação de ERP para a nuvem

Os custos de capital são reduzidos, porque não há mais necessidade de comprar hardware para manter seu ERP "em casa", ou sob sua responsabilidade.

Os custos operacionais, incluindo suporte de TI, são reduzidos uma vez que servidores e sistemas operacionais podem ser de responsabilidade do fornecedor.

Os custos mensais são bem mais previsíveis em conformidade com o modelo contratado.

• Equipe interna de TI mais focada nos objetivos estratégicos da organização

Por mover seus aplicativos para uma plataforma em nuvem, a carga de trabalho para tarefas comuns de gerenciamento de TI são reduzidas como, por exemplo, aquisição e configuração de servidores que já não são mais de responsabilidade da equipe interna.

A equipe interna de TI pode concentrar seus esforços em tarefas que agreguem mais valor ao negócio, incluindo atividades inteiramente relacionadas aos objetivos estratégicos do negócio.

• Solução ERP na nuvem e a melhoria da capacidade de escala

Com seu ERP na nuvem, você contrata sob demanda, ou seja, você pode ajustar o número de usuários e as aplicações necessárias mais facilmente para atender as novas exigências do seu negócio e do mercado.

Você pode fazer testes em novas aplicações sem um grande investimento inicial (compra de hardware e software, por exemplo) e com isso alcançar grande redução de risco de oportunidade caso a solução não atenda as necessidades do negócio.

• ERP na nuvem é uma estratégia para alcançar alta disponibilidade

Uma das grandes preocupações e desafios dos fornecedores de nuvem é exatamente a continuidade dos serviços fornecidos, de forma a garantir alta disponibilidade para seus clientes. Essas empresas estão munidas de diversas contingências (hardware, conectividade, energia elétrica) para evitar que os serviços oferecidos a seus clientes não fiquem inoperantes.

Existem inclusive, acordos de níveis de serviço (SLA) prevendo multas equivalentes ao comprometimento da operação do cliente em casos de inoperância dos serviços prestados pelos fornecedores de nuvem.

Caso sua operação esteja sob sua responsabilidade (em casa) certamente não haverá orçamento para atingir os níveis de contingência dos fornecedores de nuvem, nem tão pouco orçamento para ressarcir os prejuízos de uma eventual parada.

• Um sistema ERP na nuvem é ideal para novas empresas

ERP na nuvem é perfeito para organizações que estão iniciando suas atividades e também para empresas que estão criando novas divisões de negócio. Você pode usar a funcionalidade que você precisa e expandir o seu uso em conformidade com o crescimento da empresa evitando com isso grandes investimentos de capital.

• ERP na nuvem como apoio para a expansão global

A computação em nuvem é uma força motriz para apoiar a expansão global. Um sistema ERP pode atender operações de negócios em todo o mundo, eliminando complexidade, processos e relatórios manuais e garantindo padronização. Vale ressaltar que ao acessar o aplicativo e seus dados de qualquer lugar, seus usuários poderão utilizar um PC convencional ou um dispositivo móvel.

• Permita que seus usuários acessem o ERP de qualquer lugar

A computação em nuvem pode ajudar iniciativas para satisfação de funcionários por permitir que eles realizem todas as suas tarefas de qualquer lugar, inclusive de suas próprias casas, bastando para isso terem uma conexão de internet. Você também pode reduzir significativamente que dados de sua empresa sejam perdidos ou desviados, eliminando a necessidade de transportar arquivos em laptops e pen drives.

• Facilite o processo de atualização de releases de seu ERP

Tendo um ERP na nuvem, atualizações podem ser realizadas sem que haja a necessidade de grandes movimentações em sua organização, pois as atualizações ficam a cargo de seu fornecedor.

Para garantir ainda mais sucesso nas atualizações, basta sincronizar com seu fornecedor o melhor momento para realizar a atualização (janela de atualização) e preparar sua equipe para aproveitar as novas funcionalidades, com impactos bem menores do que ter que fazer atualizações arcaicas, máquina por máquina como exigido hoje por muitos ERPs.

3 – Preocupações comuns do ERP na nuvem

Preocupações como a perda de controle sobre os dados do ERP, queda de link (conectividade) e tempo de resposta são bem comuns e tornam-se pontos de discussão na avaliação para mudar o ERP para a nuvem. Segue alguns questionamentos que recomendamos que todo CIO faça antes de promover a mudança. A saber:

• Os dados da minha empresa estão seguros no ERP na nuvem?

Muitos CIOs sentem que quando seus dados estão "em casa" ou sob sua responsabilidade, estão mais seguros e ao alcance de seu controle. O que muitas vezes passa despercebido nesta situação é que os fornecedores de computação na nuvem têm muito mais experiência em segurança da informação que a equipe interna de TI.

Para dar base a esta abordagem, precisamos ter claro que na maioria das organizações os servidores não seguem nenhuma melhor prática que atenda, por exemplo, desastres naturais, enquanto que os provedores de computação em nuvem tem grande preocupação com esse e outros cenários de segurança da informação.

• Será que nossos dados estão protegidos contra o acesso de estranhos?

A principal preocupação com a computação em nuvem é a segurança e o risco de ter seus dados acessados por outros através da internet. Como já mencionado anteriormente, com profissionais de se segurança e grandes exigências de mercado, os fornecedores de computação em nuvem tendem a ter ambientes mais seguros do que sua organização. Para isso basta escolher um provedor de nuvem respeitável que será capaz de articular claramente a governança de TI contratada e manter diretrizes regulatórias para garantir a segurança de seus dados o que inclui ajudar sua organização a entender as políticas para o controle e gestão de acesso, ou seja, quem está autorizado a fazer o que e quando.

• Será que ainda teremos propriedade sobre nossos dados?

Na maioria dos casos você irá reter propriedade de seus dados, mas esta é uma questão crucial para escolher seu provedor de ERP na nuvem antes de promover a mudança. Da mesma forma é importante questionar como o provedor do ERP na nuvem vai entregar seus dados para você quando você requisitá-los ou se você optar por cancelar o contrato.

• O que devo procurar em um provedor de ERP na nuvem?

Escolha um fornecedor com uma carteira de clientes satisfeitos e que estão dispostos a conversar com você sobre a sua experiência. Peça ao fornecedor o contato de alguns ex-clientes dele e mantenha contato com esses ex-clientes para aferir os motivos deles terem deixado o fornecedor.

Examine cuidadosamente as garantias de disponibilidade, acordo de nível de serviço (SLA) e outros termos e condições pertinentes à continuidade dos serviços. Verifique a infraestrutura de redundância em suas instalações, para que no caso de uma eventual parada, haja contingência da operação. Se possível, faça uma pesquisa para estabelecer a estabilidade financeira do fornecedor.

• E se as circunstâncias mudarem e quisermos trazer o ERP de volta para casa?

Nem todas as soluções de ERP têm a flexibilidade para ser operados na nuvem ou localmente. Alguns fornecedores só suportam implantação na nuvem, enquanto outros permitem que você mude o seu método de utilização, sem forçá-lo a passar por uma nova implementação. Se seu negócio precisar de mudanças no futuro, ter essa opção disponível pode significar enormes reduções financeiras.

• O tempo de resposta do sistema ERP na nuvem é muito diferente de quando ele está instalado localmente?

Tendo largura de banda, velocidade adequada e estabilidade de conexão não há grandes impactos de desempenho, contudo você deve procurar um provedor que tenha experiência em dinamizar a experiência dos usuários.

Há muitos fornecedores que sequer conhecem a nuvem a ponto de oferecer esse tipo de experiência, mas os grandes players de mercado já criaram estruturas e condições que permitem um desempenho avançada que atenda a necessidade de cada usuário.

• E se a conexão com a internet cair?

Por parte de seu provedor de nuvem essa é uma situação bastante remota, pois como este é o core business deles, há uma grande preocupação com redundâncias para o acesso. Quando tratamos da conexão de sua organização, uma boa prática de mercado é também ter internet redundante para ajudar a garantir operações sem interrupções, mesmo quando seu acesso primário não estiver funcionando.

4 – Licenciamento de ERP na nuvem

Existem as mais diversas ofertas de licenciamento de sistemas ERP na nuvem. Para se tiver uma ideia, é possível contratar tudo — licenças de uso do ERP, sistema operacional, servidor / hardware, opções de largura de banda, manutenção etc. — e é possível contratar apenas uma das opções citadas acima.

Diante desse cenário, os CIOs precisam tomar alguns cuidados antes de dar andamento em tal mudança e abaixo citamos algumas recomendações, a saber:

• Identifique que opções de licenciamento são oferecidas por cada fornecedor

Crie uma documentação consistente das opções de licenciamento oferecidas por cada fornecedor que você está verificando. Com base na lista, identifique os fornecedores que são de seu interesse e que tem exatamente a mesma opção de licenciamento. Caso um dos fornecedores de seu interesse não ofereça determinada opção, verifique se ele pode se adequar à sua necessidade.

• Identifique claramente o que está incluso no preço

Existem opções de assinaturas de serviços com valores mensais, trimestrais, semestrais, anuais e tantas outras quanto o fornecedor tiver criatividade para criar. Para não cair numa armadilha, todo CIO deve identificar claramente as coberturas previstas nos valores que passará a pagar, evitando com isso surpresas após a mudança.

Normalmente estão incluídas as atualizações de release/versão (tanto aplicativos como serviços decorrentes da atualização), suporte de primeiro nível e atualizações legais e de conformidade.

É preciso deixar claro se atualizações no ambiente (atualizações de sistemas operacionais), backup e recovery, necessidade de mais licenças/usuários, expansão e crescimento do ambiente (harware, software e link – conectividade), dentre outras tantas necessidades de seu negócio também estão inclusas nos valores e se não estão cobertas, quais os custos adicionais envolvidos.

• Identifique as modalidades de cancelamento dos serviços

Conheça de forma clara, as opções de cancelamento, bem como períodos de carência envolvidos no cancelamento de seu contrato, pois em uma eventual mudança futura de cenário, deixar o fornecedor pode ser algo traumático, com carências extensas e onerosas.

Sempre que possível negocie com seu fornecedor no momento da contratação do ERP na nuvem opção de cancelamento que não envolva carências e/ou multas, para facilitar a saída, caso o serviço prestado não atenda sua organização.

Um estudo global realizado pela Coleman Parkes Research, em fevereiro do ano passado, com 550 executivos de empresas grandes e médias, indicou que até 2020 a expectativa dos principais executivos de negócios e tecnologia é que os modelos de fornecimento baseados cresçam absurdamente. O estudo mostrou, também, que as empresas investirão de US$ 500 mil a US$ 1 milhão por ano em cloud computing de 2012 a 2020.

É preciso, contudo, como apontado nas lições apresentadas neste artigo, que mudar ERP para nuvem não seja um modismo, mas que seja tratada pelo CIOs com muita seriedade para obter os benefícios dessa nova tecnologia.

*Samuel Gonsales é diretor da Kayros IT Consultoria, especializada em modelos de gestão estratégica para empresas de moda e vestuário. samuel@kayros-it.com.br