A capacidade de manter a continuidade dos negócios está diretamente relacionada à otimização dos processos e a eficiente gestão de documentos. Quanto mais digitalizadas, mais as empresas aumentam sua resiliência – fundamental em épocas de crise – com agilidade e flexibilidade.
Segundo estudo da consultoria Forrester, empresas que já contam com todos os seus processos digitalizados têm cinco vezes mais capacidade de manter a continuidade dos negócios. Funcionalidades como compartilhamento de documentos, colaboração e automação não só impulsionam os negócios como também oferecem mais eficiência ao trabalho remoto.
Por isso, para atender as expectativas de clientes internos e externos, as empresas precisam avançar na jornada de transformação digital, acelerando a digitalização de seus processos de negócios e gestão documental.
E com uma eficiente gestão documental, é possível ir além na automatização de processos. É possível reinventar todo o processo de negócios, reduzindo etapas, agilizando a tomada de decisão e tratando de questões regulatórias. Com a reinvenção dos processos, surgem inovadores modelos operacionais e estruturas organizacionais prontas para enfrentar novos desafios.
A resiliência operacional
Mas o que é a resiliência operacional? Para muitos, é a capacidade de manter a continuidade dos negócios, com a possibilidade de antecipar, prevenir e se recuperar de problemas e, também, de aprender com os desafios. Capacidades que foram duramente postas à prova com a pandemia, que transformou completamente a forma como trabalhamos e nos relacionamos.
Temos percebido que as empresas cada vez mais têm consciência da importância de digitalizar processos e da gestão documental, facilitando as interações virtuais da nova força de trabalho distribuída.
Com isso, a adoção de tecnologias capazes de impulsionar desde o trabalho remoto até o atendimento ao cliente deixam de ser uma opção, e passam a ser um imperativo. Segundo a Forrester, líderes de negócio já perceberam que seus colaboradores querem contar com alternativas digitais para executarem suas tarefas diárias. E as empresas que investem na automatização de processos e gestão documental contam com funcionários mais engajados, que se sentem mais valorizados.
Além disso, mais da metade dos líderes de negócio já perceberam que os fluxos de trabalho são otimizados com a digitalização dos documentos e consideram que essa é a principal melhoria que será mantida após a pandemia.
Tempo de cautela
Sabemos que a situação atual força as empresas a avaliarem com muito cuidado os seus investimentos, priorizando processos e tecnologias que impulsionem a resiliência e suportem as novas formas de trabalho, no longo prazo.
Empresas de todos os portes precisam avaliar o valor gerado pela digitalização e gestão de documentos no seu esforço de manter a resiliência e, também, como isso pode contribuir para a sua maturidade digital. Precisamos aprender a lição e aproveitar a oportunidade criada pelo novo cenário para avaliar, implementar e usar processos digitais nos fluxos de trabalho, onde uma estratégia de digitalização e gestão documental não deve ser encarada somente como uma melhor prática, e sim como uma ferramenta essencial para a continuidade dos negócios.
Por isso, um parceiro para acompanhar essa transformação digital deve ser criteriosamente selecionado, com um time de especialistas capaz de entender as suas reais necessidades.
Marcelo Carreira, diretor de Marketing da Access.
