Com o objetivo de reduzir custos e facilitar a logística de suprimentos, a ACNielsen, empresa global em pesquisa de mercado, decidiu terceirizar seu parque de impressão, para ter maior controle de uma atividade que gerava cerca de 800 mil páginas por mês.
Para esse volume ela contava com 85 impressoras a laser, 50 impressoras jato de tinta, seis copiadoras monocromáticas e uma colorida. Além disso, os equipamentos eram antigos, os contratos de manutenção não atendiam quanto aos prazos, custos e suprimentos, havia problemas de logística para o atendimento dos escritórios regionais, morosidade na aquisição de suprimentos e alto volume de impressão, devido à utilização inadequada do recurso.
O fato de não terem centralizado os serviços também era um dos fatores que incomodavam a empresa. ?A matriz administrava dois contratos de manutenção, além de gerenciar os suprimentos para todo o nosso parque?, explica Mauro Grossi, analista de suporte da ACNielsen, que coordenou o projeto com a analista de centro de informações sênior, Maria Teresa Bertolli de Almeida e a supervisora de serviços administrativos, Elizabeth Davini Fernandes, também da equipe da ACNielsen.
Para a implantação do outsourcing, a companhia avaliou sete empresas. ?Nossos critérios para escolha do fornecedor foram o intenso conhecimento técnico de hardware e software, a tecnologia utilizada, a qualidade dos serviços e produtos, além do custo competitivo, a idoneidade da empresa e a capacidade de administração do nosso parque?, diz Grossi. Após a análise, a empresa escolheu a Gomaq, revenda de valor agregado e fornecedora de serviços de impressão com 40 anos de mercado, para gerenciar o parque de impressão na sua matriz, em Cotia (SP) e nas 22 filiais espalhadas pelo Brasil.
Depois de selecionada, a fornecedora fez um levantamento detalhado do ambiente de impressão da ACNielsen e, junto com a companhia, fizeram um cronograma de instalação, ?tendo como principal diretiva não impactar a atividade dos usuários, o que de fato não ocorreu?, salienta Grossi. ?O treinamento oferecido para todos os usuários quanto ao funcionamento dos equipamentos contribuiu para uma migração bastante tranqüila?, completa o analista de suporte.
Após essa primeira fase, iniciou-se a solução dos problemas. Foram trocadas todas as impressoras e copiadoras e o resultado foi um parque com 60 impressoras a laser, a maioria com função duplex e apenas seis impressoras coloridas. Para atender as necessidades da diretoria, foram mantidas 15 impressoras de uso individual. Além destas, Grossi lembra que ?foram incluídas duas copiadoras em escritórios regionais de maior criticidade, proporcionando maior conforto com menos custos para estas localidades?, explica.
Redução de Custos
O resultado desse trabalho pode ser visto por meio dos números. O parque atual é quase 50% menor do que o anterior. Em relação ao numero de páginas, de 800 mil páginas por mês, reduziu-se para 500 mil páginas por mês. De acordo com o analista de suporte, ?dobramos a velocidade de impressão e cópias graças à substituição de impressoras de 10 a 20 ppm com um ciclo de 10.000 páginas, para impressoras de 40 ppm com um ciclo de 200 mil páginas por impressora por mês?, enfatiza.
Por fim, houve economia nos gastos com impressão. ?A redução superou as nossas expectativas da época, pois pensávamos numa economia de 15% a 25% e a economia real que obtivemos foi na ordem de 42% a 45% nos escritórios regionais, que significa cerca de R$ 200 mil por ano. Na matriz, essa economia foi de 30% a 40%, cerca de R$ 250 mil por ano?, conclui Grossi.
