A ZipCode, empresa de TI e especializada em marketing direto, começou a seguir as regras definidas pelo PMBOK, conjunto de práticas de gerência de projetos desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute).
A companhia se preocupou em estipular processos que abordassem desde a entrada de um novo contrato, passando por toda a execução, até o seu encerramento. O objetivo da empresa, ao iniciar o processo de adequação interno, é melhorar os trabalhos, padronizar tarefas e diminuir o prazo de entrega dos projetos.
Após analisar o cenário interno, a ZipCode passou a contar com a consultoria profissional de Arthur Marques, especialista em PMBOK-PMI e professor da Universidade Cruzeiro do Sul. O trabalho, iniciado no primeiro trimestre de 2009, identificou as áreas que seriam consideradas as linhas de frente e com mais necessidades de reformulação: Comercial, Suporte e Atendimento e TI. Além de tratar os fluxos e processos destes setores, foi criado o Departamento de Projetos, incumbido de gerenciar, regrar, estabelecer Acordos de Níveis de Serviços (sigla em inglês, SLA) e quesitos de qualidade e controle sobre as entregas.
Marques explica que foi escolhida a 4ª edição do PMBOK-PMI, biblioteca com 42 processos. "Adaptamos e evoluímos as melhores práticas estabelecidas na biblioteca à realidade e estágio de maturidade empresarial da ZipCode, que tem projetos com características de curto prazo", explica.
O foco do trabalho atuou na identificação das tarefas não formalizadas, que foram oficializadas após a estruturação. A segunda etapa de adaptação da empresa foi a criação de outra área para atuar como um PMO (escritório de projetos), que trata da seleção, controle e priorização da execução dos contratos para garantir o sucesso quanto a adequação do escopo, tempo, custos, qualidade e riscos em alinhamento com as expectativas da companhia e de seus clientes.
"Em um processo desse porte, é preciso levar em consideração também uma mudança cultural na empresa. Isso inclui a adaptação por parte dos colaboradores que vêm adotando as boas práticas e com resultados palpáveis perante o mercado e os clientes".
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