A maioria das pequenas e médias empresas brasileiras têm um problema em comum: ainda não trabalham com integração de seus processos de negócios. Como resultado, muitas delas ainda desperdiçam boa parte do tempo recuperando e alinhando informações que, em uma situação ideal, deveriam estar sempre disponíveis.
A consequência principal disso é a realização das tradicionais reuniões mensais, onde é necessário envolver a equipe e todas as áreas de negócio no levantamento de informações, preparação, apresentações etc. Um desperdício, uma vez que estas pessoas perdem dias, às vezes semanas, levantando dados do mês que já passou, quando poderiam estar se dedicando a fazer render o mês corrente.
Outro fator: este modelo geralmente cria divergências entre as diferentes áreas envolvidas. Cada uma trabalha os números que lhes são mais favoráveis, impossibilitando a todos saber qual é a informação correta. Diante deste quadro, resta aos gestores tomar decisões baseadas em seu feeling, já que não é possível baseá-las em fatos e dados confiáveis.
Nestes casos, a modernização da gestão passa pelo acompanhamento em tempo real dos resultados da empresa, de suas ações etc. O gestor tem que saber, a qualquer momento, quanto gastou, quando ganhou, qual seu nível de estoque. Na prática, ele precisa de confiabilidade nas informações nas quais vai basear suas decisões e estratégias de negócios, e isso só é possível com a integração de processos.
Com processos integrados, a empresa consegue identificar seus gargalos no momento em que ocorrem, ganhando poder de reação e minimizando seus impactos. Não é preciso esperar o final do mês para detectar um problema. Com isso, as reuniões se tornam mais pontuais e não é mais necessário envolver as pessoas em busca de dados antigos.
E as vantagens não param por aí.Com processos integrados, por exemplo, é possível ampliar o controle do fluxo de caixa. Se ele estiver atualizado em tempo real, a empresa ganha poder de negociação, pode pagar juros menores se o saldo for negativo, ou pode negociar taxas melhores e melhor rentabilidade para seu saldo positivo. Além disso, com o fluxo de caixa controlado, é possível reduzir sensivelmente o número de aportes.
Quer outro exemplo? A área comercial é hoje a alma de toda a empresa: todos precisam vender e é isso que traz lucro. Mas para isso é preciso saber até onde se pode ser agressivo, qual o limite para uma negociação comercial. A maioria dos empresários não consegue definir estes limites. Ao contrário, se souberem que já atingiram o ponto de equilíbrio em determinado período, podem adotar políticas mais agressivas dali para frente.
A maioria das empresas não sabe, por exemplo, qual o seu coeficiente financeiro, que é que permite saber se elas estão pagando a matéria prima antes ou depois de receber do cliente. Com gráficos integrados é possível checar informações e definir políticas financeiras mais adequadas. O mesmo vale para o giro de estoque: o empresário precisa saber se tem produtos parados, qual o giro, em que época do ano vende mais, quais produtos vendem mais.
Ele também precisa garantir que a equipe esteja envolvida nas metas da empresa. Com processos integrados, todo colaborador tem condições de entender sua participação dentro do todo. Uma área é sempre fornecedora da outra e se isso não é feito direito, há problemas. É a integração dos processos que vai permitir estabelecer o conceito cliente x fornecedor dentro da empresa. A área cliente quer receber o serviço ou produto como combinado. Com isso é possível determinar qual a participação de cada um no processo.
Apesar de todas estas vantagens, o fato é que hoje 85% das pequenas empresas e 40% das grandes ainda não integram seus processos. Isso representa uma oportunidade enorme, porque hoje a espinha dorsal de qualquer projeto de integração de processos é a TI, que garante que ao longo do tempo esse trabalho terá sequência.
A ferramenta de informática é necessária e está aí para preparar as empresas para desafios ainda maiores, como a busca de clientes mais exigentes. E não só. Também é fato que, após integrar seus processos, a rentabilidade destas empresas sobe em média 2% em um período de 12 meses. Vale a pena, e traz resultados!
Wagner Crivellari, gestor da Sankhya Gestão de Negócios em Sorocaba.
