A revolução digital tem moldado inúmeras facetas do ambiente corporativo e uma das áreas que mais tem experimentado mudanças significativas é a área de Recursos Humanos. A transição da tradicional papelada para a gestão de documentos digitais e a adoção da assinatura eletrônica trouxeram consigo uma onda de eficiência, agilidade e sustentabilidade para as práticas rotineiras do departamento.
Ao longo dos últimos anos, o setor passou a ser considerado um braço estratégico fundamental para todas as empresas, sendo responsável, dentre outras incumbências essenciais, não só pela atração de talentos, mas também pela própria melhora da produtividade e no reforço da cultura organizacional de marca.
Apesar deste novo caminho, a burocracia segue sendo um desafio ainda bastante vivo dentro da área. Isso porque, a somatória envolvendo uma série de obrigações legais, as dificuldades de gerenciar documentos e a demora para averiguar e examinar toda a documentação ainda acaba gerando lentidão aos processos e enormes prejuízos para o mercado. A título de exemplo, uma pesquisa divulgada pelo Instituto Locomotiva revela que 37% das empresas já perderam candidatos aprovados para uma vaga de emprego por excesso de burocracia e demora na admissão.
Na busca por melhorias, o RH tem encontrado na tecnologia o alicerce ideal para direcionar os seus esforços tendo o humano verdadeiramente como centro das suas tomadas de decisões. No caso da gestão de documentos digitais, ela trouxe consigo a capacidade de armazenar, organizar e acessar arquivos de forma rápida e eficaz, sem a necessidade dos profissionais ficarem dependentes de pastas físicas e arquivadores, uma vez que a burocracia operacional é substancialmente reduzida.
Digitalização da área
Antigamente, a coleta de assinaturas demandava a presença física das partes envolvidas, muitas vezes resultando em atrasos consideráveis. Entretanto, essa questão já está sendo remodelada. De acordo com alguns índices do mercado levantados pelo Instituto Locomotiva, 86% das empresas pretendem modernizar o seu processo de admissão. Deste total, 47% já estão em processo de implementação de ferramentas inovadoras. Assim, a partir do uso da tecnologia, funções mais burocráticas da área como o gerenciamento de ponto, manutenção de remuneração e negociações com serviços de benefícios, poderão ser calibradas para alavancar a produtividade do segmento.
Redução do uso de papéis
Além disso, as ferramentas que contribuem para tarefas mais estratégicas, tais como a digitalização das documentações e a otimização da assinatura no ambiente virtual, garantem a segurança e a validade legal das certificações, com controles de acesso e trilhas de auditoria que oferecem uma camada adicional de proteção. Por meio de uma tecnologia única, as plataformas que disponibilizam essa funcionalidade tornam os procedimentos mais ágeis e eficientes, já que os documentos podem ser assinados eletronicamente, eliminando a necessidade de impressão e escaneamento – fatores que resultam diretamente na economia de tempo e recursos.
Trabalho remoto
Nos últimos anos, o cenário profissional passou por transformações significativas, impulsionadas, em grande parte, pela ascensão do trabalho remoto e híbrido. O setor de RH emerge como um protagonista essencial nessa nova dinâmica, enfrentando desafios e explorando oportunidades para otimizar a experiência dos colaboradores e impulsionar o desempenho corporativo.
A comunicação eficaz, a construção de equipes coesas e a promoção do engajamento tornaram-se aspectos cruciais para evitar o isolamento e garantir o bem-estar dos colaboradores. Com a tecnologia, a possibilidade de recrutar talentos globalmente amplia o pool de candidatos e promove a diversidade nas equipes. Além disso, a flexibilidade no local de trabalho pode contribuir para a retenção de talentos, aumentando a satisfação dos colaboradores.
Indo além, o uso de recursos tecnológicos como o da assinatura eletrônica, por exemplo, garante às empresas agilidade e assertividade aos processos de gerenciamento de documentos, uma vez que excluem a necessidade de imprimir e assinar manualmente os papéis. Assim, arquivos como contratos comerciais ou de admissão ou rescisão de colaboradores, além de exames médicos admissionais e demissionais podem ser gerenciados digitalmente e com validade jurídica.
Escolha assertiva
Outra tarefa que vem sendo potencializada substancialmente pelo uso da tecnologia é a própria seleção de talentos. Graças ao uso das plataformas, os profissionais da área podem simplificar as pendências administrativas por trás do processo de triagem, conseguindo, assim, não só acelerar o andamento da contratação, mas também trazer assertividade na escolha dos candidatos. Isso porque aplicações tecnológicas no processo resultam numa maior gama de informações que podem ser coletadas de forma muito mais detalhada.
Economia e ESG
O corte de gastos hoje é uma realidade que aflige todos os departamentos de uma companhia, e com o RH isso não é diferente. Para se ter uma ideia, segundo estudo divulgado pela Signaturit, as corporações que implementam sistemas de assinatura digital economizam em média entre 55% e 78% nas despesas com suprimentos.
Toda a economia se deve às novas perspectivas e possibilidades trazidas pela aplicação da tecnologia no dia a dia da área. Mais do que isso, a questão do deslocamento das documentações, que por si só gera custos de postagem, demora pela espera das assinaturas, e o risco de danos e extravios, também são tirados de cena, tornando o processo mais prático e com menor investimento.
A grande verdade é que a adoção massiva das plataformas eletrônicas é uma realidade mais do que presente dentro do RH. Hoje já não há mais dúvidas que a tecnologia é a melhor resposta à burocracia, e uma necessidade cada vez mais imprescindível para economizar recursos valiosos como tempo, pessoal, além, é claro, do financeiro. À medida que as organizações abraçam a tecnologia, não apenas testemunham ganhos operacionais substanciais, mas também fortalecem sua posição na vanguarda de um ambiente de negócios cada vez mais digital e competitivo.
Raquel Trindade, Chief Business Officer da Clicksign.
