Com o intuito de suprir as demandas de materiais utilizados pela sala cirúrgica de forma prática, o Instituto Central do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da USP (FMUSP) – que atende, em média, 5 mil consultas diariamente e tem quase mil leitos – adotou o controle eletrônico do fluxo como solução, controlando, assim, o estoque e a utilização dos materiais.
A medida, que funciona desde o fim de 2009, trouxe maior produtividade ao setor, pois agilizou o trabalho dos enfermeiros e profissionais do almoxarifado, e ainda otimizou as atividades dos gestores, que podem visualizar dados mais confiáveis e fazer comparações, em prol de maior assertividade na compra dos materiais.
Segundo a gerente de TI do Instituto Central do Hospital das Clínicas da FMUSP, Maria Lorena Escamez, anteriormente à solução tudo era feito manualmente, por meio de formulários. Maria explica que o fluxo funcionava da seguinte forma: "A área de almoxarifado do Centro Cirúrgico passava o material para a sala cirúrgica. Após o uso, era preenchido o formulário (laudo) com as quantidades usadas e devolução dos rótulos anexados". O procedimento, no entanto, era lento e pouco confiável. "Não tinha como extrair dados confiáveis, pois o levantamento tinha que ser feito manualmente", detalha.
Além disso, Maria diz que havia perda de produtividade gerada pelo antigo método. "Quando havia preenchimento de dados errados, era necessário refazer toda a documentação, colher assinaturas", conta. A solução, então, teve o objetivo não só de agilizar o processo, mas também de conseguir controlar efetivamente o laudo de órtese, prótese e materiais especiais (OPM), que, segundo Maria, são materiais de elevado custo. Ela enfatiza que o desenvolvimento da solução foi feito de acordo com as necessidades do Centro Cirúrgico do Instituto Central, pois "não havia produto de prateleira que atendesse a todas as especificações e controles requeridos".
E os resultados da alternativa são efetivos. "O pulo do gato é que a baixa do material utilizado é feita pela equipe de enfermagem ainda na sala cirúrgica, com total controle (lote, validade etc.), e em tempo real", explica Maria, destrinchando o que ela considera ser a principal medida de sucesso do projeto.
A solução consegue comparar o mesmo procedimento realizado por profissionais diferentes (ou até mesmo em pacientes distintos), tendo uma padronização dos materiais utilizados em cada método. "Com isso, foi possível identificar os materiais mais utilizados e negociar com os fornecedores", diz Maria. Ela exemplifica que é possível comparar o que o Hospital gasta de material, e o que o Sistema Único de Saúde, SUS, reembolsa. "E, na maioria das vezes, o que o SUS reembolsa é menos do que é gasto com a cirurgia", comenta.
Com o controle detalhado, todavia, os gestores conseguem levantar, com facilidade, informações importantes para a melhoria do fluxo. O resultado foi a efetiva redução de custos de material, assim como a diminuição de desperdício. "Outros institutos do HC também querem usar a ferramenta", comenta Maria, ao comparar que nem o Hospital Albert Einstein utiliza esse sistema ainda.
Ela opina, porém, que a principal dificuldade de outros hospitais renomados utilizarem o sistema não é a falta de tecnologia, mas, sim, a mudança de cultura exigida aos profissionais que estão envolvidos diretamente no processo. "No começo, ninguém queria", afirma.
Segundo Maria, os profissionais dos setores de enfermagem e almoxarifado, que não necessariamente tinham contato frequente com TI, não aceitaram a solução de imediato. Por esse motivo, ela considera ter sido "necessária uma mudança de cultura." Após um tempo, porém, ocorreu a "aceitação em massa." A partir de então, um dos resultados positivos da solução destacados pela gerente de TI é a facilidade com que os profissionais exercem, agora, seu trabalho. "Eles não dispensam mais a ferramenta", comenta.
Software house
Para chegar à solução, foi feito um estudo – entre pesquisa no mercado e a decisão pelo desenvolvimento próprio – de aproximadamente três meses. "O software é nosso, mas o desenvolvimento foi realizado por uma software house", explica Maria.
Depois de decidido, em 2008, todo o projeto – o tempo de especificação, desenvolvimento, implantação, correções e treinamento da equipe – demandou aproximadamente 18 meses. "A implantação foi feita em diversas etapas", conta Maria. No fim de 2009, portanto, o projeto já estava funcionando.
Por conta de o software ter sido adquirido, "inclusive as fontes", lembra a gerente de TI, o hospital se beneficia por conseguir ter total controle sobre as possíveis alterações necessárias no futuro.
Para implantar o novo sistema, foi necessário informatizar todas as salas cirúrgicas, assim como o almoxarifado do centro cirúrgico e central, com rede lógica; além de adquirir microcomputadores, impressoras e leitoras para a baixa dos produtos em tempo real.
O projeto recebeu investimento de aproximadamente, R$100 mil, inclusos nesse valor software e hardware. Maria afirma que não consegue medir em valores o retorno sobre o investimento realizado. No entanto, reforça o ROI qualitativo do custo: "atualmente, é possível comparar, por exemplo, o custo da cirurgia feita com o valor reembolsado pelo SUS, ou por convênios" explica.
A solução é utilizada em 33 salas cirúrgicas, com média de três a quatro cirurgias por dia. Assim, todo o corpo de enfermagem e as equipes de almoxarifados são contemplados pelo projeto. Maria conta que a equipe de TI do hospital pretende, ainda em 2012, fazer melhorias no software para o "refinamento dos dados coletados" e, assim, melhorar ainda mais a qualidade da informação.
