Pesquisas mostram que 80% dos custos que representam o bem estar dos funcionários são revertidos em mais produtividade, valor muito mais significativo do que a economia deitem como água e energia de uma organização. Hoje os fundos de investimentos avaliam melhor as empresas que se preocupam com o bem estar dos colaboradores do que não só das edificações.
A informação é de Bruno Justo, diretor executivo da Wiser XP, consultoria de gestão de workplaces que integra tecnologias inovadoras para a eficiência e produtividade de equipes e redução de custos operacionais das empresas, anuncia um software exclusivo, que possibilita o gerenciamento de espaços de trabalho em empresas com casos de Covid-19 confirmados.
A Wiser XP, fundada em 2019 para atuar no Brasil e América Latina, é uma solução internacional da inglesa Condeco, com 15 anos de atuação em 30 países, 2 mil clientes, mais de 90 certificações internacionais e conta com mais de 7 milhões de usuários pelo mundo. Atende empresas como Diageo, GE, Johnsonn&Johnson, L´Oreal, Nestlé, Pepsico, Unilever, VLI e, muitas da lista da Fortune 500.
Com esse benchmarking internacional, o software na nuvem é constantemente aprimorado, incorporando melhorais e novas funcionalidades, principalmente as oriundas da pandemia. Utilizando a plataforma Power BI, o software através permite mapear pessoas, propor e providenciar ações preventivas e corretivas. "Agora é possível, por exemplo, bloquear mesas para respeitar o distanciamento físico e gerar solicitação via automação para a equipe de limpeza, após o uso da estação de trabalho", ressalta Bruno.
Entre as novas funcionalidades corretivas, em caso de uma pessoa contaminada, é possível identificar todas as posições ocupadas pela mesma em qualquer intervalo, assim como as pessoas que estiveram no entorno, possibilitando rápida comunicação e mapa para higienização intensificada.
Caso a empresa decida bloquear uma determinada área do prédio e até um andar inteiro, basta apertar dois botões e ninguém mais poderá fazer reserva alguma de salas e mesas.
Tudo isso é possível porque a solução para gestão de ambientes corporativos é pautada em um software e análise de dados – quantitativos e qualitativos – por dashboards interativos e dinâmicos. Desta forma, o gestor consegue gerir a ocupação e usabilidade do espaço, escolher grupos de colaboradores que podem utilizar determinados lugares, quantos dias cada grupo pode ou não ir ao escritório, quais os tipos de ambientes cada um pode utilizar.
Além destas funcionalidades, o software também gera dados para análises de ocupação por gênero, que condiciona a programação de rotina de limpeza de banheiros, além de gerenciar a ocupação por espaço, podendo controlar, inclusive, a temperatura do ar condicionado. "A ferramenta gera eficiência e segurança à equipe de RH e aos profissionais de facilities, que precisam tomar medidas diante deste cenário nunca antes visto. Além de gerenciar e utilizar melhor os recursos que dispõe para sua equipe, a solução garante cuidado e confiança para todo o time, que se sente mais protegido na volta ao escritório", explica o executivo.
Essa experiencia de gerenciamento de espaço de escritório trazendo novas demandas, como por exemplo, a gestão de vagas de estacionamento de empresa, que com a Covid apresenta muitas vagas ociosas, que se traduz em custos desnecessários. O mesmo raciocínio está sendo usado pelo RH das empresas para controlar a demanda das refeições oferecidas aos colaboradores, para não haver desperdício.
Logística
Uma empresa de logística também contatou a solução para ocupar apenas espaços que efetivamente são necessários, liberando "lajes" desocupadas. "Como utilizamos dados para avaliar as melhores soluções de gerenciamento de espaço, a logística pode prever a demanda sazonal, controlando os espaços necessários para cada período de vendas", explica.
Estão havendo casos em que, por poder administrar e ocupar primeiro um andar e depois outro, (para que a logística de segurança e higienização fique mais fácil de ser administrada e adequada aos novos tempos), isso reverta também em economia de milhões de reais por ano. "Os gestores estão percebendo que muitos espaços estão ficando ociosos. Isso permite repensar a reestruturação das empresas, revendo suas plantas de acordo com a usabilidade, e até com devolução de andares inteiros, diminuindo os custos com aluguel, condomínio, mão de obra, contas de água, luz, limpeza, etc", ressalta Bruno.
Estudo Internacional
O estudo "O Espaço de Trabalho Moderno 2020: pessoas, lugares e tecnologia" (The modern Workplace 2020: people, places and technology"), promovido pela Condeco e Worktech, revela que 93% dos líderes empresariais afirmam que a integração da tecnologia é importante para a produtividade de suas equipes. Entre os desafios encontrados por eles, estão a gestão inteligente dos espaços de trabalho e a retenção de talentos. A pesquisa internacional foi realizada em maio de 2020, com 1.031 pessoas em empresas da Alemanha, Austrália, Cingapura, EUA, França e Reino Unido.
A maioria dos entrevistados acredita que suas equipes tiveram uma melhora significativa na produtividade nos últimos anos por dois fatores: 71% deles dizem que isso ocorreu por mudanças na tecnologia do espaço de trabalho e 68% dizem que as transformações foram resultado da mudança do design do espaço de trabalho.
No entanto, 46% dos gestores entrevistados dizem que seus escritórios não oferecem a combinação certa de espaços e salas de reuniões para seus funcionários trabalharem produtivamente. Esta é a principal dificuldade encontrada por eles: oferecer a combinação correta de salas e espaços de trabalho (49%), aferir a quantidade de mesas e espaços de sala de reunião (42%), e ter que gerenciar uma tecnologia ineficiente para apoiar a gestão do espaço de trabalho (39%)
Apenas 27% dos colaboradores afirmam sempre ter acesso aos tipos certos de espaços de reunião, quando precisam deles. Isso causa um efeito prejudicial ao bom funcionamento dos negócios: 37% dos entrevistados precisam adiar as conversas planejadas quando uma sala de reunião não está disponível. E se a solução poderia ser o contato remoto, 48% deles acreditam que a interação 'olho-no-olho' é insubstituível.
Por um lado, as empresas entendem que a tecnologia é fator determinante na produtividade e gerenciamento inteligente de pessoas e espaços para trabalhar – a experiência dos funcionários agora está vinculada à adoção da tecnologia (32%) como a questão mais premente, seguida pela transformação digital (31%). Por outro, apenas 13% delas fornecem telefones celulares aos seus colaboradores, sugerindo a adoção considerável das políticas BYOD.
A maioria das pessoas entrevistadas diz que pode acessar sistemas de trabalho (59%) ou gerenciar salas de reuniões e espaços (52%) por meio de seus telefones móveis pessoais. Mas, para 45% delas, a segurança dos dados não está acompanhando os novos desafios causados pelas nossas formas de trabalho em evolução, o que as deixa desconfortáveis.
"A pesquisa revela o cenário internacional atual, que também é visto no Brasil: os executivos percebem toda a diferença positiva que a tecnologia pode proporcionar aos negócios de suas empresas no dia a dia da operação. No entanto, ainda há lacunas a serem preenchidas para que isso se estabeleça firmemente. Softwares como o da Condeco colaboram para a automação e inteligência deste gerenciamento. Espero que, em breve, muitas empresas possam se beneficiar de ferramentas como esta", afirma Bruno Justo, diretor executivo da Wiser XP.
DIGITAL WORK PLACE FORUM
A TI INSIDE promove no dia 15 de dezembro próximo a 2ª edição do Digital Work Place Forum, que vai discutir como as empresas devem implantar o novo ambiente e o futuro do trabalho. Mais informações e inscrições no site www.digitalworkplaceforum.com.br
