Mesmo que positivas, mudanças em processos, sistemas e na forma como as pessoas trabalham sempre trazem algum desconforto inicial. O ser humano possui uma tendência natural a se acomodar com hábitos e rotinas já conhecidas. Qualquer mudança gera insegurança e exige que ele saia de sua zona de conforto. O mesmo se aplica à utilização de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning).
Adotar as melhores práticas disponibilizadas por um ERP parece uma tarefa simples, mas, na prática, pode ser desafiador. Isso pode ocorrer tanto pela dificuldade da equipe em visualizar os novos processos quanto por não compreender, inicialmente, as vantagens que esses processos trarão à empresa, como a eliminação de gargalos e retrabalho.
Por exemplo, é possível ocorrer um ganho significativo de eficiência operacional na gestão de contratos. Enquanto em algumas empresas, a verificação do período de vigência ainda depende de controles manuais, nos ERPs de 4ª geração esse processo já é tratado de forma automatizada. Isso libera a equipe de contratos para focar em atividades mais estratégicas, que gerem maior valor para o negócio. Além disso, quando a empresa adota as melhores práticas já incorporadas ao ERP e define processos padronizados, a incorporação de novas empresas ao sistema torna-se mais simples e ágil, frequentemente demandando apenas configurações que podem ser realizadas pela própria equipe interna, sem a necessidade de contratar consultorias externas.
Por outro lado, existem empresas e segmentos de mercado com processos muito específicos que nem sempre permitem a adoção integral dos processos embarcados no ERP. Nesses casos, o ERP é adaptado para atender às particularidades da empresa. Essa adaptação pode ser híbrida: parte dos processos do ERP é adotada como padrão e outra parte é ajustada. Essas adaptações podem incluir o desenvolvimento de extensões ou integrações entre o ERP e sistemas legados.
Não existe um modelo universalmente "certo" ou "errado"; o que existem são situações e necessidades específicas. As empresas precisam avaliar quais processos podem seguir o padrão do ERP e quais precisam de adaptações. A tecnologia está disponível para viabilizar essas escolhas. O papel dos especialistas em ERP, como consultores, é trabalhar junto com a equipe da empresa para definir o melhor caminho, analisando vantagens e desvantagens de cada ajuste, discutindo os gaps e traçando as melhores direções.
Um dos maiores desafios nos projetos de implementação de ERP é tangibilizar o que são as "melhores práticas". Há várias formas de fazer isso. A mais comum é apresentar os fluxos de processos utilizando ferramentas como PowerPoint ou outras de apresentação. Outra abordagem é demonstrar os processos diretamente no sistema ERP, destacando os ganhos de eficiência operacional, as tecnologias embarcadas (como workflow, analytics ou inteligência artificial) e permitindo que os usuários experimentem, na prática, os benefícios, como redução de retrabalho, aumento da produtividade e maior eficiência.
A importância da participação do usuário-chave
Um aspecto muito comum nas empresas atualmente é o baixo nível de disponibilidade dos usuários. Com equipes cada vez mais enxutas, é fundamental estabelecer abordagens de implementação que maximizem o tempo disponível, gerando melhores resultados em menos tempo.
O sucesso de qualquer projeto de implementação de ERP depende diretamente da participação ativa dos usuários-chave. Não se faz um projeto sem eles. No entanto, é comum que empresas solicitem propostas de implementação já sinalizando que haverá baixa participação dos usuários. Nesses casos, enfatizamos a importância de abordagens que utilizem aceleradores para reduzir o prazo do projeto, mas sempre destacamos que a presença dos usuários-chave é indispensável em fases críticas, como o desenho da solução. É nesse momento que são definidos os processos a serem adotados ou adaptados, estabelecendo o modus operandi do sistema, além de atividades como a validação, que determinam o sucesso ou fracasso da implementação. Afinal, o conhecimento do negócio está na experiência e no entendimento desses usuários.
Durante a fase de testes de aceitação, a incorporação antecipada dos usuários-chave é essencial. Eles devem participar da definição dos cenários de teste, critérios de aceitação e, se possível, da execução. Isso não só garante uma boa utilização do ERP após o go-live, mas também permite que os novos processos sejam absorvidos de maneira consistente. É importante que os usuários-chave estejam confortáveis e seguros quanto aos novos processos, capacitados para explicá-los e defendê-los perante os demais usuários.
A mudança exige que as pessoas saiam de suas zonas de conforto, mas o papel do projeto é devolver essa segurança ao permitir que os usuários entendam os novos processos e percebam os ganhos proporcionados pelo sistema. Pequenos ajustes, como o posicionamento de campos na tela, podem fazer uma grande diferença, gerando conforto e senso de propriedade.
Outro ponto fundamental para o sucesso de um projeto é a seleção e capacitação adequada da equipe que atuará como usuário-chave. É importante proporcionar um período de familiarização com o sistema, conscientizando os usuários-chave sobre a relevância de seu papel como agentes de mudança e transformação.
Do ponto de vista tecnológico, os ERPs modernos têm incorporado ferramentas de treinamento e capacitação, como guias interativos, que ajudam os usuários a aprender e executar tarefas diretamente no sistema, de forma prática e intuitiva.
Por fim, um fator crítico muitas vezes negligenciado é a continuidade após o go-live. É comum assumir que a equipe estará completamente apta a usar o novo sistema, mas a consolidação do ERP pode levar semanas ou até meses, dependendo do tamanho do projeto, da cultura da empresa e do nível de adaptação. Além disso, com a cultura cloud, as empresas enfrentam uma jornada contínua de transformação e inovação, que exige atualização e capacitação permanentes de toda a equipe. Ferramentas de capacitação serão uma parte vital desse processo, garantindo que todos — desde os usuários-chave até o restante da empresa — estejam preparados para acompanhar a evolução tecnológica.
A implementação de um ERP não é apenas uma mudança tecnológica; é uma transformação de negócios. Para garantir sucesso, é essencial alinhar tecnologia, processos e pessoas.
Jaqueline Jobim, diretora de Pré-Vendas da Ninecon.
