Quando o chefe recebe um novo notebook, com processador de última geração, a empresa inteira ovaciona: “pra que tanta máquina se ele só utiliza o power point para fazer reunião?”.
Para os mais saudosistas, nas reuniões de antigamente, era inimaginável dispensar a presença da secretária, pois tinha a árdua missão de fazer as atas. As discussões entre os participantes, muitas vezes se tornavam acaloradas. Era difícil, sem o suporte de uma ferramenta visual, dar forma a grande quantidade de assuntos que eram tratados. Naquela época, a solução era montar apresentações em acetado e utilizar o retroprojeto. Um luxo para poucos.
Atualmente, a presença da secretária não é mais mandatória, mas a do datashow e do PPT são indispensáveis. Eles conseguiram dar forma e cor aos assuntos. Logo que chegaram, promoveram uma revolução nas reuniões e, além da forma e cor, trouxeram suporte à oratória do apresentador.
Hoje, as apresentações possuem uma quantidade de informação gigantesca. Em muitas situações, muito mais conteúdo que muitas propostas de trabalho. Já existem empresas enviando propostas comerciais em PPT. Essas ferramentas mudaram a realidade das corporações e das reuniões. Hoje, vender um produto, uma ideia ou um serviço vai muito além de uma boa conversa.
Desde o agendamento de uma reunião até a sua realização são feitas, no mínimo, três reuniões: uma para definir, outra revisar e uma última para aprovar o conteúdo e a forma da apresentação.
Cada cliente ou cada executivo que irá assistir a reunião tem suas manias e caprichos e isso transforma as reuniões de elaboração das apresentações em um show de vaidades. Um quer conhecer mais o cliente que o outro e aí começam:
“Cuidado, o cliente não admite nenhuma palavra em inglês”
“Nunca coloque a cor do concorrente”
“Referências nacionais não devem ser ditas. Isso afronta o cliente”
A definição de quem fará a apresentação é outro drama. Nem sempre o maior conhecedor do assunto é o melhor apresentador. O cliente tem que gostar do apresentador, que não pode ignorar o assunto, assim como não pode chamar mais atenção do que o conteúdo da apresentação. Deve vestir-se discretamente e, de maneira nenhuma, ter vícios de linguagem.
Um profissional que sabe utilizar a ferramenta de elaboração de apresentações não é raro de ser encontrado, porém um profissional com postura e oratória correta é bem mais difícil.
Com certeza você já assistiu apresentações onde apareciam vícios de linguagens como “né”, “faz sentido”, “tá” ou o apresentador ficava repetindo movimentos como mexer no cabelo ou indo para frente e para trás. Vícios na apresentação fazem com que você, depois de 10 minutos, não preste mais atenção em nada a não ser nos “nés” ou nos “tás”.
Já contou o número de palavras de apoio que o apresentador fala durante uma reunião?
Logo após o termino da maratona das reuniões começa outra: a dos envios de e-mail. É e-mail para todos os níveis da empresa, todo mundo quer ver, todo mundo precisa aprovar e é cada dia mais comum o apresentador ter que ir praticamente anexado aos e-mails para explicar algum ponto que alguém não entendeu.
Além de preparo físico e uma dose extra de paciência para responder as mais terríveis perguntas, os profissionais que almejam o crescimento na carreira executiva, devem atentar não somente para desenvolvimento de línguas, MBA e certificações. Uma boa oratória e postura é fundamental para estar à frente dos grandes eventos e reuniões.
Atente para cada detalhe do seu perfil. Não adianta conhecer muito se você não consegue expressar todo seu conhecimento; também de nada adianta anos de universidade se você não aprendeu a se colocar perante as mais diversas situações que uma apresentação irá te levar.
Alberto Marcelo Parada, formado em administração de empresas e análise de sistemas, com especializações em Gestão de Projetos pela FIAP. Já atuou em empresas como IBM, CPM-Braxis, Fidelity, Banespa, entre outras, e atualmente integra o quadro docente nos cursos de MBA da FIAP. Diretor de Projetos Sustentáveis da Sucesu-SP.
