A administração dos processos de negócio é atualmente uma capacidade chave nas empresas. Os processos de negócio devem se atualizar, se tornar mais eficientes e evoluir constantemente para garantir o diferencial competitivo da empresa no mercado.
Para atingir esse objetivo, a implementação de um Escritório de Transformação de Processos (BPTO, em inglês) é responsável pela implementação e melhoria continua dos processos de negócio. A BPTO se baseia em quatro pilares fundamentais que juntos se tornam o principal diferenciador dessa entidade contra outras organizações tradicionais em empresas, como Escritório de Projetos ou Escritório de Organização e Métodos.
Esses são:
Administração de Valor.- orientado a identificar onde estão as áreas de geração de valor da companhia e, uma vez feito esse análise, conseguir monitorar os resultados obtidos com a melhoria.
Administração de Processos de Negócio.- focado num processo eficiente de análise, definição, implementação e controle de processo. Engloba desde componentes de modelagem e documentação dos processos de negócio, até ferramentas sofisticadas de monitoração e medição de processos, assim como metodologias de análise e reengenharia.
Administração da Mudança das Pessoas.- se analisam os componentes mais soft do negócio. Quando a nova forma de operar estiver definida –mediante os pilares anteriores– é necessário conseguir com que as pessoas adotem a mudança e estejam capacitadas para executá-la. Identificar quais são as possíveis resistências à mudança, interesses dos diferentes grupos de stakeholders, necessidades de treinamento, falta de conhecimento das iniciativas e atuar de acordo com o objetivo de acelerar o máximo possível a adoção dos novos processos.
Administração de Programas de Projetos.- é vital para garantir que as iniciativas sugeridas sejam implementadas em tempo hábil. Isso requer planejamento adequado e ter metodologias que efetivamente gerenciem o portfólio de projetos que um Escritório de Transformação tem. É o pilar que garante que as iniciativas sejam implementadas de forma eficiente e em conformidade com os objetivos de transformação definidos.
É importante ressaltar que nem todos os Escritórios de Transformação são iguais. Suas funções, tamanho e complexidade varia de acordo com as necessidades dos clientes. O que muitas vezes acontece é que os diferentes componentes deste escritório já existem em uma empresa, mas de forma isolada e em muitos departamentos diferentes. A melhor estratégia é reunir os quatro componentes numa área da empresa para melhorar a eficácia dos processos de transformação.
Além disso, as pessoas responsáveis por esses pilares devem compreender a estratégia de negócio da empresa, de modo que esteja sempre acompanhada de soluções de melhoria, tecnológica ou de processos, para implementar. Não se pode dar valor aos processos da empresa, sem antes entender o negócio e a estratégia que está sendo implementada, que define prioridades para a ação da BPTO.
Muitas vezes a implementação inicial do Escritório de Transformação está associada com grandes projetos de melhoria de operações internas. Deve-se promover a experiência e metodologia para a comissão e implementação de processos de trabalho ao alcance do Escritório de Transformação. Nesses casos, há um acompanhamento constante do cliente para estes projetos, que pode durar entre um e dois anos, normalmente.
Em outros casos, há uma abordagem de implementação gradual procurando obter quick hits dentro da organização permitindo que a iniciativa cresça. Nestes casos são selecionadas áreas onde a implementação dos quatro pilares adicione valor rapidamente, para logo expandir o escopo do escritório para cobrir outras frentes. Nossa participação como empresa pode ser intensiva ou mais orientada ao coaching dos recursos internos alocados para o escritório.
Através do Escritório de Transformação, a organização pode enfrentar seus desafios e necessidades, ao mesmo tempo que gera o valor extra, atuando como diferencial frente a concorrência. Independentemente da estratégia de implementação, é fundamental que o Escritório demonstre rapidamente sua contribuição de valor para a empresa. O seu sucesso torna-se o motor da evolução e melhoria contínua. Geralmente grandes empresas em todo o mundo tem implantado Escritórios de Transformação além de usar ou não o mesmo nome internamente. Através dele, as empresas líderes da indústria, empresas farmacêuticas, de consumo massivo, e financeiras entre outras, podem reinventar e melhorar seus processos de negócio e gerar diferencial valioso frente aos seus concorrentes.
Na América Latina, esse modelo já está há muitos anos operando, apesar de serem relativamente poucas empresas locais que implementam o conceito claramente. Graças aos avanços tecnológicos na região, hoje o continente está em uma posição privilegiada para a rápida adoção de mudanças nos processos de negócios, muitas vezes em melhor forma do que os países desenvolvidos, que têm que conviver com soluções que foram superadas pelo avanço tecnológico.
Esta situação faz com que seja fundamental para as empresas compreender como essas tecnologias podem melhorar suas operações e como elas podem ser transformadas em um diferencial no mercado. Esta revolução digital permite formas inovadoras de atingir o cliente e produzir bens e serviços, e o Escritório de Transformação desempenha um papel decisivo nesta inovação.
Por exemplo, hoje é possível processar milhões de registros em segundos através de soluções de processamento em memória. Existem vários processos que podem ser revolucionados, isto é, por esta solução rapidamente habilitá-lo nas soluções de cloud computing que automatizam os processos de RH até CRM para gerar comunidades internas ou externas através de soluções de Social Business, ou mobilizar os processos de negócio nos smartphones dos funcionários.
O Escritório de Transformação é a ponte que transforma estas novas oportunidades em valor para a empresa. Esta empresa conhece os processos de negócios atuais e suas áreas de oportunidade, e compreende as tecnologias existentes e suas possibilidades. Analisando o valor potencialmente gerado, tem a capacidade para implementar a transformação, tanto em processos como indivíduos. Em última análise, garante a execução da estratégia de negócios da organização e a prepara para se renovar constantemente de forma eficiente.
Santiago De Urquiza, diretor sênior do Grupo ASSA
