A Yes Promoções, agência de marketing promocional, deciciu investir em recursos tecnológicos para aprimorar seus processos e reduzir custos com trâmite de documentos entre a agência e suas coligadas. Como a contratação de mão-de-obra para ações promocionais gera um grande volume de documentos, a empresa implantou o Safe-DOC, solução de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) da Acesso Digital.
Segundo a empresa, tecnologia reduziu em 60% o volume de documentos físicos em circulação, diminuindo os riscos de extravio, além de uma economia de cerca de 80% nos custos com logística. "Como as contratações são feitas em todo Brasil, inclusive pelas nossas coligadas, o custo com a logística de documentação era alto e sempre crescente", explica João Henrique Oliveira, diretor executivo do grupo Yes.
Segundo ele, o Safe-DOC minimiza riscos de processos trabalhistas de terceiros, ações que vêm crescendo no segmento de promoções. Com a implantação do sistema, toda a documentação que era enviada pelo correio passou a ser digitalizada e armazenada eletronicamente para consulta imediata via internet.
De acordo com a empresa, o novo processo proporcionou uma mudança no gerenciamento de suas coligadas, já que permite a rápida verificação dos documentos necessários para a contratação de mão-de-obra e agiliza o processo de formalização dos contratos.
"Com os relatórios de auditoria do Safe-DOC podemos conferir rapidamente toda documentação. Assim, garantimos que toda a contratação seja feita de forma eficiente e rápida, fatores muito importantes no segmento de promoção e merchandising e ainda de acordo com a legislação vigente, prevenindo qualquer problema trabalhista", explica Oliveira.
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