A Randon Consórcios, empresa gaúcha e de atuação nacional integrante o Grupo Randon e que chegou a um faturamento de R$ 108 milhões em 2015, aumentou a eficiência dos processos e o controle das operações com o SE Suite 2.0 da SoftExpert. Contando com cerca de 120 funcionários, a companhia melhorou as práticas organizacionais com a ferramenta, agilizando a comunicação, o gerenciamento das informações, atendendo os requisitos da certificação ISO 9001.
De 2015 para cá, a Randon Consórcios utiliza a versão 2.0 do SE Suite. Gabriela Ricardo dos Reis, do setor de Qualidade da companhia, relata que as facilidades do controle e gerenciamento das tarefas a serem executadas permitem controlar prazos e acompanhar a execução dos processos.
"Todos os funcionários têm acesso eletrônico aos documentos e procedimentos, com isso facilitamos o acesso às informações, evitamos a necessidade de impressão de distribuição dos documentos pelos postos de trabalho e a cada revisão o sistema emite notificações aos usuários, o que permite agilidade na comunicação das alterações e disseminação das modificações realizadas", afirma Gabriela.
Com a ferramenta, o setor de Qualidade consegue rapidamente verificar o status das ações através de relatórios. Quanto a gestão de documentos, o SE Suite permite o controle sobre quaisquer alterações, evitando retrabalhos e aumentando a eficiência do processo.
"Seria muito mais complexo se não utilizássemos o sistema. O tempo dispendido para isso se tornaria muito maior e, por consequência, seria uma atividade mais cara e, quanto mais o sistema puder apoiar e agilizar o nosso trabalho, mais tempo teremos para dedicar a atividades de melhoria e inovação que podem trazer grandes benefícios à empresa", conta..
Segundo ela, os módulos SE Action Plan e SE Document estão alinhados aos requisitos da certificação ISO 9001, permitindo que os funcionários da Randon Consórcios utilizem o sistema sem necessidade de controles paralelos.
"Como todos os funcionários têm acesso eletrônico ao sistema, eles podem facilmente acessar documentos, procedimentos e informações sobre os processos. A facilidade de controle e geração de relatórios permite rapidez e agilidade para acessar dados, planos de ação e documentos, com um dashboard amigável que facilita a apresentação aos auditores".
"O objetivo é integrar outras áreas da gestão ao uso do sistema, vemos oportunidade de ampliar o uso da ferramenta para tratamento de reclamações de cliente do SAC e ouvidoria. Além disso, vamos passar a adotar o SE Action Pack para mapeamento dos processos. Já avaliamos também o uso do modulo de gestão de riscos e indicadores," finaliza.
