Pressões econômicas e políticas estão forçando organizações de todos os setores a serem eficientes, produtivas e competitivas, além de transparentes e obedientes à lei. À medida em que o dinheiro fica mais escasso e as leis mais rigorosas, é vital para as organizações e empresas continuarem a encontrar novos meios de reduzir custos drasticamente, sem sacrificar a qualidade dos serviços prestados, e sem deixar de atender à legislação cada vez mais rigorosa com relação à segurança, privacidade e transparência.
No setor público, as organizações estão hoje lutando para aumentar e melhorar os serviços aos cidadãos, mesmo com o declínio da receita. Precisam buscar modos de simplificar suas operações e oferecer uma maior gama de informações ao público, melhorando, ao mesmo tempo, o atendimento às leis que tratam da segurança e privacidade.
No setor privado, as empresas estão enfrentando exatamente os mesmos desafios que as organizações do setor público. Devem melhorar os serviços aos clientes e cortar custos, embora mantendo atendimento à regulamentação governamental sobre privacidade e segurança das informações.
Ambos os tipos de organizações chegaram a um ponto comum: a necessidade de implementar soluções de gerenciamento de processos de negócio (Business Process Management (BPM), capazes de reduzir o trabalho burocrático, elevar os níveis de serviços e acelerar a tomada de decisões — assegurando ao mesmo tempo atendimento à legislação. Essas organizações públicas e privadas que efetivamente implementarem soluções BPM poderão decisivamente reduzir custos, acelerar processos, melhorar a qualidade dos serviços e aumentar a sua eficácia e competitividade.
Um dos meios mais rápidos e eficazes para qualquer organização pública ou privada baixar custos e elevar os níveis de serviços é a adoção de soluções BPM que incorporem processos automatizados de documentos. Consequentemente, abordagens inteligentes no Gerenciamento de Processos de Negócio afetará a receita de qualquer organização.
Todavia, para a maioria das organizações, a mudança para processos de documentos eletrônicos automatizados apresenta desafios especiais e riscos. As consequências da perda de dados críticos podem incluir divulgação pública por quebra de segurança, perda de confiança dos clientes, ameaças competitivas em virtude do vazamento de informações confidenciais, além de multas por não atendimento à regulamentação governamental. A tecnologia digital facilita alterar ou copiar documentos, aumentando o risco de se ter várias versões não idênticas de documentos sendo usadas sem autorização. Também aumenta o risco de informações confidenciais, quer sejam financeiras, médicas, pessoais ou criminais, caírem em mãos erradas. As organizações em todos os setores devem, portanto, proteger informações críticas de modo seguro, confidencial e em obediência à lei.
Uma vez implantados os processos, também é vital saber como está sendo seu desempenho, para medir em tempo real as ações necessárias para manter os processos no trilho. Ao aproveitar a capacidade de Monitoramento de Atividades de Negócio – Business Activity Monitoring (BAM) – como parte da tecnologia BPM, as organizações e empresas podem fazer uma análise lógica dos processos e refinar a implantação ao longo dos anos.
O uso crescente de documentos eletrônicos pode apresentar desafios especiais. A tecnologia digital permite que documentos sejam facilmente alterados ou copiados, o que pode gerar várias versões não idênticas usadas sem autorização. Para aperfeiçoar os serviços e simplificar a distribuição de documentos, uma solução é a adoção do Formato Portátil de Documento (PDF) com soluções baseadas em servidor, a fim de gerar, autenticar e disseminar documentos eletronicamente.
Quando há a necessidade de reimpressão de um documento, é só converter o documento em PDF e usar um sistema de autenticação de documentos para colocar nele um selo eletrônico para garantir sua autenticidade. Na entrega, os controles integrados do documento garantem que o documento não foi modificado desde a sua autenticação. A mudança para distribuição online não apenas protege a precisão de dados e amplia o acesso público às informações, como também economiza toneladas de papel, árvores, e dinheiro.
Tanto organizações públicas quanto privadas estão sob maior pressão do que nunca, no difícil clima econômico da atualidade, para que se tornem mais competitivas. Muitas reconhecem que a automação de processos pode ter um impacto positivo significativo na capacidade de aumentar a eficiência e reduzir custos. Ao mesmo tempo, muitas organizações líderes não automatizam processos manuais por causa da necessidade de proteger informações confidenciais. Mas as soluções atuais de gestão de processos, que inclui gestão de direitos, certificação de documentos, assinaturas digitais e outras importantes capacidades, permitem às organizações reduzir custos drasticamente enquanto melhoram a qualidade dos serviços e garantem atendimento à regulamentação que trata de segurança, privacidade e transparência.
Os benefícios e retorno do investimento em automação de processos são tão significativos para que as organizações os ignorem. Organizações públicas e privadas estão descobrindo um ponto comum: ambas podem se tornar mais eficazes, mais eficientes e mais capazes de adaptação a um ambiente em constante mudança — tudo enquanto garantem segurança a dados confidenciais.
* Sydney Sloan é gerente de Marketing do Grupo de Produtos Adobe LiveCycle Enterprise Suite
