Mais de 70% dos centros de serviços compartilhados (CSCs) não contam com um sistema de aviso caso alguma meta do acordo de nível serviço (SLA) seja ultrapassada, e 57% deles têm mais de duas formas de abrir uma solicitação de serviço, o que gera dificuldade no gerenciamento de dados. Essas são algumas das informações levantadas pela Astrein, empresa com mais de 20 anos de especialização em desenvolvimento de soluções para a gestão das atividades de back-office.
Com 60 funcionários fixos e alocados nas instalações dos clientes, a empresa espera elevar seu faturamento de R$ 6,7 milhões em 2008 para cerca RS 10 milhões até o fim deste ano, devido principalmente a seis grandes projetos de ERPs para grandes empresas, segundo informa o presidente da empresa, Marcelo Ávila Fernandes, acrescentando que existe uma grande demanda por serviços de saneamento e padronização de cadastros de fornecedores, materiais e serviços. "Pretendemos crescer entre 50% a 70% nos próximos dois anos", diz.
Segundo o executivo, o serviço da Astrein possibilita às empresas mais eficiência, rapidez e economia na hora de realizar, por exemplo, a compra de um item que foi padronizado, que dessa forma pode passar pelo processo de e-procurement sem qualquer equívoco nas especificações e nos padrões exigidos. "Quando todos têm a descrição correta do produto ou serviço a ser prestado, maior número de fornecedores podem se interessar e por conseqüência se
conseguir baixar os preços de aquisição", explica Fernandes.
"A Bunge Alimentos conseguiu uma economia de 400 milhões de reais no ano só com a padronização do catálogo de itens de marketing. Antes isso não tinha muita visibilidade por parte da administração, mais depois de adotar a solução é que se conseguiu ter a noção da economia proporcionada", exemplifica Fernandes.
A Astrein conta com mais de 400 clientes, como Comgás, EBX, Endesa, Bradesco, Natura, Porto Seguros, Galvão Engenharia, Louis Dreifuss Commodities, Odebrechet, Shopping Plaza Sul, Roche, Saint Gobain, Vicunha, etc., oferecendo uma plataforma de Shared Services, consultoria e serviços em atividades como suprimentos (gestão de orçamento, estoque de produtos, central de cadastro, etc), facilities (administração de atividades como reservas de salas, equipamentos, vagas, controle do setor de expedição e mensageria e gestão de procedimentos voltados à contratação de alimentação, coffe breaks, lanches, etc), administração/RH (controle de despesas de deslocamentos e benefícios, tributos, pagamentos e cobranças, gestão documentos legais, contratos e contas), infraestrutura (service desk, manutenção predial, preventiva, armazenamento de documentos técnicos/legais, como manuais, croquis, projetos, etc).
Fernandes explica que a adoção da padronização de forma centralizada nos CSCs traz uma redução de custos, normalmente, da ordem de 5% a 15%, 30% de economia de tempo na implantação e operação do serviço e 70% de enriquecimento das descrições de produtos e serviços que vão alimentar as bases de dados. Nessa área de padronização e saneamento de cadastros a Astrein tem entre seus clientes empresas como Bunge, Camargo Correa, Ypê, Equipav, Itautec, Vicunha Têxtil e Basf.
"O advento do Sped [Sistema Público de Escritura Fiscal] e da NFe [nota fiscal eletrônica] também trouxeram oportunidades para empresa nos serviços de saneamento de cadastro, pois a falta de exatidão dos dados informados pode trazer uma série de problemas e penalidades para as empresas que não tiverem o cadastro organizado e enviarem informações incorretas. Estimamos crescer 40% nessa área", diz Fernandes.
O presidente da empresa cita ainda algumas iniciativas que reforçam a necessidade de padronização de cadastrais como, por exemplo, a distribuição de medicamentos pelo governo de Minas Gerais; de gestão das peças de reposição da TAM; de manutenção de balcões frigoríficos do Wall Mart, onde um sensor dispara a ordem de reposição de uma peça ou de manutenção diretamente para o celular do funcionário de uma empresa terceirizada.
Pesquisa ampla
A pesquisa feita pela Astrein junto a 15 CSCs de grande porte mostra que em média eles têm 4,1 anos de existência, 343 funcionários, atendendo 17,6 unidades de negócios.
Os quatro principais processos em compõem os CSCs são financeiro, recursos humanos, suprimentos e tecnologia. Além do ERP, os sistemas mais utilizados são Excel com 80% do total; help desk, 67%; e portal de intranet, Outlook e Acess, 53%. Além desses, mas outros dez sistemas deferentes foram mencionados.
Visibilidade, automação e informações em tempo real são os aspectos mais valorizados numa solução. Mesmo assim, existe uma desconexão onde se pretende investir para a melhoria desses software — 67% dos CSCs pretendem investir em TI variando de R$ 100 mil a R$ 500 mil, em alguns casos mais de R$ 2 milhões.
A pesquisa constatou também que a ausência de uma melhor base tecnológica, restrição de recursos financeiros, desconhecimento das tecnologias e imediatismo são fatores apontados como gargalo para impedir o CSC de obter melhor desempenho.
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