Diante do desafio de gerenciar grandes volumes de dados e processos complexos, a Natura decidiu adotar o Google Workspace. O objetivo era otimizar processos e aumentar a eficiência operacional, impulsionando a produtividade e mantendo a segurança de mais de 20 mil colaboradores em toda a América Latina.
A empresa de cosméticos buscava uma solução que integrasse suas operações de forma coesa e segura, ao mesmo tempo em que promovesse e otimizasse a colaboração entre suas equipes. Uma das soluções foi resultado de uma parceria com a Gentrop, parceira premier do Google, que auxiliou a Natura na implementação da solução do Google Workspace.
Antes da migração, a companhia enfrentava alguns desafios, como encontrar soluções mais eficazes de automação para a área de Finanças. O momento coincidiu com com a implementação do Google Workspace e as novas ferramentas permitiram a criação de um modelo comercial mais ágil e adaptável, melhorando a resposta às necessidades do mercado.
Menos retrabalho e processos mais eficazes
A Gentrop foi escolhida para pavimentar o caminho para essa transformação digital junto à Natura. A implementação do Google Workspace centralizou as operações e proporcionou uma gestão mais eficiente dos processos dentro da empresa, resultando em uma redução expressiva nas atividades de retrabalho e contribuindo diretamente para a melhoria da eficiência operacional.
"Transformar a cultura e a forma de pensar das pessoas não é algo tão trivial. Mas há uma maneira de fazer isso de forma bem simples, que é por meio da mudança de alguns artefatos, como é o caso do Google Workspace. Mudando os símbolos, também conseguimos mudar a forma como as pessoas pensam e colaboram. Queremos colaboração, produtividade e novas formas de atuar.", detalha Renata Marques, CIO Latin America da Natura.
Uma das ferramentas centrais dessa transformação foi o AppSheet, utilizado como solução para projetos internos, como por exemplo na evolução do cronograma de fechamento contábil. O aplicativo desenvolvido pelo time contábil via Appsheet e sem depender de programação ou de desenvolvimentos técnicos, proporcionou uma visão ampla e detalhada das atividades, incluindo cadastro de empresas, lançamento de contas, notificações por e-mail e cálculo das datas de entrega das atividades.
Os primeiros testes com o AppSheet foram feitos em caráter experimental. Por meio da plataforma, um aplicativo foi desenvolvido em parceria com o time de automações e a Central de Serviços Compartilhados (CSC), que encarou o desafio de desenvolver um processo tão complexo em uma ferramenta que era novidade para todos, dividindo a tarefa de conscientizar e engajar os envolvidos nas pontas.
A equipe levou apenas três semanas para desenvolver a primeira versão do aplicativo e logo alcançou uma economia expressiva, além de uma redução de 80% de FTE (full-time equivalent) dedicado em período de fechamento, representando uma economia de 17 horas semanais (ou 70 horas mensais) de trabalho, e dando à sua equipe financeira mais tempo para se concentrar no planejamento e análise de alto valor.
A implementação do projeto também realizou a migração de 900 TB de dados e mais de 20 mil contas da solução anterior em apenas seis meses. Além disso, a nova ferramenta reduziu o tempo de busca de informações internas de 30 para cinco minutos com uma base de conhecimento interna no Google Sites.
A implementação do Google Workspace também reforçou a segurança dos dados da Natura. Com controles rigorosos de acesso e monitoramento contínuo, a empresa conseguiu garantir conformidade com as normas de segurança mais exigentes, protegendo informações sensíveis e otimizando a governança de dados. Uma avaliação de feedback sobre o aplicativo feita com as pessoas impactadas pela solução revelou que 95% dos colaboradores escolheriam o AppSheet em relação a outras ferramentas já testadas para o processo de cronograma contábil.
Parceria para inovação e crescimento sustentável
A parceria entre Natura e Gentrop demonstra como a adoção de tecnologias avançadas e práticas de gestão eficientes podem transformar operações empresariais e gerar resultados significativos a curto prazo. A implementação do Google Workspace resultou em economias e melhorias que evidenciam o potencial transformador das soluções tecnológicas quando aplicadas de maneira estratégica e personalizada.
"Trabalhar com a Natura neste projeto de transformação digital foi uma experiência extremamente gratificante. Resultados expressivos como esses demonstram o poder de ferramentas como o Google Workspace quando implementado com uma estratégia bem definida. Nossa parceria com a Natura impulsionou a eficiência operacional, reforçou a segurança e a governança dos dados, aspectos críticos para uma empresa desse porte. Ficamos entusiasmados em fazer parte desta jornada de inovação e crescimento sustentável," afirma Alline Antóquio, diretora executiva e responsável pela unidade Google na Gentrop.
