Quando se fala em projetos de implantação de sistemas um dos temas recorrentes é a centralização. É comum encontrarmos empresas que iniciam projetos e logo no início descobrem que a centralização das informações em um número menor de sistemas traz muitos benefícios à organização. O que muitas vezes é difícil de encontrar é um projeto de sistemas que comece única e exclusivamente movido por este motivo. Os projetos tendem a englobar novas áreas, iniciativas, clientes e fornecedores, enquanto que a unificação acaba presente como um dos bons efeitos colaterais. Depois do fim do projeto, a centralização sempre é lembrada como uma das razões para o sucesso da implantação.
Olhando pelos projetos em volta, especialmente os de sistemas de gestão (ERP, CRM), isto é bem fácil de notar. Dificilmente se investe um bom montante em algo que gere "apenas" uma centralização de sistemas. Além disso, o sucesso de alguns projetos de gestão depende muito do esforço empregado no treinamento de seus operadores. Este é outro benefício claro da redução do número de sistemas: é mais fácil convencer os usuários a realizar todas as suas tarefas dentro de um sistema só, o que tende a evitar anotações manuais. Quando isso acontece, a adoção do aplicativo deixa de ser uma preocupação. O processo de centralização gera outros inúmeros benefícios, alguns bem fáceis de perceber:
• Centralização das informações: em sistemas de relacionamento com o cliente (CRM) isto é óbvio, ao manter todas as informações de um determinado cliente em um lugar só. Todos, se autorizados, têm acesso a todas as informações de um consumidor. É a famosa visão 360 graus, em que o cliente vê e é visto por todos os departamentos ao mesmo tempo. Além disso, com as informações presentes em um lugar só, os famigerados relatórios ficam mais fáceis de ser gerados, o que com certeza gera menos esforço. Exatamente o que a área de TI gostaria que acontecesse.
• Menor custo de propriedade e gerenciamento: em vez de ter que gerenciar inúmeros sistemas diferentes, invariavelmente caros, é melhor concentrar os esforços em alguns poucos. E isso envolve treinamento, manutenção, licenças, backup e até questões ecológicas – afinal, mais sistemas exigirão mais e mais servidores, algo difícil de justificar no momento em que a virtualização é uma das músicas mais tocadas no mercado.
• Desempenho: quanto mais sistemas, mais preocupante se torna a comunicação entre eles. São muito comuns que integrações de dados que deveriam ser diárias se tornem o calcanhar de Aquiles de um projeto, e perdurem por dias e dias. Existem casos em que a integração é tratada como um projeto à parte, dado o nível de complexidade de seus processos. Aliás, é importante frisar que integrações geralmente exigem sistemas separados, o que aumenta ainda mais a quantidade de aplicações orbitando no espaço exíguo da área de tecnologia. No caso dos sistemas de gestão empresarial, o exemplo do CRM é válido, pois se eu puder gerenciar meu cliente, fornecedor ou parceiro em um sistema só, essa preocupação deixa de ser constante nas reuniões semanais da equipe de projeto.
Um dos benefícios difíceis de medir é o aumento da produtividade diária dos funcionários. Isto ocorre porque a usabilidade dos sistemas sempre foi algo complicado de avaliar. Mas, de acordo com a lógica, quando o usuário opera menos sistemas diariamente, tem menos dificuldades e adquire maior especialização em suas tarefas. Se sobrar algum tempo, ele pode até ser utilizado na melhoria contínua dos processos diários.
Quando se pensa na qualidade, usabilidade e sucesso de um projeto de implantação de sistemas é fundamental considerar a possibilidade de centralizar um pouco as coisas. Uma quantidade enorme de sistemas pode até ser necessária em alguns casos, mas a centralização, juntamente com a simplificação de alguns processos, pode trazer benefícios bastante claros para qualquer tipo de organização. O cliente não estará preocupado com a quantidade de sistemas com os quais teremos que lidar e utilizar, e sim com a qualidade do serviço que estamos dispostos a prestar.
*Juliano Bassetto é gerente de projetos da MSBS Tridea para Microsoft CRM.
- Juliano Bassetto
