Gerir contratos com eficiência é um dos desafios que a maioria das empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, têm de lidar no seu dia a dia. Cada contrato tem suas peculiaridades e é cheio de detalhes, o que exige sempre uma atenção especial.
Esse gerenciamento envolve monitorar o cumprimento dos acordos estabelecidos com clientes e fornecedores desde o momento da negociação até o encerramento dos itens estabelecidos. Por isso, essa atividade é tão estratégica para os negócios, uma vez que envolve sua transparência e credibilidade frente a clientes, parceiros e fornecedores. E por que não dizer, frente ao mercado em que se atua.
Se um contrato já exige uma série de cuidados, imagine então, quando a empresa tem que gerir um grande volume deles?
Um dos erros mais comuns da gestão de contratos é pressupor que todos os envolvidos estão cientes de todas as informações e etapas do documento. Outros perigos são inconsistências nas informações, não documentar as etapas do processo, a perda de prazos, perda de tempo no controle do processo de gestão, cláusulas que não condizem com a realidade dos envolvidos e até falhas de segurança com as informações e arquivos.
A tecnologia tem sido uma boa aliada para evitar esses problemas. Atualmente é possível encontrar diversas soluções voltadas para uma gestão de contratos mais eficiente e que agregam diversas funcionalidades, ajudando a gerar mais valor e agilidade à gestão. Essas soluções podem incluir o ciclo de vida completo dos contratos, da negociação inicial, assinaturas, seu cumprimento e, por fim, em alguns casos, seu encerramento.
Há soluções que permitem, por exemplo, que o módulo contratual seja integrado nativamente a sistemas como o SAP® Business One para que empresas consigam acompanhar cada uma das etapas estabelecidas com clientes e fornecedores, reduzindo
riscos e alcançando os melhores resultados.
Que tal mais dicas? Confira os quatro principais benefícios do uso da tecnologia na gestão
de contratos:
1) Economia
Monitorar cada uma das etapas do ciclo de vida dos contratos de uma empresa é uma tarefa que toma muito tempo dos gestores e de suas equipes. Ao concentrar todas as informações em um módulo de gestão de contratos dentro do SAP, por exemplo, é possível que todas as pessoas envolvidas acessem e acompanhem facilmente as etapas do documento. A funcionalidade gera economia de tempo e também financeira, pois consegue evitar multas e penalidades por atrasos ou cláusulas descumpridas, por exemplo.
2) Produtividade
Monitorar as etapas de um contrato é uma tarefa que envolve pessoas de mais de uma área da empresa. Os processos e tomadas de decisões relacionadas ao documento podem ser agilizados ao se automatizar a gestão de contratos e, assim, a produtividade da organização como um todo melhora. Dessa forma, todas as pessoas envolvidas com o contrato serão notificadas quando houver alguma alteração, aditivos ou prazos, permitindo que todos estejam cientes em tempo real. O que gera uma visão mais ampla do negócio e do que deve ser realizado para o cumprimento dos contratos, com o foco no sucesso da empresa, aumentando a produtividade da operação.
3) Segurança de informações
Um dos principais propósitos de um contrato é respaldar legalmente as partes envolvidas em relação aos itens acordados. Por isso, é importante prezar pela segurança das informações. Fazer uma boa gestão de contratos é acompanhar cada passo da execução e registrar cada mudança de forma transparente e acessível para todas as pessoas envolvidas, criando um histórico para se resolver divergências de forma que satisfaça os interesses dos envolvidos. Ao automatizar essa tarefa, além de conseguir manter esse histórico e possibilitar a visualização da situação de todas as partes do contrato, é possível restringir o acesso a pessoas autorizadas – e somente elas terão contato com informações, muitas vezes, sigilosas.
4) Gestão de contratos mais eficiente
Ao automatizar o monitoramento com um módulo de gestão de contratos, as empresas economizam tempo e dinheiro, protegem informações estratégicas, e liberam seus colaboradores para focar em ações mais estratégicas, gerando ainda mais valor para os negócios.
Vemos portanto, que a tecnologia é uma importante aliada para uma gestão de contratos mais eficaz, já que possibilita a diminuição de falhas, padroniza processos, melhora a clareza e a transparência, garante o controle de prazos e cláusulas, gera a economia de tempo e dinheiro e ainda, credibilidade entre a empresa e o mercado.
Leandro Melo, Head of Contracts na Invent Software.
